Success Story / Unternehmensgruppe Pelz / Kosteneinsparung mit JobRouter

Fünf Jahre stabile Fixkosten

Steigende Aufträge, zahlreiche Neueinstellungen und ein weitläufiges Firmengelände, auf dem alle fünf Tochtergesellschaften ansässig sind: Die Unternehmensgruppe Pelz navigiert seit Jahren auf einem enormen Wachstumskurs – dank JobRouter bei stagnierenden Fixkosten in der Verwaltung.

„Produkte für ein schöneres Leben“ laufen bei der Pelz-Gruppe, einem Hersteller von Haushalts-, Hygiene- und Toilettenartikeln aus Zellstoff, Papier und Pappe, vom Band. Zu den bekanntesten Marken der stark wachsenden Unternehmensgruppe zählen Q-tips und Cosmea-Hygieneprodukte. Für die klimafreundliche Herstellung von Lebensmittelfolien wurde der Tochter pely-plastic GmbH & Co. KG der „Umweltpreis der Wirtschaft“ verliehen. Der Geschäftsführer Dr. Nikolas P. Bastian wurde für sein konsequentes Bekenntnis zur Nachhaltigkeit, zum Standort Deutschland und zur sozialen Verantwortung als „Familienunternehmer des Jahres“ ausgezeichnet. Um das anhaltende Wachstum zu stemmen und dabei den Verwaltungsaufwand so schlank wie möglich zu halten, holten sich die Wahlstedter den IT-Berater L und M aus Flintbek und die Digitalisierungsplattform JobRouter an Bord.

Mehr Geschäft pro Kopf

Dass Geschäftserfolge auch viel Mehraufwand nach sich ziehen, sieht man besonders gut im Rechnungswesen: Waren es 2011 noch 27.000 Rechnungen pro Jahr, so sind es inzwischen 38.000 – das entspricht einem vierzig Prozent höheren Belegaufkommen. „Manuell war die Kontierung nicht mehr zu stemmen“, erinnert sich der Prokurist Martin Schacht. Viele Freigabeprozesse „liefen“ damals noch im wahrsten Sinne des Wortes in Papierform über das große Werksareal. Beim Projektstart stand deshalb die Automatisierung der Rechnungsprüfung im Vordergrund.

"Ich hatte versprochen, die wachsende Belegmenge bei gleicher Personalstärke in der Buchhaltung und bei eingefrorenen Fixkosten abzuarbeiten. Das hat dank der Einführung von JobRouter wunderbar geklappt, denn diese Fixkosten halten wir seit fünf Jahren.“ Rückblickend erinnert sich Martin Schacht, dass innerhalb von acht Wochen alle Mandanten – das sind die fünf Tochterfirmen als interne Rechnungsempfänger – mit dem neuen Rechnungsprüfungsprozess arbeiten konnten. Rechnungsbelege werden seitdem weitestgehend nicht mehr von Hand, sondern digitalisiert im System kontrolliert, kontiert und weiterverarbeitet.

[1] Quelle: Studien- und Fördergesellschaft der Schleswig-Holsteinischen Wirtschaft e.V., Oktober 2016
[1] Quelle: Verbände Die Familienunternehmer und Die jungen Unternehmer, Juli 2017

Success Story / Unternehmensgruppe Pelz / Kosteneinsparung mit JobRouter

12 Mannstunden pro Woche gespart

Dass seine Buchhalter einen Großteil der Rechnungen erstmals in der Zahlungsvorschlagsliste sehen, ist Martin Schacht zufolge der Clou. Im Hintergrund übernimmt und automatisiert JobRouter aufwendige manuelle Prozesse: Rechnungen nach Fälligkeit unter Berücksichtigung der Zahltage einsortieren, Skonti analog der Zahlungsbedingungen abziehen, gemäß Vorgabe auswählen, welcher Betrag über welche Bank gezahlt werden soll, Summen ausrechnen und die Zahlungsvorschlagsliste erstellen. Dadurch spart die Abteilung pro Woche zwölf Arbeitsstunden ein – eine willkommene Veränderung, auch vor dem Hintergrund neu hinzugekommener Aufgaben und immer mehr rechtliche Anforderungen, die ebenfalls zeitgerecht abgearbeitet werden müssen.

„Ein sehr, sehr gutes Gefühl“

„Wir wachsen stark und müssen uns permanent neu erfinden. In der JobRouter AG und dem IT-Dienstleister L und M haben wir Partner gefunden, die unsere Anforderungen und Abläufe extrem gut verstehen. Wir stehen gerade vor dem nächsten Sprung – der Aktivierung von Dunkelbuchungen, die wir jetzt top vorbereitet und mit sehr, sehr gutem Gefühl starten werden. Dass wir in der Rechnungskontrolle diese Stufe automatischer Prozesse erreichen würden, hätten wir vorher nicht gedacht.“

Zitat Martin Schacht, Prokurist und Leiter Finanz- und Rechnungswesen, W. Pelz GmbH & Co. KG

Vollautomatisch kontierte Intergroup-Belege

Entsprechendes gilt für die Intergroup-Belege über Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die alle Geschäfte zwischen den Gesellschaften der Pelzgroup betreffen: Hier zieht sich JobRouter zu jedem Beleg automatisch die Buchungsinformationen aus dem ERP-System, liest die Daten aus, gleicht sie ab, kontiert vor, überträgt sie dann in die Software der Finanzbuchhaltung und legt sie nachher revisionssicher im Archiv ab – Anhänge wie Anlagenstammblätter und Lieferscheine inklusive. Eine Herausforderung bei der Abbildung in einem digitalen Prozess stellten die verschiedenen umsatzsteuerrechtlichen Aspekte dar, die jedes international tätige Unternehmen bewältigen muss. Für mehr Sicherheit und ein Minimum an manueller Prüfung hat Softwareentwickler Philipp Czolbe einen Unterprozess aufgesetzt, der Abweichungen jeglicher Konstellation abgleicht.

„Die automatische Verarbeitung der Handelsware-Rechnungen ist uns ebenfalls sehr gut gelungen“, sagt Martin Schacht. Der Rechnungskreislauf ist nach innen und außen sehr komplex: Handels- und Drogerieketten erwarten von ihrem zertifizierten Lieferanten, dass er Warenströme bündelt und auch Produkte der Tochterfirmen über eine einzige Rechnung abwickelt. Innerhalb der Pelz-Gruppe muss dazu ein Verkaufsprozess durchgeführt werden. Dieser wird manuell angestoßen und läuft anschließend von selbst bis zur Kontierung durch.

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Unsichtbarer Lieferscheinprozess

Auf der digitalen Agenda der Pelzgroup steht nun auch die Dunkelbuchung, die bereits in einigen Wochen aktiviert werdeb soll. Im Testlauf hat sich gezeigt, dass schon jetzt gut 6.500 der 15.000 Belege mit Bestellbezug automatisch durchgebucht werden könnten. Basis dafür ist die digitale Verarbeitung zehntausender Lieferscheine, denn JobRouter bedient sich der Daten aus dem ERP-System, in dem diese Rechnungen mitlaufen, und beim Lieferscheinprozess. Die Wareneingänge werden hierbei vollautomatisch indexiert und mit Eingangsbelegen verknüpft, was die Suche nach einzelnen Lieferscheinen im Bedarfsfall kinderleicht macht. Immer dann, wenn JobRouter eine Abweichung entdeckt, sei es beim Preis, bei der Menge oder beim fehlenden Wareneingangsbeleg, erhält der zuständige Mitarbeiter eine detaillierte Meldung, der er gezielt nachgehen kann.

Martin Schacht hat jedoch 100 Prozent automatisch durchbuchbare Rechnungen mit Bestellbezug im Visier. Für die geplante Dunkelverarbeitung wurde der Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug deshalb sukzessive erhöht. Im gegenwärtigen Status sieht er eine „wirklich gute Qualität im fehlerfrei durchlaufenden Automatisierungsgrad, auf deren Basis nun auch offiziell der Schalter umgelegt werden kann.“

„Wir wollen Kopfwissen in Prozess- und Organisationswissen umwandeln. JobRouter ist dafür das ideale Tool.“

Martin Schacht

92 Prozent bei den E-Mail-Rechnungen

Die Quote automatisch kontierter Rechnungen, die via E-Mail eingehen, liegt bereits bei stolzen 92 Prozent. Die Daten werden ausgelesen und in einen Prozess übernommen, sobald die Rechnung im E-Mail-Postfach eintrifft. Der Buchhalter sieht die ordnungsgemäß durchlaufenden Belege erstmals, wenn es um die Zahlung geht.

Viele Insellösungen und eine zentrale Plattform

Zwischen ERP und Finanzsoftware spielt die Digitalisierungsplattform JobRouter eine Schlüsselrolle: Softwareentwickler Philipp Czolbe und sein Team füttern JobRouter nach und nach mit allen Prozessen, die helfen, den Verwaltungsaufwand – auch in anderen Abteilungen wie zum Beispiel Vertrieb, Marketing, Einkauf, oder Qualitätssicherung – zu vereinfachen und zu reduzieren. JobRouter kommuniziert mit der gesamten IT-Infrastruktur, tauscht Daten mit anderen Systemen aus und stellt diese im entsprechenden Prozess zur Verfügung. „Dadurch haben wir deutlich weniger Medienbrüche. Wenn wir nun eine der angebundenen Insellösungen auf eine neue Software umstellen – aktuell tun wir das mit der Finanzbuchhaltungssoftware – ist der Programmieraufwand an den Schnittstellen viel geringer und zukünftige Skalierungen sind wesentlich einfacher.“

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Erstfertigung: mit System innovativ

Auch in der Erstfertigung läuft vieles leichter, seit Abstimmungsprozesse durch JobRouter überwacht werden und der Entwicklungsstatus neuer Produkte und Verpackungsmaterialien jederzeit transparent nachvollziehbar ist: Wo Produktentwickler an neuen Wattepads aus Biobaumwolle tüfteln, Gefrierbeutel optimieren oder Ohrreinigungsstäbchen aus nachwachsenden Rohstoffen testen, gilt es jeden Schritt strukturiert anzugehen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Seit der Erstfreigabeprozess über JobRouter „läuft“, können alle Anfragen per Mausklick abgerufen und in der Plattform direkt bearbeitet werden. Statt Papier oder E-Mail, nutzen die Mitarbeiter jetzt JobRouter, um zentral auf ihre Aufgaben zuzugreifen oder beispielsweise große Bilddateien bereitzustellen. Änderungsvorschläge bei Farben, Formen oder Gewicht bleiben nicht mehr undiskutiert, weil das System daran erinnert. Ebenso ist klar und rückverfolgbar, ob jeder involvierte Mitarbeiter die für ihn wichtigen Einzelheiten kennt und ob er seine Freigabe erteilt hat. Damit kein Prozess ins Stocken gerät oder einem Kollegen Informationen fehlen, sorgt JobRouter mit E-Mail-Nachrichten und eingebetteten Links dafür, dass jeder seine aktuellen To-dos im Blick hat.

„Kochfester Überblick“

"Wir haben zum Beispiel über Rollen, Eingangsboxen, Mandantennummern und entsprechende Syntax Strukturen angelegt, die einen kochfesten Überblick bieten. Jeder weiß jederzeit, was zu tun ist und die Bereichsleitung kann sich innerhalb einer Minute ein Bild machen: Wo gibt es einen Arbeitsstau? Wer braucht Unterstützung? Was läuft nicht automatisch durch? Die Digitalisierung analoger Abläufe hilft uns, das Wachstum gut zu bewältigen. Mit L und M und der JobRouter AG an unserer Seite haben wir Partner, die uns auf diesem Weg unterstützten.“

Zitat Philipp Czolbe, Softwarearchitekt, W. Pelz GmbH & Co. KG

Betaversionen und Feedback-Schleifen

Für die Digitalisierung der nächsten Prozesse im Qualitätsmanagement, in der Forschung und Entwicklung sowie in der Logistik haben die Prozessverantwortlichen ihr eigenes Rezept abgeleitet, um die Abläufe geschmeidig umzustellen: kleine Pflichtenhefte erstellen, an einem frühen Zeitpunkt Betaversionen herausgeben, die Mitarbeiter testen lassen und Feedback einholen.

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„JobRouter ist für mich ein Universalbaukasten, mit dem man jedes Problem lösen kann.“

Philipp Czolbe

Prokurist Martin Schacht stellt JobRouter ein hervorragendes Zeugnis aus: „JobRouter übernimmt Routinearbeiten und lässt uns mehr Zeit für qualitative Aufgaben. Das jetzige Pensum hätten wir mit den damaligen Instrumenten nicht ansatzweise geschafft. Geschäftsleitung und Führungskräfte haben eine völlige Transparenz über die Qualität der Prozesse. Wir sehen früh, wo wir etwas weiter verbessern können. Meine persönlichen Highlights sind weit über 600 eingesparte Mannstunden bei der Zahlungsvorschlagsliste und die enorme Zeitersparnis bei der jährlichen Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer. Für mich ist die Digitalisierungsplattform JobRouter eine der wenigen Möglichkeiten, mit deren Hilfe man Prozesse verschlanken und Fixkosten einsparen kann.“

Die Vorteile der Kosteneinsparung mit JobRouter

... aus personeller Sicht

  1. macht Arbeitsabläufe und Abstimmungsprozesse transparent
  2. verwandelt datenbasierte Tätigkeiten in automatisierte Prozesse
  3. behält stets den Überblick, auch bei tausendfach vorkommenden Aufgaben
  4. erlaubt paralleles Arbeiten, verkürzt Wartezeiten, minimiert Fehlerquoten
  5. ist der ideale Assistent für viele Bereiche: übernimmt selbstständig eine Vielzahl von Überwachungs-, Kontroll- und Bearbeitungsschritten
  6. verteilt Aufgaben und stellt Daten auf Grundlage eines ausgearbeiteten Rechte- und Rollensystems bereit

... aus technischer Sicht

  1. • ermöglicht die Anbindung von neuen Systemen, Tools oder Anwendungen mit geringem Programmieraufwand
  2. gestattet webbasierten Zugriff von jedem Arbeitsplatz und mobilen Endgeräten
  3. stellt Abläufe sicher aufgrund von vordefinierten Prozessschritten sowie Vertreterregelungen und Eskalationsmöglichkeiten
  4. ist Schnittstelle für automatisierte Aufgaben und Phasen z. B. in der Rechnungsverarbeitung
  5. gibt Flexibilität durch Skalierbarkeit (Aufträge, User, Prozesse)
  6. erlaubt Prozessänderungen oder Anpassungen auch im Nachhinein
  7. verarbeitet sowohl Daten als auch Dokumente in beliebigen Input- und Output-Formaten
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Projektdetails

Kunde W. Pelz GmbH & Co. KG
Branche: Herstellung von Haushalts-, Hygiene- und Toilettenartikeln aus Zellstoff, Papier und Pappe
Mitarbeiter: 700
Vorgänge:  
Datenbanken/ Schnittstellen: Individual-ERP, Finanzbuchhaltungssoftware, DocuWare
Laufende Prozesse: automatische Rechnungskontrolle, Ausgangsrechnungsprozess mit Rechnungsanhang, E-Mail-Rechnungsprozess, Erstfertigung, Lieferscheinprozess, Abfallverkäufe, Bestellfreigaben
Geplante Prozesse: Investitionsanträge, Schulungsnachweise, Ablage, Überwachung und Wiederfinden von QM-Dokumentationen Monate, beginnend mit JobRouter®-Testdrive bis zum produktiven Prozess
Kurzprofil Pelzgroup

Im Jahr 1948 legte der Gründer Willy Pelz mit der Herstellung von Watteerzeugnissen für die Baby- und Schönheitspflege den Grundstein für das Familienunternehmen, das heute als Unternehmensgruppe Pelz in der dritten Generation geführt wird. Sitz der Pelz Holding GmbH und ihrer Tochtergesellschaften – W. Pelz GmbH & Co. KG, pely-tex GmbH & Co. KG, pely-plastic GmbH & Co. KG, Curatex GmbH sowie vier Beteiligungsgesellschaften – ist in Wahlstedt bei Neumünster. Innerhalb von 70 Jahren hat sich die Unternehmensgruppe zu einem der führenden europäischen Hersteller von Watte, Damenhygieneprodukten, Inkontinenzartikeln, Vliesstoffen und Polyethylenfolien für Haushalt und Industrie entwickelt. Für die Eigenmarken namhafter Discounter und Supermärkte in Deutschland und Europa werden zahlreiche Artikel des täglichen Bedarfs produziert. Der prämierte Arbeitgeber beschäftigt aktuell über 700 Mitarbeiter.

© JobRouter AG 2017 /254