Success Story / B. Metzler seel. Sohn und Co. / Professionelle Spesenabrechnung

Anwenderfreundlich & zeitsparend

JobRouter® war bereits ein vertrautes System

Vor der Umstellung auf JobRouter® verwendete Metzler bereits ein Programm für die elektronische Spesenabrechnung. Als nachteilig wurde hier jedoch der hohe Bearbeitungsaufwand für die Konfiguration, das anwenderunfreundliche Handling sowie die hohen Lizenzgebühren pro Abrechnung gewertet. Da Metzler das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter® bereits erfolgreich für verschiedene Prozesse einsetzt, wurde beschlossen, ebenfalls die Spesenabrechnungen über JobRouter® abzuwickeln.

Ein Workflow, der spezielle Anforderungen erfüllt

Zielsetzung war, neben der Verbesserung der Anwenderfreundlichkeit, die Reduzierung der Kosten für Wartung und Betrieb, die Anpassung an die allgemeine Prozessstruktur, aber vor allem auch die Zeiteinsparung bei der Erfassung der Genehmigung sowie der Finanzbuchhaltung.

Hierzu wurde ein System benötigt, das flexibel gestaltbar ist und vor allem selbst konfiguriert und administriert werden kann. Es sollten neben benötigten Standardfunktionalitäten (Anforderungen der Finanzverwaltung) auch individuelle Regelungen, wie z.B. ein Mindestbetrag pro Spesenabrechnung, festgelegt werden.
Während im Altsystem nur die Erfassung und die anschließende Buchung durch die Finanzbuchhaltung möglich war, sollte der neue Prozess nun mit einem Workflow hinterlegt werden, der den speziellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und jederzeit angepasst werden kann.

Da Metzler das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter® bereits erfolgreich für verschiedene Prozesse einsetzt, wurde beschlossen, ebenfalls die Spesenabrechnungen über JobRouter® abzuwickeln. Neben der Entlastung der FiBu sollte für den Erfasser eine Spesenabrechnung möglichst einfach sein.

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Der Ablauf des Spesen-Prozesses

Spesenprozess, Ablaufdiagramm

Der Prozess kann über den Schritt „Spesenabrechnung erstellen“ von jedem Mitarbeiter gestartet werden. Dabei kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung für sich selbst oder für andere Kollegen erfassen.

Einfache Erfassung der Belege

Zunächst wird per Kalender der Reisebeginn sowie das Reiseende gewählt und in einem Freitextfeld der Reisezweck und das Ziel erfasst. Die zu erfassenden Spesenpositionen sind in Spesenkategorien unterteilt. Zur Verfügung stehen allgemeine Spesen, Bewirtungen, Geschenke, Hotelkosten, Kilometer-, Übernachtungs- und Verpflegungspauschale. Abhängig von der zuvor ausgewählten Spesenkategorie, steht in einer weiteren Spalte eine Auswahlliste der Spesenarten zur Verfügung. Für die Spesenkategorie „Allgemeine Spesen“ stehen beispielsweise Taxi-, Bahnfahrten, Flüge etc. zur Auswahl.

Die Inhalte der Auswahllisten wurden anhand der besonderen Anforderung von Metzler definiert. Entsprechend der Spesenkategorie müssen verschiedene Daten erfasst werden, daher wurde pro Kategorie eine individuelle Erfassungsmaske angelegt und entsprechende Pflichtfelder definiert. In den sogenannten Spesendetails können dann entsprechende Informationen wie z. B. Betrag, gefahrene Kilometer, Spesenpauschalen, Währung usw. eingegeben werden. Im Falle von ausländischer Währung wird der erstattungsfähige Betrag über einen hinterlegten Wechselkurs automatisch umgerechnet.

Im Erfassungsdialog sowie in den Eingabemasken der einzelnen Spesenkategorien stehen dem Erfasser kontextintensive Anleitungen und Hilfedokumente, wie z.B. Gesetzesauszüge, interne Arbeitsanweisungen und Anwenderhandbücher zur Verfügung.

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Dort kann nachgeschlagen werden, wenn beispielsweise Unklarheit über die richtige Spesenart oder -kategorie besteht oder wenn man wissen möchte, wie und in welcher Reihenfolge der Erfassungsdialog auszufüllen ist. Wird die Erfassung nicht vom Reisenden selbst, sondern z.B. durch ein Sekretariat vorgenommen, erhält der Reisende die erstellte Abrechnung über einen Prozessschritt zur Prüfung und Freigabe.

Mit Genehmigungsgrenzen die Regeln einhalten

Bei Spesenabrechnungen unterhalb der Genehmigungsgrenze gelangt die Abrechnung nach Freigabe direkt in die FiBu. Abrechnungen über der Genehmigungsgrenze müssen zuvor noch von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Bei einer Ablehnung erhält der Erfasser den Erfassungsdialog inklusive einer Begründung des Vorgesetzten zur Korrektur. Nach Freigabe durch den Vorgesetzten wird der Schritt zur Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Vor der Übergabe der Spesenabrechnung an die FiBu wird automatisch ein Deckblatt mit einer Zusammenfassung aller Abrechnungsdaten und Positionen sowie den Informationen zum Erfasser, Reisenden und Vorgesetzten als PDF erstellt und dem Ersteller per Mail zugesandt.

Die Prüfung der Belege

Ein Ausdruck der Spesenabrechnung ist mit allen Belegen zusammen zur Prüfung bei der FiBu einzureichen. Der Eingang der Originalbelege ist Vorraussetzung für die Prüfung der Abrechnung durch die Finanzbuchhaltung. Geprüfte und genehmigte Spesenabrechnungen werden automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen und zur Zahlung angewiesen.

Im Falle der Nichtgenehmigung einzelner Positionen oder der gesamten Abrechnung, kann die FiBu aus einer vordefinierten Liste von Fehlerhinweisen die entsprechenden Hinweise auswählen. Anschließend gelangt der Schritt wieder zum Erfasser, der die Abrechnung zu vervollständigen oder zu korrigieren hat. Diese Prozessschleife wird solange durchlaufen bis alle Prüfungen der Fibu erfolgreich abgeschlossen sind. Alle eingegebenen Daten und Belege können anschließend im Archivsystem archiviert werden.

Über eine Suchfunktion steht jedem Mitarbeiter jederzeit eine Einsichtnahme auf den Status aktueller bzw. erledigter Spesenabrechnungen zur Verfügung.

Vorteile für die Geschäftsführung

  1. Kosteneinsparung gegenüber dem Altsystem
  2. Dokumentation und Rückverfolgung aller Aktivitäten
  3. Sichere Archivierung und schneller Zugriff auf Dokumente
  4. Minimierung der Fehlerquellen
  5. Erhöhung der Prozessqualität
  6. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  7. Zeitgerechte Bearbeitung
  8. Kontrolle und Transparenz
  9. Verkürzte Durchlaufzeiten
  10. Reduzierung des Verwaltungsaufwands
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Vorteile für die Mitarbeiter

  1. Vereinfachte Spesenerfassung
  2. Hinterlegte Hilfe direkt im JobRouter®
  3. Zeiteinsparung
  4. Schnelle Weiterbearbeitung des Spesenantrags

Projektdetails

Kunde B. Metzler seel. Sohn & Co. KGaA
Branche: Banken/Finanzwesen
Mitarbeiter: ca. 750
Vorgänge: ca. 100.000 p.a.
Datenbank: Oracle
Besonderheiten: EASY Archivsystem
Laufende Prozesse: Eingangsrechnungsverarbeitung, Ausgangsrechnungsverarbeitung,
Spesenabrechnung,
Lastschriften, Stornierung von Ausgangsrechnungen,
Mitarbeiterverwaltung, Buchungsprozesse,
Archivierungsworkflow
Unternehmensdarstellung B. Metzler seel. Sohn & Co.

B. Metzler seel. Sohn & Co

Die B. Metzler seel. Sohn & Co. Kommanditgesellschaft auf Aktien ist eine private Vermögensverwaltungs- und Investmentbank mit Sitz in Frankfurt am Main und beschäftigt ca. 750 Mitarbeiter. Der Geschäftsbericht 2010 wies eine konsolidierte Bilanzsumme von 3,7 Mrd. Euro aus. Das Bankhaus Metzler geht in seinem Ursprung auf ein 1674 durch Benjamin Metzler gegründetes Handelsunternehmen zurück und ist die älteste durchgehend in Familienbesitz befindliche deutsche Privatbank. Seit 1971 führt Friedrich von Metzler als persönlich haftender Gesellschafter das Bankhaus in der 11. Generation.

© JobRouter AG 2014 /167