Success Story / Schott Tubing / IBM Notes Ablösung durch Microsoft und JobRouter

Arbeitsplatz der Zukunft

Die Business Unit Tubing des Spezialglasherstellers Schott AG hat die alte Notes-Umgebung durch die Microsoft-Produktpalette ersetzt. Bei der Migration der Datenbanken und Workflows setzt Schott Tubing auf die unabhängige Digitalisierungsplattform JobRouter.

In der bayerischen Glas- und Porzellanstadt Mitterteich wird bereits seit dem 19. Jahrhundert Glas geschmolzen und bearbeitet. Seit 1930 ist hier der Hauptstandort des Geschäftsbereiches Glasrohre der Schott AG angesiedelt. Aus rund 60 Spezialglasarten stellt Schott Tubing Glasrohre, Glasstäbe und -profile für Anwendungen in Pharmazie, Elektronik, Industrie- und Umwelttechnik her. Im Rahmen des Projektes „Workplace of the Future“ entschied sich die Konzern-IT dafür, die IBM-Notes-Infrastruktur auszumustern und die Anwendungen auf die Microsoft-Plattform umzustellen. Die Umstellung auf Exchange Server und Outlook entsprach dem Erwarteten, schwieriger war es, eine schnell einsatzfähige Lösung für die Genehmigungsprozesse und Datenbanken zu finden, die in Notes händisch programmiert worden waren.

Nach einer JobRouter-Präsentation ihres langjährigen IT-Dienstleisters ProComp Professional Computer GmbH aus Marktredwitz, entschied sich die Business Unit Tubing für den Praxistest zweier Lösungen: der Digitalisierungsplattform JobRouter und der SharePoint-Erweiterung Nintex. Für das Prozessdesign stellen beide Lösungen Drag-and-Drop-Funktionalitäten bereit.

JobRouter versus Nintex – die Challenge

Markus Frauenreuther ist als Director Business Services & Solutions für die IT-Landschaft am Standort Mitterteich zuständig: „Eines unserer Hauptkriterien war, dass wir die Prozesse selbst designen und betreuen wollten.“ Zwei seiner Mitarbeiter hat er deshalb zunächst auf Einsteigerschulungen der beiden Hersteller geschickt, um anschließend zwei Standardprozesse in Eigenregie aufzusetzen: einen Reiseantrag und den Berechtigungsantrag für neue IT-Hardware. Die Unterschiede in der Bedienung zeigten sich früh, beispielsweise bei der Anpassung von Vorgängen. „Wir haben schnell festgestellt, dass wir mit der JobRouter Oberfläche besser zurechtkommen. Diese ist selbsterklärend und weniger komplex – zwei Klicks und ein Vorgang ist geändert“, resümiert Markus Frauenreuther.

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„Wir sind schnell zu der Erkenntnis gekommen, dass JobRouter alle unsere Anforderungen abdeckt.“

Folgende Anforderungen wurden an die neue Software gestellt:

  1. Investitionssicherheit unabhängig vom Produktlebenszyklus
  2. Stand-Alone-Lösung frei von Systemabhängigkeiten
  3. Usability und Beherrschbarkeit für die IT-Fachabteilung und die Benutzer
  4. Offene Systemarchitektur für die Anbindung von vorgelagerten und Subsystemen
  5. Transparente Kostenstruktur im Hinblick auf die Anschaffung und auf die laufende Betreuung

Mehrstufige Prozesse mit der Testumgebung

Auf der von ProComp installierten JobRouter-Testumgebung wurden im nächsten Schritt komplexere Workflows mit mehrstufigen und parallelisierten Freigaben in Angriff genommen, um sie nach Fertigstellung in das Produktivsystem zu übertragen. Musste beim alten System stets ein Notes-Entwickler bemüht werden, war das Team von Markus Frauenreuther nun erstmals in der Lage, mithilfe des JobRouter Prozessdesigners neue Abläufe selbst einzurichten. Zunächst konzentrierte man sich darauf, papierbasierte in digitale Prozesse zu wandeln – zum Beispiel die Genehmigung von Werksführungen. Auch Bewilligungen, die jahrelang mittels E-Mail-Ketten durch die Abteilungen verteilt wurden, konnten zügig in einen JobRouter-Prozess übersetzt und dabei mitunter auch neu modelliert werden.

„Wir haben schnell Erfolge erzielt und die Akzeptanz für die neue Digitalisierungsplattform erhöht, indem wir umständliche und langwierige Abläufe zuerst digitalisiert haben“, sagt Markus Frauenreuther. Neue Mitarbeiter sind nicht mehr gezwungen, sich wochenlang in die komplexen Unternehmensstrukturen hineinzufinden und können viel schneller produktiv arbeiten. Vor allem die sogenannten Digital Natives erwarten von ihrem Arbeitgeber Schott, dass die Technik auf der Höhe der Zeit ist. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist letztlich auch standortunabhängig und mobil. Deshalb sind die Schott Auslandsniederlassungen via VPN angebunden und Freigaben können mittels E-Mail über mobile Endgeräte erteilt werden – JobRouter verarbeitet sie genauso wie direkte Eingaben.

„JobRouter ist die Plattform für Arbeitsprozesse. Wann immer ich einen Prozess habe, der mehrere Mitarbeiter, Freigaben und Informationspflichten betrifft, spielt JobRouter eine Rolle.“

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Ein Postfach für Rohstoffzertifikate

Wie deutlich JobRouter die „Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz“ in Prozessen steigern kann, zeigt Markus Frauenreuther zufolge der automatisierte Prüfprozess für Rohstoffzertifikate: Begleitscheine, die früher auf vielen Wegen vom Wareneingang zum Labor und zur Qualitätsabteilung weitergereicht wurden und zeitweilig nicht auffindbar waren, werden jetzt als Scan oder Datei in einem JobRouter-Postfach gesammelt. Ein Job überwacht das Postfach permanent und startet einen Workflow, sobald ein neues Dokument eintrifft. Durchschnittlich vier- bis fünfmal am Tag meldet JobRouter den drei Abteilungen parallel, dass ein neues Zertifikat geprüft werden muss. Sobald das System eine Kontrollbestätigung aus jeder Abteilung erhalten hat, verschlagwortet es das Dokument und legt es revisionssicher ab.

Neuer Änderungsprozess mit Aha-Moment

Der bislang umfangreichste neue Prozess ist ein 4-M-Prozess: Wenn in der Serienfertigung eines 10 m langen Glasrohres beispielsweise ein Messgerät geändert werden soll, ist ein GMP-konformer Änderungsprozess erforderlich (Good Manufacturing Practice). Dabei sind die Auswirkungen der Umgestaltung auf Mensch, Maschine, Methode und Material zu untersuchen und die Ergebnisse zu dokumentieren – zum einen für Kunden-Audits, zum anderen für TÜV-Audits und die interne Revision. Früher geschah dies über ein gelenktes Dokument, das aufwändig auszufüllen war und mit der Hauspost von Entscheider zu Entscheider geschickt wurde.

Heute existiert in JobRouter ein geführter Prozess „Änderungsantrag für die Serienfertigung“, der alle Beteiligten durch den komplexen Vorgang begleitet. Kein Mitarbeiter muss mehr recherchieren, wie ein Antrag zu stellen ist, wie die Abläufe sind und wer eingebunden werden muss. Bei der Umsetzung wurde das Schott-Team von ProComp unterstützt. Jede benötigte Information – ob technische Zeichnung, Skizze oder Foto – ist dem Prozess angehängt und liefert den Prozessbeteiligten einheitliche Entscheidungsgrundlagen. „Wie bei jeder agilen Entwicklung hatten wir mehrere Iterationsstufen und der Geschmack kam beim Essen, wie es so schön heißt“, fasst Markus Frauenreuther zusammen. „Wir haben gemerkt, welche große Flexibilität uns JobRouter bietet. Wir haben entschieden, weitere Personen in den 4-M-Prozess miteinzubinden. Das System macht es den Benutzern einfach, nimmt sie an die Hand und führt sie durch den Prozess.“

Muster, Preislisten, Übersichten

Auch Vorgänge, für die es früher keinen Standard gab, können nun über JobRouter gesteuert werden. Der Musterprozess ist so ein Beispiel. Für kurze Glasrohrstücke, die ein Kunde als Produktmuster benötigt, existiert im ERP-System kein Artikel – die Arbeit wurde unstrukturiert nebenbei erledigt. Heute gibt es dafür einen einfachen Prozess, der die Zollformalitäten und die interne Verbuchung regelt und beim Versand unterstützt – die Durchlaufzeit hat sich infolgedessen um die Hälfte verkürzt: auf lediglich zwei Tage.

Die von Schott selbst entwickelte Preislistenverwaltung ist ebenfalls an die Digitalisierungsplattform gekoppelt. Sobald eine Preisänderung im Subsystem gespeichert wird, verteilt und aktualisiert JobRouter den Wert entsprechend einem vorgegebenen Regelwerk. Auch bei Inventur- und Datenhygienemaßnahmen in der Benutzerverwaltung ist die Plattform sehr nützlich und generiert Übersichten über die Zugriffsberechtigungen aus angebundenen Schnittstellen.

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Vorgänge in der Vertriebsabwicklung, darunter Bonusanträge und Reklamationen, werden ebenfalls über JobRouter gesteuert. „Wir arbeiten ständig an neuen Prozessen“, sagt Markus Frauenreuther. „Als nächstes steht die Einführung an unserem Standort in Landshut an, und wir prüfen den Einsatz einer portugiesischen JobRouter-Lösung in unserem Werk in Brasilien.“

Nachgefragt

Markus Frauenreuther

Herr Frauenreuther, warum haben Sie sich für die Digitalisierungsplattform JobRouter entschieden?

In unserem Projekt „Workplace of the Future“ wollen wir die Art, wie wir arbeiten, und die Technik, die wir nutzen, zukunftsfähig gestalten. In JobRouter haben wir eine Stand-Alone-Lösung gefunden, die uns unabhängig macht und die dank offener Systemarchitektur an jegliche Sub- und Nebensysteme angebunden werden kann. Mit zwei Mitarbeitern lässt sich die Plattform gut betreuen und immer wieder erweitern.

Was sind für Sie die größten Vorteile?

Für mich sind das Geschwindigkeit, Flexibilität und Beherrschbarkeit. Ein zweistufiger Genehmigungsprozess dauert nicht länger als 3-4 Tage, im Vergleich zu früher sind das Welten.

Welche Zukunftsprojekte haben Sie geplant?

Mit unseren Erfahrungen und realisierten Prozessen stoße ich bei meinen Kollegen in den anderen Standorten auf offene Ohren. Aktuell sind wir mit Unterstützung von ProComp dabei, weitere Business Units mittels Instanzierung auf die Plattform zu heben.

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Die Vorteile der JobRouter Plattform in der Notes-Ablöse

  1. erlaubt auch die Ablösung komplexer Notes-Infrastrukturen
  2. bindet den E-Mail-Client von Microsoft Outlook unkompliziert in Prozesse ein und löst z. B. über E-Mail gesteuerte Freigaben entsprechend angelegter Prozessschritte aus
  3. erspart händische Programmierarbeit durch grafischen Prozess-Designer
  4. vereinfacht formulargetriebene Prozesse mit Untertabellen statt Datenbanken (JobTable)
  5. bietet als systemunabhängige Digitalisierungsplattform größere Performance durch extrem hohe Schnittstellenfreundlichkeit und Individualisierbarkeit
  6. ist modular erweiterbar und einfach skalierbar
  7. erklärt sich von selbst: äußerst geringer Schulungsaufwand

Projektdetails

Kunde Schott AG Business Unit Tubing
Branche: Herstellung von Spezialglas für Glasrohre, Glasstäbe und -profile
Mitarbeiter: im In- und Ausland 2000
Vorgänge: ca. 350 im Jahr
Datenbank: Microsoft SQL Server, Individualsoftware Tubing Price Master, Microsoft Exchange
Laufende Prozesse: Preislistenfreigaben, Bonusfreigaben und Gutschriften, Musterversand, Änderungsprozess für die Serienfertigung, interne Bestellvorgänge, Reisekostenabwicklung, Zertifikatsprüfung, Berechtigungsantrag
Geplante Prozesse: aktuell Optimierung/Ausbau bestehender Prozesse, Einführung Instanzsystem für mehrere Business Units

Betreuender Partner:

Logo der Firma ProComp

ProComp Professional Computer GmbH
Industrieallee 1
95615 Marktredwitz

Kurzprofil Schott AG

Die Schott AG ist ein international führender Technologiekonzern für Spezialglas und Glaskeramik mit Produktions- und Vertriebsstandorten in 34 Ländern. Am Standort Mitterteich hat die Tochtergesellschaft Schott Tubing, die zu den weltweit führenden Glasrohrherstellern zählt, ihren Sitz. Hier und an Produktionsstandorten in Europa, Asien und Südamerika fertigt Schott Tubing aus 60 Spezialglasarten Glasrohre, Glasstäbe und Glasprofile mit einer jährlichen Produktionskapazität von 140.000 Tonnen. Die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens werden von der pharmazeutischen Industrie, im Elektroniksektor und im dem Bereichen Industrie- und Umwelttechnik nachgefragt. Weltweit beschäftigt die Schott AG 15.000 Mitarbeiter, am Standort Mitterteich sind es rund 1200 Menschen.