Success Story / MSG eG / Rechnungseingangsbearbeitung

Alles im Fluss

Nur zwei Monate hat es gedauert, bis das größte bayerische Binnenschifffahrtsunternehmen MSG eG ihre einlaufenden Eingangsrechnungen elektronisch bearbeiten konnte. Seit Jahresbeginn 2015 ist die Workflow-Suite JobRouter® im Regelbetrieb an Bord und verwandelt den Rechnungsumschlag in der Würzburger Buchhaltung in einen schlanken Prozess. Das hilft auch bei der Skonti-Ausnutzung.

Der guten alten Zeit mit Buchungsstempeln und Kontenblättern weint Kerstin Brück keine Träne nach. Die IT-Administratorin und ausgebildete Buchhalterin ist bekennender JobRouter®-Fan. Ende Oktober 2014 hat sie, zusammen mit einem Projektteam aus Abteilungsleitern und einem ortsansässigen Vertriebspartner der JobRouter AG, in nur vier Tagen eine Testkonfiguration entwickelt. „Ich dachte, wir bekommen mehr Probleme. Doch schon im Test hast du das Gefühl entwickelt: Das läuft! Das Ergebnis passte fast zu 100 Prozent.“

Den Abläufen auf den Grund gegangen

Dass bereits der zweiwöchige Testbetrieb Anfang November so gut funktionierte, lag an der guten Vorbereitung der Schifffahrtsspezialisten. Frau Brücks Projektteam hatte eine detaillierte Auswertung erarbeitet, die zum Beispiel Geschäftsbereiche und Kategorien beinhaltete, außerdem Belegzu- und -abflüsse, Zuständigkeiten, Prüfregeln und Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem und der Dispositionssoftware.
Zuvorderst sollten die vertrauten Postmappen elektronisch abgebildet werden, damit auch Rechnungen aus dem Hauptgeschäft, der Binnenschifffahrt und den Nebenbereichen Werkstatt und Bunkerbetrieb den richtigen Abteilungen zufließen.

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Die Mitglieder stehen an erster Stelle

Auch die Priorisierung der durchlaufenden Mitgliederrechnungen musste sichergestellt werden. Die Genossenschaft verschafft den Mitgliedern nicht nur Frachtaufträge und Planungssicherheit. Sie macht ihnen darüber hinaus das Leben auf dem Wasser leichter, indem sie deren Betriebsrechnungen erfasst, bucht, bezahlt und dann Monatsabrechnungen erstellt. Auf Basis der Vorbereitungen konnte der Test - vom Rechnungseingang über die formale und sachlich-rechnerische Prüfung bis zur Kontrolle - zum Laufen gebracht werden

„Ich bin totaler JobRouter®-Fan!“

„Bei mir kommen die Bereiche Buchhaltung und IT zusammen, deshalb war ich schon bei der Testkonfiguration begeistert. Wenn ich sehe, wie leicht und strukturiert jetzt alles läuft, kann ich JobRouter® nur empfehlen. Es macht Spaß, so ein System mit zu entwickeln. Ich kann so viel selbst machen, Felder anlegen und jederzeit eingreifen. Das Workflow-Management-System JobRouter® ist selbsterklärend. Von den Kollegen bekomme ich durch die Bank gutes Feedback. Mein Rat: Ausprobieren! Ich kann mir nichts vorstellen, was dagegen spricht.“

Zitat Kerstin Brück, IT-Administratorin bei MSG eG

Neu am Ruder: die Kopfdatenerkennung JobMind Head

Kerstin Brück war überrascht, dass nicht jeder Bereich einen eigenen Workflow erforderte. Bereits nach dem ersten Tag war ein „Gerippe da, das vernünftig aussah“. Im Vergleich zum Schiffssonar ist die elektronische „Ortung“ der Belege richtig simpel: Jeder Rechnung wird ein Barcode aufgeklebt, bevor sie durch einen im LAN hängenden Kopierer mit Scanfunktion wandert. Der Strichcode aktiviert das Modul JobMind Head, welches automatisch die Kopfdaten der Rechnung erkennt und die ausgelesenen Daten in einen JobRouter®-Prozess verfrachtet.

Von über 95 Prozent der deutschsprachigen Rechnungen liegen nun zentral die Rechnungsnummer, das Datum, die Summen und Steuern im System vor und können über Buchungsmasken weiterbearbeitet werden. Bei den Rechnungen aus den Niederlanden oder Belgien werden immerhin rund 80 Prozent der Kopfdaten korrekt erkannt. JobRouter® angelt sich den passenden Kreditor aus dem Rechnungswesen und zeigt die Zahlungsvereinbarung mit an.

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Leinen los zur finalen Konfiguration

Bereits während des ersten Tests wurden die Anwender ins Boot geholt, Fragen beantwortet, Anregungen aufgenommen. Die Archivierung aller anfallenden Belege war ebenfalls auf Anhieb geglückt. JobRouter® transportiert sämtliche Daten und Dokumente sicher an die Endstation, den Hafen namens JobArchive, wo sie revisionssicher aufbewahrt werden. Ende November wurden die Prozesse auf den endgültigen Kurs gebracht. Im Modul JobArchive wurden Berechtigungsgruppen eingerichtet. So hat jede Gruppe einen eigenen digitalen Ablagecontainer und unerlaubte Zugriffe bleiben verwehrt. Hauseigene Rechnungsnummern dienen nun elektronisch als interne Koordinaten zur Orientierung und zum Filtern.

Binnen zwei Monaten läuft alles nach Fahrplan

Seit JobRouter® zu den Bordmitteln gehört, werden regelmäßig Skontofristen gewahrt. „Das war früher problematisch, wenn durch den Postweg zwischen der Werft in Dorfprozelten und der Zentrale in Würzburg Zeit verloren ging“, erinnert sich Brück. Diese Hektik habe man sich nun gespart. Die Vorsysteme, die bereits beim Frachtabschluss zu erwartende Eingangsrechnungen generieren, werden jetzt mit der JobRouter®-Suite in die Dispositionssoftware importiert. Nach der Verarbeitung holt JobRouter® die Datensätze ab und liefert sie in die Buchhaltung.

Die Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung mit JobMind Head

  1. Ideal für zentrale automatisierte Eingangsrechnungserkennung und -zuordnung
  2. Verarbeitet Daten aus E-Mail-Rechnungen und Rechnungs-Scans
  3. Liest Kopfdaten - Datum, Rechnungsnummer, Summe, Steuer, Währung - automatisch aus
  4. Ermöglicht Indexierung, Verschlagwortung und Archivierung in Verbindung mit JobArchive

Fränkisches Lob für einen super Workflow

„So schaff´ ich gern“, lobt Kerstin Brück. Um es den Kollegen einfacher zu machen, wurden Felder mit vertrauten Begriffen belegt. Die Anwenderschulungen hat sie tätigkeitsbezogen gestaltet und durch Hardcopies ergänzt. Auch die Schlagwortsuche sei ein beliebter Vorgang. Vorteilhaft sei zudem, die Anzeige eines Verlaufsprotokolls, in welchem nachvollzogen werden kann wann, welche Schritte von wem bearbeitet wurden. Das PDF hängt dem Archivierungsprotokoll bei.

„Es ist Wahnsinn, was die Schnittstelle von JobRouter® leistet“, freut sich die IT-Administratorin. Das Workflow-Management-System ist an das Warenwirtschaftssystem angebunden und ordnet die Wareneingänge den Rechnungen zu, zum Beispiel Kraftstoff für den Bunker- oder Material für den Reparaturbetrieb. Angezeigt wird die Summe pro Wareneingang und was bearbeitet wurde. „Die Transparenz ist viel größer, wir haben ein deutlich besseres Controlling. Wenn ein Anruf eingeht oder eine Mahnung nachzuvollziehen ist, können wir jederzeit den Status einer Rechnung einsehen oder uns im Archiv ruckzuck die Daten ziehen. Man hat einfach alles, was man braucht“, bilanziert sie.

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Projektdetails

Kunde MSG eG, Würzburg
Branche: Binnenschifffahrt
Mitarbeiter: 82 Mitarbeiter
Vorgänge: 150 Vorgänge / Tag
Datenbank: MS SQL
Besonderheiten: Kaufmännische Software SAGE, Branchensoftware ISS
Projektdauer: 2 Monate, beginnend mit JobRouter®-Testdrive bis zum produktiven Prozess
Laufende Prozesse: elektronischer Rechnungseingang, elektronisches Archiv

Betreuender Partner:

Logo L und M Büroinformationssysteme GmbH INOSYS GmbH
Berliner Platz 12
97080 Würzburg
Unternehmensdarstellung MSG eG

Logo MSG eGDie Mainschiffahrts-Genossenschaft – MSG eG – ist das größte Binnenschifffahrtsunternehmen Bayerns. Würzburg ist seit der Gründung 1916 Sitz des Transportunternehmens. Die über 70 Binnenschiffe umfassende Flotte setzt sich aus Partikulierschiffen der Mitglieder (selbstständige selbstfahrende Eigner) und MSG-eigenen Schiffen zusammen. Spezialisiert ist die MSG auf den Transport von Trockengütern (z. B. Eisenerz, Schwergüter, Futtermittel) auf den europäischen Wasserstraßen Rhein, Main und Donau inklusive vieler Nebenwasserstraßen. Das Fahrgebiet reicht von Deutschland über die Niederlande, Belgien, Frankreich, die Schweiz, Österreich und die Slowakische Republik bis nach Ungarn. Im unterfränkischen Dorfprozelten am Main unterhält die MSG einen eigenen Schiffsmotoren- und Werftbetrieb.
Zum Dienstleistungsportfolio zählen außerdem Lagerei- und Umschlagdienste, Befrachtungsvermittlung und Bunkerdienstleistungen. Letzteres betrifft die Versorgung der auf dem Wasser lebenden und arbeitenden Binnenschiffer mit Betriebsstoffen, technischer Ausrüstung, Waren des täglichen Bedarfs und Betankung. Betankt werden die Schiffe stationär an der Würzburger Bunkerstation oder während der Fahrt über ein genossenschaftseigenes Bunkerboot. Zum Speditions- und Hafenumschlagbereich gehören zahlreiche Tochter- und Beteiligungsunternehmen zwischen Rotterdam und Wien.

© JobRouter AG 2015 /225