Success Story / Spheros GmbH / Produktdesign-Prozess

Nächster Halt: Erstbemusterung

In der Welt von morgen wird ein Großteil der Menschen in Städten leben. Mobilitätskonzepte sind ein Schlüsselelement städtebaulicher Entwicklung. Sie führen weg vom Individualverkehr und stärken den öffentlichen Nahverkehr. Mit das Schönste daran: Verkehrsmittel werden flüsterleise. Auch die Verkehrsbetriebe steigen auf alternative Antriebe um. Als weltweit führender Hersteller bietet derzeit die Spheros GmbH Busklimatechnik-Lösungen inklusive Regelungstechnik für Elektrobusse an. Die Entwicklung und Fertigung neuer Klimaanlagen, Heizungen, Pumpen, Regler und Dachluken wird über die Digitalisierungsplattform JobRouter* gesteuert – unabhängig von kontinentalen Grenzen und ERP-Systemen.

Ob Weltreisender oder Pendler, Doppeldecker oder Gelenkbus, Paris, Peking oder Sao Paulo: Nur im wohlklimatisierten Bus ist die Fahrt von A nach B sowohl für das Fahrpersonal als auch die Passagiere stressfrei und angenehm. Die Technik regeln heutzutage beispielsweise moderne Wärmepumpen, die bei jeder Witterung vom Busdach aus für das richtige Klima sorgen. Wie es im Fahrzeugbau Standard ist, setzt auch die Spheros GmbH auf Modulbaureihen, die individuell auf den jeweiligen Bustyp, die Antriebsart und spezifische Rahmenbedingungen angepasst werden. Das Unternehmen gehört zu den Weltmarktführern im Bereich Busklimatisierung und Dachlukenbau.

Von der Idee zum Prototypen

Bis ein neues Bauteil seine erste Fahrt antritt, durchläuft es einen sogenannten Concept Design Production Prozess, kurz: CDP-Prozess. Dieser ist sehr komplex und besteht aus einer Vielzahl von Prüf- und Freigabeschritten innerhalb eines Lenkungskreises, die parallel durch fortgeschriebene Release-Nummern dokumentiert werden.

Das voll-elektrische Klimasystem REVO E sorgt weltweit für angenehmes Reisen. (Foto: Spheros)

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„Früher wurden CDP-Prozesse mittels Excel-Tabellen geregelt“, sagt IT-Projektleiterin Patricia Giller. Heißt: Der Konstrukteur schickte seine Tabelle an den Projektingenieur, der druckte sie aus, unterschrieb, scannte das Dokument ein und versandte es per E-Mail an den nächsten Zuständigen, der es wiederum ausdruckte, unterschrieb und weiterleitete... bis schließlich alle erforderlichen Freigaben vorlagen.

Fiel eine Produktänderung oder Neuentwicklung zwischen Konzept- und Konstruktionsphase durch einen Prüfprozess, begann der komplette Vorgang bei null. Der Wachstumskurs und die Vielzahl individueller Kundenanforderungen machte eine Digitalisierung der Abläufe immer dringlicher. Die größte Herausforderung stellte der Mediensprung zu den ERP-Systemen an den weltweiten Fertigungsstandorten dar.

Workflow-Management meets ERP

Die Lösung lag, wie so oft, ganz nah: Bereits an anderer Stelle im bayerischen Gilching tauschte JobRouter mit SAP* Daten aus und erledigte seit 2013 zuverlässig und automatisiert den Rechnungseingang. Weiß man, dass bereits das erste Konstruktionskonzept über bis zu sechs irgendwo auf der Welt verteilte Schreibtische wandert, wird klar: Die Nachverfolgung ist aufwändig. Hinzu kommt: Der Materialfluss für den Prototypenbau, die Erstbemusterung und später die Serienfertigung erfolgt über nicht miteinander vernetzte ERP-Systeme, etwa das SAP Modul MM oder eine andere ERP-Software.

Alfred Landmann, Abteilungsleiter Konstruktion, fasste die Zielvorgaben für die Digitalisierung des CDP-Prozesses so zusammen: Vermeidung unnötiger Korrekturschleifen, Schaffung eines universellen Prozessstandards mit international anwendbarer Nomenklatur und eine Systemunabhängigkeit, die den weltweiten Standorten den Zugriff aus SAP oder jedem anderen ERP-System heraus erlaubt.

Patricia Giller erinnert sich: „Die erfolgreiche Einführung des Eingangsrechnungsprozesses hat uns gezeigt, dass JobRouter den Medienbruch zu SAP hervorragend und zeitsparend meistert. Auf Basis dieser Erfahrung haben wir den CDP-Prozess erarbeitet und mit Unterstützung des JobRouter-Teams umgesetzt. Wir wollten auch organisatorische und fachliche Schnittstellen reduzieren und Abläufe verschlanken.“ Deshalb freut sich die Projektleiterin über flexible Parameter, mit denen überflüssige Abstimmungsschritte einfach übersprungen oder zusätzliche Mitarbeiter im laufenden Prozess integriert werden können. Inzwischen werden Warenanforderungen aus SAP über JobRouter abgebildet und automatisch Bestellungen ausgelöst.

Alfred Landmann„In der Vergangenheit hatten wir die Abläufe und Freigaben für unsere Produktdokumentation überwiegend manuell durchgeführt. Mitte 2015 haben wir den bestehenden Freigabeprozess ergänzt und zum CDP-Prozess weiterentwickelt. Das wurde erst möglich, als wir den kompletten Prozessablauf in JobRouter abbilden konnten. Seitdem ist der Status jedes Vorgangs jederzeit ersichtlich, was zu einer deutlichen Zeitersparnis für alle involvierten Bereiche führt. Nach einem Jahr CDP-Prozess via JobRouter kann man den großen Nutzen für das Unternehmen durch die klare Struktur und die Transparenz deutlich erkennen.“

Alfred Landmann, Manager Engineering Mechanical Design

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Workflow-Management mit Rückwärtsgang

Gelegentlich wird in der Designphase oder beim Prototypentest deutlich, dass ein Elektronikbauteil oder eine Zuleitung nicht der gewünschten Spezifikation entspricht oder diese sogar geändert werden sollte.

Theoretisch ist das bei Losgrößen von 200-400 Stück kein großer Verlust, mit den Qualitätsmaßstäben von Spheros lässt sich das jedoch unter keinen Umständen vereinbaren. Erforderte eine Änderung früher den kompletten Neustart, schaltet JobRouter heute einfach in den Rückwärtsgang und dreht eine Nacharbeitungsrunde in der Konstruktion mit den entsprechenden Wiederfreigaben. Dabei können die beteiligten Ingenieure und Designer auf die Erfahrungen aus dem ersten Anlauf zurückgreifen, denn jeder Prozessschritt wird dokumentiert und im Archivsystem JobArchive gespeichert, ob es Freigaben betrifft, eine Versuchsanordnung, Designbewertungen, Release- oder Chargen-Nummern.

Patricia Giller„Wir wollen immer besser werden, dabei unterstützt uns JobRouter. Unsere Kollegen sollen sich gleich morgens in JobRouter einloggen wie in Outlook. Nachdem der CDP-Prozess etabliert war, haben wir in zwei Optimierungsrunden an kleinen Schräubchen gedreht und einzelne Informationsschritte oder überflüssige Abfragen eliminiert. Mit der Erfahrung aus dem CDP-Prozess haben wir selbst einen Vorläuferprozess gestaltet, den Kleinprojektauftrag, der auch wieder auf SAP zugreift und in den CDP-Prozess mündet. Standorte, die ein anderes ERP-System nutzen, können im Zweifelsfall Freitexteingaben machen und der Prozess funktioniert trotzdem tadellos.“

Patricia Giller, IT-Projektleiterin für JobRouter- und SAP-Anwendungen

Grünes Licht für Wachstumskurs

Auch nach der Übernahme durch den französischen Zuliefererkonzern Valeo stehen bei Spheros die Wachstumszeichen auf Grün. Dem setzt auch die frei skalierbare Digitalisierungsplattform JobRouter kein Limit. Zwei der vier Köpfe in der IT-Abteilung programmieren und betreuen die wachsende Anzahl an Prozessen, die über JobRouter abgewickelt werden. Ihr Ziel ist, dass sich jeder Mitarbeiter gleich morgens in den Workflow-Manager einloggt. Dort können die Kollegen sich je nach Berechtigungsrolle über CDP-Prozesse informieren oder Büromaterial bestellen. Mit wenigen Klicks lassen sich Personalprozesse wie Abwesenheitsmeldungen erledigen, Planstellen beantragen oder Personaländerungen melden.

„Als Systemsprache verwenden wir Englisch“, fasst Patricia Giller zusammen. „Individualisiert wird nur an den nötigsten Stellen, um den Betreuungsaufwand überschaubar zu halten. Wir haben noch viele Ideen, was sich mit JobRouter vereinfachen und umsetzen lässt. Noch in diesem Jahr werden wir eine JobRouter-Schnittstelle vom CDP-Prozess in Richtung SAP einrichten, um die gesamte Vorgangsdokumentation an die jeweiligen Materialstämme zu hängen. Damit können wir auch in SAP eindeutige Zuordnungen zu Neuprodukten und Bauteiländerungen treffen. Für unser Management ist dies ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Transparenz und Effizienz.“

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Projektdetails

Kunde Spheros GmbH
Branche: Automobilzulieferer Heiz- und Klimatechnik
Mitarbeiter: 1.000 weltweit
Vorgänge: 1.000 pro Jahr
Datenbank: Active Directory
Schnittstellen: SAP und andere ERP-Systeme
Laufende Prozesse: Laufende Prozesse: Rechnungseingang, Produktdesign-/Produktänderungsprozess, Kleinprojektauftrag, Warenanforderung, HR-Prozesse: u. a. Abwesenheitsmeldung, Planstelle, Neueinstellung, Personaländerungen
Geplante Prozesse: Sonderfreigabenprozess, Schnittstelle in Richtung SAP für Dokumentationen

Die Vorteile des elektronischen Produktdesign-Prozesses

  1. strukturiert komplexe Produktdesign- und Produktänderungsprozesse transparent und nachvollziehbar
  2. vereinfacht standortübergreifende Zusammenarbeit und führt alle Daten und Freigaben in einer zentralen Projektübersicht zusammen
  3. setzt auf klare, flexibel anpassbare Rollenverteilung
  4. schreibt fortlaufende Revisionsnummern und speichert sie nachvollziehbar ab
  5. ermöglicht unkompliziert Prozessschleifen, kein Reset erforderlich
  6. ist schnittstellenkompatibel mit jedem beliebigen ERP
Unternehmensdarstellung Spheros GmbH

Spheros LogosIm Segment Klima-Management in Omnibussen zählt die Spheros GmbH zu den Weltmarktführern: Kerngeschäft ist die Entwicklung und Herstellung von motorunabhängigen Heizsystemen, Wasserpumpen, Klimaanlagen und Dachluken für Busunternehmen auf der ganzen Welt. Gegründet wird Spheros 2005 durch einen Management-Buyout. Zu diesem Zeitpunkt hat die frühere „Business Unit Bus“ der Webasto AG bereits rund 60 Jahre Erfahrung in der antriebsunabhängigen Busklimatisierung. Die Unternehmenszentrale befindet sich in Gilching (Landkreis Starnberg). In Neubrandenburg unterhält Spheros ein zentraleuropäisches Kompetenzzentrum für Heizungsentwicklung, Fertigungsstätten befinden sich zudem in den USA, in Brasilien, Türkei, Finnland, Indien und China. Weltweit beschäftigt das Unternehmen 1000 Mitarbeiter an 18 Standorten. 2015 gewann der Busklimaspezialist den deutschen Zulieferer-Award „Best Professional Supplier“ in der Kategorie „Systeme & Lösungen“.
Seit 1. April 2016 ist die Spheros GmbH Teil des französischen Automobilzuliefererkonzerns Valeo.

© JobRouter AG 2016 / Dok.-Nr. 235 / JobRouter® und SAP® sind eingetragene und geschützte Marken.