Success Story / Arkil Holding GmbH / Rechnungsprüfung mit JobMind Bau und JobMind Head

Bauprojekte in der Wikingerstadt

Fünf produzierende Unternehmen, die elektronische Rechnungskontrolle mit dem JobRouter-Modul JobMind Bau und jede Menge Pläne für geschmeidig digitalisierte Geschäftsprozesse. Es könnte alles so schön sein bei den Schleswiger Asphaltsplitt-Werke GmbH & Co. KG (SAW) – würde in der Wikingerstadt Schleswig nicht ein elementares Infrastrukturdetail fehlen: schnelles Internet.

Langsamzeit trifft Workflow-Management

Für die Tourismusprofis der Region Ostseefjord Schlei ist die Einladung zur „Langsamzeit“ ein einprägsamer Slogan. Den Projektcontroller Andreas Tusch von der Arkil Holding GmbH stellt die Zwangs-Entschleunigung auf eine harte Probe – und seine Kollegen vom nahegelegenen Bauhof sowie vom 11 Kilometer entfernten Mischwerk in Jagel ebenfalls. Denn „Langsamzeit“ gilt auch für die Internetverbindungen zwischen der Zentrale und den anderen Standorten der Arkil Holding. Die SAW ist Teil der Unternehmensgruppe des dänischen Arkil Konzerns und gehört zur Arkil Holding. Die Beteiligungsgesellschaft ASA Bau GmbH in Greifswald ist deshalb noch nicht in die webbasierte Digitalisierungsplattform JobRouter eingebunden.

Baustelle der SAW

Was die Sache dringlich macht: Die administrative Betreuung für die gesamte Arkil Gruppe Deutschland ist bei dem größten Unternehmenszweig, der SAW, angesiedelt. Und dort ist die Einführung von JobRouter mit dem speziell für die Bauwirtschaft entwickelten Modul JobMind Bau längst eine Erfolgsgeschichte! Immerhin: Im Februar 2017 hat die Telekom begonnen, Schleswig und die umliegenden Gemeinden innerhalb von drei Jahren mit Breitbandanschlüssen zu versorgen. Das gibt Anlass zur Hoffnung.

Grünes Licht für JobMind Bau

Ursprünglich hatte Andreas Tusch auf der CeBIT nach einem Dokumenten-Management-System gesucht. „Jetzt haben wir eine Digitalisierungsplattform und schieben nicht Belege hin und her, sondern steuern Prozesse. Zu verdanken ist das dem JobRouter-Partner L und M Büroinformationssysteme GmbH aus Flintbek. Sie waren die einzigen, die uns mit dem JobRouter-Modul JobMind Bau zeigen konnten, dass die Rechnungskontrolle und –änderung wirklich funktioniert. Dem konnten wir vertrauen."

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Zu den Entscheidungskriterien zählte für die SAW-Geschäftsführung auch:

  • Komplett digitale Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung
  • Bessere Ausnutzung von Skonti
  • 100-prozentige Transparenz und Nachvollziehbarkeit über Rechnungsstatus

Eine Lösung für alle Standorte

„Der Workflow ist überall im Unternehmen gleich“, sagt der Wirtschaftsingenieur. Deshalb haben sich die Verantwortlichen dafür entschieden, gleich mit dem größten Unternehmenszweig zu starten. „Wenn wir den Workflow einmal aufgebaut haben, dann können wir alle Mandanten und unsere fünf Mischwerke mitbetreuen.“

Anderthalb Jahre später zeigt sich Andreas Tusch begeistert, dass "was vorne hereinkommt, auch hinten in Microsoft Dynamics NAVISION wieder herauskommt" und automatisch verbucht werden kann. Lobend hebt er hervor, dass JobMind Bau automatisch Korrekturrechnungen für den Lieferanten erstellt, verschickt und dadurch Gutschriften überflüssig macht.

„Das System ist genial. Wir haben es seit einem Jahr im Einsatz und auch beim ersten Jahresabschluss hat alles wunderbar geklappt. Wirtschafts- und Betriebsprüfer können alle Vorgänge hervorragend nachvollziehen.“

Herausforderung Prozessdigitalisierung

Der Weg dorthin war schon recht steinig. Wenn man seit 20 Jahren eingespielte Abläufe auf ein elektronisches System übertragen will, dann wird die sprichwörtliche Baustelle verkehrtherum eingerichtet: Es geht weniger um das Übertragen von analogen Prozessen in digitale, es geht um Beziehungen und Bezüge. Mit intensiver Unterstützung durch L und M wurde eine Matrix entwickelt, die den Workflow-Verlauf im Unternehmen abbildet. Wer darf was wann? An welcher Stelle müssen in Einbahnstraßen Abzweigungen für zusätzliche Abstimmungsprozesse eingerichtet werden? Wann macht ein Kreisverkehr Sinn, um Aufgaben zur erneuten Bearbeitung an einen Kollegen zurückgeben zu können? Wie umgehe ich die normale Strecke über die Kostenstelle, um einen Vorgesetzten direkt für die Rechnungsfreigabe anzusteuern?

Umwege zum Ziel

Das Prozessdenken mussten auch die Bauleiter und ihre Kollegen in der Buchhaltung trainieren, resümiert Andreas Tusch. „Einerseits sollte man frühzeitig alle Mitarbeiter ins Boot holen, andererseits sind persönliche Arbeitsgewohnheiten und Wünsche so früh wie möglich auszuklammern, sofern sie nicht für alle nützlich sind. Man verzettelt sich sonst in kleinteiligen Strukturen und hat plötzlich doppelt so viele Register in der digitalen Bauakte wie zuvor. Auch bei der Gestaltung von Dialogfenstern oder der Vergabe von Berechtigungen gemäß 'analogem Gewohnheitsrecht' kann das ausufern.“ In diesem Fall half es, die Handbremse zu ziehen, die Route zu überprüfen und erst dann wieder Gas zu geben – mit geduldigen Programmierern im eigenen Haus und beim betreuenden JobRouter-Partner L und M. Im Vergleich dazu war die Schnittstellenanbindung an Microsoft Dynamics eine Kleinigkeit.

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Baufortschritte im System

April 2015: In Teamworkshops mit dem JobRouter-Partner L und M werden Abläufe aufgearbeitet und erste Belege über eine JobRouter-Testversion verarbeitet.

Februar 2016: In der Hauptverwaltung in Schleswig wird ein neuer OCR-Scanner aufgestellt, über den ab sofort alle eintreffenden Rechnungen zentral gescannt werden. Das Modul JobMind Head liest die Kopfdaten jeder Rechnung aus. Das Modul JobMind Bau erfasst jede einzelne Rechnungsposition und stellt sie den Bauleitern für die Weiterbearbeitung bereit. Im Hintergrund läuft eine permanente Rechnungskorrektur, selbstverständlich gemäß Umsatzsteuergesetz.

März 2016: Bei der SAW in Schleswig ist die komplette Umstellung der Rechnungsprüfung vollzogen. Alle Mitarbeiter arbeiten mit JobRouter und den beiden speziell für die komplexen Rechnungsprüfungsvorgänge in der Baubranche entwickelten Modulen.

„Dank der automatischen Berechnung bei der SAW durch JobRouter verbuchen wir bereits 80 Prozent der Rechnungen vollautomatisch über das ERP-System. Unsere Buchhaltung muss nichts mehr ändern. Nicht nur die Geschäftsführung, sondern auch die Mitarbeiter freuen sich schon jetzt auf das Update auf JobRouter 4.0! Dann wird jeder JobRouter bereits auf der Startseite nutzen können. Auf dem Desktop hat er dann seinen persönlichen Kalender neben dem Dauerterminkalender des Unternehmens und in einer Ecke eine Aufgabenliste, die ihm anzeigt, welche Rechnungen beispielsweise als nächstes seine Aufmerksamkeit erfordern.“

Zitat: Andreas Tusch, Projektcontroller Arkil Holding GmbH

„Der Geschmack kommt beim Essen“

Fest steht schon jetzt, dass mit dem schnellen Internet alle Bausekretariate von der digitalen Bauakte profitieren werden. Aktuell hat bereits die SAW-Außenstelle Kiel Zugriff auf die neuen Prozesse. Die ASA Bau in Greifswald wird ab dem 2. Quartal 2018 mit 50 Mbps auf die JobRouter-Cloud zugreifen. Bald können die Mitarbeiter auf den Baustellen vor Ort Fotos hochladen, die dann der digitalen Bauakte direkt zugeordnet und im JobRouter eigenen Archiv abgespeichert werden. Auch die Anlagenbuchhaltung wird dann im JobRouter-Prozess abgebildet werden. Andreas Tusch denkt ohnehin bereits in die Zukunft: an einen Urlaubsprozess, an die Neuorganisation der Dokumentenablage via JobRouter und an einen Prozess für die Führerscheinkontrolle. „Der Geschmack kommt beim Essen. Mit dem Lizenzsystem der JobRouter AG für den Mittelstand können wir sehr viel bewegen. Das ist vom Preis her für uns sehr attraktiv, auch im Vergleich zu anderen Softwareherstellern.“

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Die Vorteile der Rechnungsprüfung mit JobMind Bau und JobMind Head

  1. JobMind Head erfasst die Kopfdaten der Rechnungen
  2. JobMind Bau ermöglicht Rechnungskorrektur nach UStG
  3. liest Rechnungen auf Positionsebene aus und ermöglicht Notizen und Änderungen direkt am Bildschirm
  4. unterstützt das parallele Durchblättern von Anhängen auf einem zweiten Viewer
  5. berechnet automatisch die korrigierten Rechnungssummen, Positionen, Werte und Überträge neu
  6. erlaubt das manuelle Eingreifen und Nachkorrigieren durch Sachbearbeiter, Bauleiter und andere Berechtigte
  7. erzeugt und exportiert automatisch eine korrigierte Version der Rechnung

Projektdetails

Kunde SAW Schleswiger Asphaltsplitt-Werke GmbH & Co. KG / Arkil Holding GmbH
Branche: Straßenbau, Tiefbau und Asphaltproduktion
Mitarbeiter: 220
Vorgänge: 25.000 Vorgänge pro Jahr
Datenbank: ERP-System Microsoft Dynamics
Besonderheiten: Darstellung der Korrektur auf einem 2. Monitor im JMB mit angeschlossener Archivierung in JobRouter
Projektdauer: 1 Jahr
Laufende Prozesse: Rechnungsprüfung, zentrales Archiv
Geplante Prozesse: Digitale Bauakte, Urlaubsprozess, Führerscheinprozess, Personalakte

Betreuender Partner:

Logo L und M Büroinformationssysteme GmbH L und M Büroinformationssysteme GmbH
24220 Flintbek
Kurzprofil SAW Schleswiger Asphaltsplitt-Werke

Logo SAW Schleswiger Asphaltsplitt-Werke Die Schleswiger Asphaltsplitt-Werke GmbH & Co. KG ist ein Unternehmen für Straßenbau, Asphaltstraßenbau, Tiefbau und Kanalbau sowie Asphaltproduktion mit Sitz in Schleswig. Es wurde 1956 von dem Dänen Konsul Ove Arkil gegründet. Zwei Jahre später übernahm der gebürtige Schleswiger Werner Schwarz das Unternehmen und führte es bis zum Jahr 1984. In Jagel und Kiel betreibt die SAW eigene Mischwerke und stellt aus über 200 Asphalt-Rezepten Baustoffe für Bauprojekte in Schleswig-Holstein her. Auftraggeber sind Kommunen, Länder, der Bund sowie privatwirtschaftliche Unternehmen. Seit 1987 ist das denkmalgeschützte Schleswiger Anwesen Fürsens Hof aus dem 17. Jahrhundert Firmensitz der SAW. Die SAW hält eine 50-prozentige Beteiligung an der ASA-Bau GmbH in Greifswald, ein Straßenbauunternehmen mit vier Tochtergesellschaften. SAW und ASA-Bau gehören mehrheitlich zur deutschen Arkil Holding GmbH. Die Arkil Holding GmbH ist wiederum eine hundertprozentige Tochter des dänischen börsennotierten Konzerns Arkil Holding A/S.

© JobRouter AG 2017 /246