Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition

Globales Workflow-Management

TRW Automotive, seit Mai 2015 ZF TRW – JobRouter-Kunde der allerersten Stunde – steht vor drei ebenso spannenden wie zukunftsentscheidenden Herausforderungen: der digitalen Transformation, den Veränderungen in der Automobilindustrie und dem Zusammenwachsen zweier Unternehmenskulturen. Bei der Bewältigung der komplexen Abläufe über 120 Standorte hinweg kann die eingespielte IT-Mannschaft eine Schlüsselrolle übernehmen.

Dezember 2015. Wann immer in diesen Tagen über selbstfahrende Autos berichtet wird, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Komponente aus dem Hause ZF TRW an Bord. Aktive und passive Sicherheitstechnik ist die Kernkompetenz der fünften ZF-Division. Zum Portfolio zählen Funktionen für Fahrerassistenz und Teilautomatisierung, adaptive Geschwindigkeitsregelung, Spurhalte- und Spurwechselassistent sowie Notfallassistent. Das Entwicklungs- und Produktionszentrum in Koblenz platzt aus allen Nähten, weshalb einzelne Abteilungen – darunter die IT – auf Gebäude in der Nachbarschaft ausgelagert wurden. Auch hier gedeihen innovative Gedanken, Prozesse zur Steigerung von Produktivität und Wertschöpfung.

Wir treffen das IT-Team, das 2004 über die Anschaffung des Workflow-Management-Systems JobRouter® entschieden hat. Angelika Knauth, Anton Khoryukov und Markus Staudt arbeiten seit mehr als zwei Jahrzehnten bei dem Automobilzulieferer. Am Tisch sitzen auch Paul Eisenbürger (Engineering Controlling) und zwei langjährige Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, Anne Jahn und Josef Rieser.

Zusammenschluss zweier sehr erfolgreicher Technologieführer: ZF und TRW haben sich in stark wachsenden Segmenten etabliert, die von den Megatrends Kraftstoffeffizienz, erhöhte Sicherheitsanforderungen und autonomes Fahren profitieren. (Foto: ZF TRW)

Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition

Das Interview

Ihr Team hat seit der Einführung von JobRouter® über 40 Prozesse selbst entwickelt, die meisten davon für die Fachabteilungen. Wie fing das Ganze an?

Markus Staudt: „Am Anfang haben wir in JobRouter® eine Basis mit automatisierter Genehmigungsstruktur aufgebaut und Vorgesetzte sowie Kostenstellen integriert. Hierüber laufen Workflows wie Überstundenanträge, Reiseanträge usw. In der letzten Zeit wurden viele Workflows von der Koblenzer Logistik angefordert. Wer JobRouter® kennengelernt hat, kommt auf neue Ideen, wie Prozesse digitalisiert werden können.“

Wie viele Benutzer arbeiten aktuell mit JobRouter®?

Angelika Knauth: „Anton hat eine Anbindung an die konzernweite AD (Active Directory) mit JobRouter®-Mitteln implementiert. Dadurch können derzeit ca. 30.000 Mitarbeiter JobRouter® nutzen.“

Bild links: Josef Rieser, Bild Mitte v.l.n.r.: Markus Staudt Anton Khoryukow Angelika Knauth,
Bild rechts: Paul Eisenbürger (l.) Markus Staudt (r.)

Wie nutzen die Fachabteilungen JobRouter®-Workflows?

Josef Rieser: „Ein Beispiel bei uns in der Zentrallogistik ist der Workflow Sonderfahrten. Solche Fahrten oder auch Flüge müssen kurzfristig genehmigt und über Speditionen abgewickelt werden. Jetzt können die Direktoren Kosten aus Sonderfahrten, die einen bestimmten Betrag überschreiten, über ihr Smartphone genehmigen. Einmal wöchentlich ziehe ich mir die Reports aus JobRouter®. Viele Abläufe und Formulare, die händisch bearbeitet und über die Hauspost gesteuert wurden, lassen sich nun auf elektronischem Wege zuverlässiger verfolgen und viel schneller erledigen.“

Genehmigungen werden also auch per Smartphone erteilt?

Paul Eisenbürger: „Ja, das geht ganz einfach. Manager können eine E-Mail von JobRouter® mit einem Schlüsselwort beantworten und damit den Vorgang genehmigen oder ablehnen.“

Anton Khoryukov: „Approval-Prozesse werden seitens des Managements immer stärker nachgefragt – auch parallel laufende mit mehreren Vorgesetzten. Immer mehr Führungskräfte, die rund um den Erdball unterwegs sind, fragen nach der Funktionalität, Genehmigungen in den JobRouter®-Prozessen einfach per E-Mail erteilen zu können.“

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Wie aufwendig sind die für die Fachabteilung entwickelten automatisierten Workflows?

Angelika Knauth: „Manchmal sind Workflows sehr einfach: Für unsere Düsseldorfer Kollegen haben wir einen One-Step- Prozess implementiert. Dieser Prozess besteht aus einem Schritt und hilft, die korrekte Lizensierung von DIN-Normen und Standards global in den jeweiligen Standorten sicherzustellen. Ohne JobRouter® hätten wir das Problem nicht so zuverlässig und schnell lösen können. Andere Prozesse dagegen sind mit bis zu 30 Schritten sehr aufwendig und bedürfen intensiver Abstimmung mit den Fachabteilungen.“

Welchen Nutzen bietet JobRouter® in der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen?

Paul Eisenbürger: „Ein größeres Projekt betrifft die komplette Dienstreiseabwicklung mit unserem Testcenter in Schweden. Dort testen unsere Ingenieure Fahrzeuge unter extremen Bedingungen. Anstatt über Excel-Tabellen, buchen und rechnen wir nun über JobRouter® ab, was zudem die Zuordnung zu Projekten sicherstellt. Meine Idee war, Charterflüge mit Flugdaten und Abflugort als Dropdown-Menü zu hinterlegen, um Fehlbuchungen oder Terminprobleme auszuschließen. Chartergesellschaften und Hotels erhalten die Daten zum Abgleich automatisch zugesandt.“

„Das Wichtigste war die Unterstützung für das Management, um Approval-Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen."

Zitat: Angelika Knauth, IS FACS Schwerpunkt Datenbankadministration

Kann man analoge Arbeitsabläufe überhaupt 1:1 abbilden?

Wie entstehen neue Workflows? Markus Staudt: „Das logische Denken in nicht-sequentiellen Prozessen müssen viele erst lernen. Für neue Workflows müssen die Fachabteilungen Vorarbeiten leisten und ein Formular ausfüllen. Einzutragen sind zum Beispiel Formularfelder, Abläufe, Genehmigungsprozesse, Zuständigkeiten, Pflichtfelder. Auch Fragen wie ‚Was passiert denn, wenn der Entscheider Nein sagt?‘ müssen sauber definiert werden. Das Lastenheft setzt sich zusammen aus Präsentation, Gesprächsprotokoll und E-Mails.“

Und wenn später doch noch Änderungswünsche kommen?

Angelika Knauth: „Wir sind sehr effektiv in der hausinternen Workflow-Gestaltung. Externe Lösungen erfordern Kostenkalkulationen: Jedes Detail müsste bereits bei Auftragsvergabe klar definiert sein, um Mehrkosten zu vermeiden. Aber trotz der guten Vorarbeit der Fachabteilungen werden einigen Details erst später bei der Workflow-Entwicklung klar. Als interne Entwickler können wir hier flexibler und effektiver reagieren. Die erste Maske ist die wichtigste, denn alle dort erfassten Daten wandern durch den gesamten Prozess.“

„Wir haben die Schwachstellen unseres Systems durch JobRouter® geflickt."

Zitat: Paul Eisenbürger, Business Analyst Schwerpunkt Engineering Controlling

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Wann übernimmt die Fachabteilung die Verantwortung für den Prozess?

Anton Khoryukov: „Die Tests laufen parallel zur Entwicklung. Die Fachabteilungen sind froh über die Eigenverantwortung. Der dortige Administrator erhält bei Bedarf Schulungs- oder Kommunikationsunterlagen. Er gibt das Go, kann in den Prozess eingreifen und Schritte neu zuweisen.“

“Nur ein global zuständiges Team kann die Potenziale globalen Workflow-Managements ausloten und in Prozesse umsetzen.”

Zitat: Markus Staudt, Business Analyst, Schwerpunkt ERP-Systeme

Die Systemlandschaft bei ZF TRW in Koblenz ist sehr differenziert. Das ERP-System QAD erlaubt nur beschränkte Zugriffsmöglichkeiten von außen, was den Datenaustausch und die Schnittstellenanbindung erschwert. Von SAP® wird das Modul HR genutzt, im Controlling läuft General Ledger als Inselmodul.

Welche Rolle spielt JobRouter® in einer komplexen Systemlandschaft?

Paul Eisenbürger: „Jeder benötigt Erfassungsmöglichkeiten für Daten, die unsere Systeme nicht bieten – da kann JobRouter® seine Stärken ausspielen. Das Highlight für mich im Controlling ist, dass ich mir über JobRouter® die benötigten Daten in eine Datenbank hineinziehen kann, um sie auszuwerten und damit weiterzuarbeiten.“

Markus Staudt: „An den Schnittstellen zeigt sich, wie gut sich eine Anwendung nahtlos integrieren lässt. Datenbanken kann ich beispielsweise mit SQL und PHP an JobRouter® anbinden. Für mich ist JobRouter® deshalb ein einfach zu programmierendes Tool, das sich auch in komplexen Lösungen extrem flexibel zeigt.“

„Wichtig ist, dass die Verantwortung für den Workflow im Fachbereich bleibt. Sobald der Prozess läuft, wird dort eine Person zum Administrator gemacht."

Zitat: Anton Khoryukov, Business Analyst Schwerpunkt Qualitätssoftware

Wie ist die Anwendungsbetreuung geregelt?

Anton Khoryukov: „Da wir alle unterschiedliche Haupttätigkeits- Schwerpunkte haben, teilen wir uns die Workflow- Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern Entwicklung und den Support nach unseren zeitlichen Möglichkeiten ein. Für die Zukunft erhoffen wir uns mehr Ressourcen. Aktuell stellen wir auf die JobRouter®-Version 3.0 um. Das ist allerdings ein größeres Projekt.“

Angelika Knauth: „Bei der Umstellung auf die neueste Version packt uns wieder der Perfektionsanspruch. Wir sehen eine Chance darin, die Daten nicht einfach zu übernehmen, sondern vorhandene Prozesse zu überdenken, um die vielen neuen Möglichkeiten besser auszuschöpfen.“

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Durch die Integration in den ZF-Konzern ergeben sich neue Perspektiven, auch für die IT. Auf der Agenda des Zusammenwachsens stehen effiziente Betriebsabläufe, schlanke Prozesse, Wirtschaftlichkeit und Individualisierbarkeit. Letztere ist der internationalen Mitarbeitervielfalt, den über den Globus verstreuten Standorten und dem demografischen Wandel geschuldet.

Wie kann ein Workflow-Management-System global eingesetzt werden?

Paul Eisenbürger: „Viele Prozesse müssen außerhalb des ERP, zum Beispiel SAP®, erledigt werden. Ein Großteil lässt sich mit JobRouter® gestalten und anschließend ins ERP oder jedes andere System übernehmen – nur wissen das viele Entscheider nicht. Um die Möglichkeiten eines globalen Workflow-Managements bis in die Tiefe auszuschöpfen, müssen die Entscheider aus Business und IT besser zusammenarbeiten. In der Workflow- Entwicklung verfügen wir über ein geballtes Wissen, das man nicht in jedem Unternehmen findet.“

Also nutzen auch andere Standorte die für die Fachabteilungen entwickelten Prozesse?

Markus Staudt: „Die Entwicklung der meisten Workflows wird in Koblenz initiiert. Zusammen mit den Fachabteilungen wird aber immer darauf geachtet, ob ein Prozess auch international genutzt werden kann. Wird dies entsprechend beachtet, können andere Standorte ohne großen Aufwand in bestehende Workflows integriert werden.“

Anton Khoryukov: „Um den administrativen Aufwand zu verringern, haben wir einen speziellen Workflow MyJobRouter entwickelt, mit dem jeder Mitarbeiter weltweit sich seine JobRouter®-Prozesse zusammenstellen und eigene Stammdaten einstellen kann. Die Mehrsprachigkeit von JobRouter® ist hierbei ein großer Vorteil.“

„Für mich und meine Kollegen in der Zollabteilung ist die Arbeit mit JobRouter® ein täglicher Standard. Der Pro-Forma-Prozess ist mit aktuell 2.350 Vorgängen der meistgenutzte Workflow. Pro-Forma-Rechnungen werden für die Zollabwicklung benötigt, wenn wir beispielsweise Testteile zu unseren Werken im In- und Ausland schicken.

Früher hat jeder Beteiligte seine Daten von Hand oder per Schreibmaschine in eine Word-Vorlage eingetragen. Über den JobRouter®-Prozess läuft das viel schneller, einfacher, ordentlicher. Bei Drittlandrechnungen haben wir einen zusätzlichen Genehmigungsschritt für exakte Warenwerte zur Berechnung von Importzöllen eingeführt. Bevor der Versand die Pro-Forma-Rechnung im PDF-Format erzeugt, fügen wir alle zollrelevanten Angaben hinzu. Verbesserungspotenzial sehe ich noch bei der Kostenumlegung."

Zitat: Anne Jahn, Zentrallogistik Zoll und Außenwirtschaft, ZF TRW

Wie lässt sich ein global zuständiges Team aufbauen?

Anton Khoryukov: „Nachhaltig wird Workflow-Management dann, wenn ein global zuständiges Team über die Standorte hinweg Prozesse analysiert. Das Team muss Wissensvorsprünge von einem Standort auf die anderen transferieren können.

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Das Workflow-Management JobRouter® ist ein so global einsetzbares System, dass es absolut Sinn macht, diese Aufgabe konkret zuzuordnen. Idealerweise müsste die Workflow- Entwicklung in einem globalen Team angesiedelt sein, das die lokalen Sprachen und Besonderheiten berücksichtig. Das Potenzial dazu haben wir.“

„Wir waren von Anfang an überzeugt und sind es immer noch“

Spulen wir gedanklich noch einmal zwölf Jahre zurück. Wie kam es zur Zusammenarbeit?

Angelika Knauth: „Wir waren auf der Suche nach einem Archivierungs- und Workflow-Tool. Viele Systeme sind wie eine Blackbox, JobRouter® dagegen ist wunderbar offen und auf das Wesentliche reduziert. Man konnte ohne viele Schulungen, ohne hohe Kosten sofort loslegen. Ich finde es gut, dass wir die Daten anderer Systeme nutzen können, egal ob sie aus QAD, SAP®, Datenbanken oder Excel kommen. Seit dem ersten Prozess, der Rechnungsprüfung, haben wir über 40 Prozesse selbst entwickelt, allen voran mein Kollege Anton Khoryukov. Es ist phänomenal, was man für den Preis von der JobRouter AG geliefert bekommt!“

„TRW war im Jahr 2004 JobRouter®-Kunde Nummer eins. Die Zusammenarbeit mit TRW und kurz danach mit anderen Kunden hat unseren Wandel vom reinen Systemhaus, als das die WJ&P GmbH 1994 gestartet ist, zum Softwarehersteller eingeläutet. 2013 wurde aus WJ&P die JobRouter AG. Unser Unternehmen ist von damals 15 auf heute über 60 Mitarbeiter gewachsen. Neben dem Hauptsitz in Mannheim unterhalten wir Standorte in Casablanca, Istanbul und Warschau, zudem pflegen wir ein internationales Partnernetzwerk zu über 80 Vertriebspartnern. Aktuell ist JobRouter® mit über 700 Installationen in 17 Sprachen in der ganzen Welt vertreten, 60 davon in Nordamerika.

Mich persönlich erfüllt es mit Freude, dass unsere Software unseren allerersten JobRouter®-Kunden all die Jahre begleitet hat. Unser JobRouter® hilft nachhaltig, wichtige Prozesse im Blick zu behalten und die Herausforderungen eines globalen Unternehmens zu meistern.“

Zitat: Fritz-Jochen Weber, Vorstandsvorsitzender und Chairman JobRouter AG

Über die JobRouter AG

Als Weber, Jäck & Partner Systemhaus GmbH 1994 in Mannheim gegründet, führte das Unternehmen Dokumenten-Management- Lösungen im deutschsprachigen Raum ein. Im Jahr 2000 erfolgte die Umfirmierung zur WJ&P Systemhaus AG.

Aufgrund des Fehlens eines einfach zu bedienenden und kostengünstigen Workflow- Management-Systems auf dem Markt für Dokumenten-Management-Systeme startet das Unternehmen die Eigenentwicklung des Workflow-Management-Systems JobRouter®. Die Markteinführung erfolgt im Jahr 2003. Aufgrund der zeitgleich mit dem Relaunch des Produktes erfolgten starken Nachfrage, ändert die WJ&P Systemhaus AG die Ausrichtung zum Softwarehersteller und firmiert 2013 zur JobRouter AG um.

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JobRouter® – Transformation vom Workflow-Management-System zur globalen Plattform für unternehmensweite Digitalisierung von Geschäftsprozessen

JobRouter®, das einzigartige Applikationsframework

JobRouter® bietet die perfekte Symbiose aus Workflow-, Dokumenten- und Daten-Management sowie intelligenter Belegverarbeitung. Die durchgehende Prozessorientierung, die Verknüpfung aller Komponenten und die Kommunikation mit ERP- und anderen Standardsystemen machen JobRouter® zu einem einzigartigen Applikationsframework zur Digitalisierung von Unternehmen.

JobRouter® automatisiert sämtliche Geschäftsprozesse und bewirkt damit, dass Unternehmensregeln präzise eingehalten und korrekte Prozessabläufe sichergestellt werden. Ganz nebenbei vermindert sich der Aufwand eines notwendigen Qualitätsmanagements. Unternehmen reduzieren mit JobRouter® die Durchlaufzeiten ihrer Prozesse und stärken ihre Termintreue; sie sparen Lager- und Verwaltungskosten ein und schaffen Freiräume für wesentliche Aufgaben ihrer Mitarbeiter. JobRouter® bietet flexibles Workflow-Management für jedes Unternehmen – mit Sicherheit.

Zu den JobRouter®-Anwendern zählen Firmen wie Lamy, IHI Charging Systems International, Ernst & Young, Fresenius Netcare, Heberger, HELMA Eigenheimbau, Metzler IT Services, MEYER WERFT, Rockwell Collins, ZF TRW u.v.a.

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Die Vorteile der JobRouter® Enterprise Edition

  1. User-Limitierung erweiterbar
  2. spricht 18 Sprachen, darunter Portugiesisch, Finnisch, Chinesisch, Japanisch, Russisch
  3. mehrsprachige Dialoge und Prozesse
  4. lässt sich an jede beliebige Schnittstelle einfügen
  5. empfängt, verarbeitet und speichert Daten und Dokumente im Zusammenspiel mit jedem System
  6. kann als Datenerfassung für Dritt-Systeme fungieren
  7. beinhaltet ein rechtskonformes Archiv
  8. berücksichtigt die Zeitzonen
  9. kann in einem Failover-Cluster betrieben werden
  10. Loadbalancing wird unterstützt
  11. Testumgebung(en) verfügbar

Projektdetails

Kunde ZF TRW
Branche: Automobilzulieferindustrie
Mitarbeiter: 134.000, davon 63.000 in der ZF-Division ZF TRW
Datenbank: Oracle
Laufende Prozesse: Urlaubsantrag, Bestellprozesse, Überstundenprozess, Lizensierungsprozess, Sonderfahrten, QVP, Aus- und Weiterbildungsprozess, Pro-Forma-Rechnung, Verschrottungsprozess, Debitoren-Kostenstellenzuordnung, Dienstreiseprozess, Auditvorbereitung, Erstbemusterungsprozess...
Geplante Prozesse: Ersatzteile-Bemusterungs-Prozess
Kurzprofil ZF TRW

Logo ZF TRW

TRW Automotive gehört seit Mai 2015 zur ZF Friedrichshafen AG. Das Unternehmen entwickelt und produziert aktive und passive Sicherheitstechnik für alle großen Fahrzeughersteller weltweit. Hauptstandort des 1901 gegründeten Unternehmens ist Livonia, Michigan (USA). Daneben unterhält ZF TRW 22 technische Zentren und 13 Teststrecken weltweit. Koblenz zählt zu den größten europäischen Entwicklungs- und Produktionsstandorten von ZF TRW. ZF wurde 1915 als Zahnradfabrik GmbH in Friedrichshafen gegründet und feierte vergangenes Jahr 100-jähriges Jubiläum. Der weltweit führende Technologiekonzern in der Antriebsund Fahrwerktechnik sowie der aktiven und passiven Sicherheitstechnik ist durch die Übernahme auf 134.000 Mitarbeiter an 230 Standorten in 40 Ländern gewachsen. Anteilseigner der ZF Friedrichshafen AG sind mit 13,8 Prozent die Zeppelin-Stiftung, die von der Stadt Friedrichshafen verwaltet wird, sowie mit 6,2 Prozent die Dr. Jürgen und Irmgard Ulderup Stiftung, Lenförde. ZF zählt zu den drei größten Automobilzulieferern weltweit.

© JobRouter AG 2016 /230