Success Story / August Mainka GmbH & Co. / Rechnungsprüfung mit JobMind Bau

Transparentes Fundament

Ob Logistikzentrum, Kohlekraftwerk oder Chemiepark: Die Bauunternehmung August Mainka GmbH & Co. im niedersächsischen Lingen zählt zu den Baufirmen, die komplexe Industriebauten vom ersten Spatenstich bis zur Inbetriebnahme schlüsselfertig errichten und auch international erfolgreich Großprojekte realisiert. Bei der Prüfung der rund 30.000 Eingangsrechnungen pro Jahr spielt das JobRouter-Modul JobMind Bau eine Schlüsselrolle. Das eröffnet nicht nur den Bauleitern komfortable Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten, sondern sorgt auch für eine fehlerfreie Belegverarbeitung bis in die Finanzbuchhaltung.

Zentrale Erfassung in Lingen

Die Rechnungskontrolle im Bauwesen kann sehr aufwendig sein: Im einfachsten Fall sind vielleicht drei Positionen zu prüfen, doch auch 300 Positionen können vorkommen. Damit die Kontrolle einfacher, schneller und auch dezentral erfolgen kann, werden die Papierrechnungen nicht mehr im Originaldokument, sondern in einer elektronischen Version im System geprüft. Das Einscannen läuft zentral am Firmensitz Lingen über zwei OCR-Geräte. Die Kopfdaten werden vom JobRouter-Modul JobMind Head erkannt. Es erfasst jede einzelne Position und übergibt sie an den Workflow. JobRouter® verknüpft die Daten mit allen dazugehörigen Dokumenten, etwa bereits eingescannten Lieferzetteln, und führt sie – teilweise automatisiert, teilweise auf Knopfdruck – durch alle Bearbeitungsschritte bis zur Archivierung. Nach einem Abgleich schaltet die Buchhaltungsmitarbeiterin die Rechnungen zur Weiterverarbeitung frei.

Dezentraler Zugriff von jeder Baustelle aus

Im nächsten Schritt sind die Bauleiter auf den Baustellen verantwortlich für die Kontrolle der Nachunternehmerrechnungen. Welche Rechnungen zu prüfen sind und welche Aufgaben sonst noch anstehen, sehen die Bauleiter tagesaktuell, sobald sie morgens mit ihrem Rechner im Netzwerk angemeldet haben. Dort ist bereits die Digitalisierungsplattform JobRouter® für den permanenten, berechtigungskonformen Zugriff verankert. 

Success Story / August Mainka GmbH & Co. / Rechnungsprüfung mit JobMind Bau

Neben dem Notebook nutzen die Mitarbeiter im Baubüro einen zweiten Bildschirm, um mehrere Dokumente wie Anhänge oder Bestellungen gleichzeitig sichten und einfacher bearbeiten zu können. Dann dient der Hauptmonitor zum Aufrufen der Rechnungspositionen mit Mengen und Stückzahlen, während der Standbildschirm beispielsweise die Aufmaße der Räumlichkeiten anzeigt.

Durchrechnen bis zum Ende

In der Buchhaltung in Lingen sind die Mengenkorrekturen der Bauleiter zeitgleich ersichtlich. Dort werden die Preise für die korrigierten Mengen kontrolliert. Die Neuberechnung vollzieht das JobRouter® Modul JobMind Bau völlig automatisch im Hintergrund – für jede geänderte Position, mit den richtigen Einheitswerten zum jeweiligen Produkt, inklusive aller hinterlegten Rabatte und Steuern bis zum Gesamtbetrag. Von der korrigierten Rechnung wird als Prüfnachweis automatisch ein PDF-Dokument erstellt und dem Nachunternehmer als Kürzungsinformation zugesandt.

„Einzigartiges Alleinstellungsmerkmal“
von JobMind Bau

Die Arbeitserleichterung für die Bauleiter auf den Baustellen war für die Geschäftsleitung eines der ausschlaggebenden Kriterien bei der Suche nach einer Software-Lösung. „Wir haben unsere Rechnungsprüfung extrem verschlankt und nachvollziehbar gemacht“, sagt Andreas Schmidt, der kaufmännische Geschäftsführer von Mainka. „Erst mit JobMind Bau war es möglich, die komplexen Prüf- und Änderungsvorgänge abzubilden. Positionen streichen oder hinzufügen, kumulierte Rechnungslegung, der Abzug vorangehender Abschlagszahlungen, Sicherheitseinbehalte, Bauwesenversicherung, Abzüge für Strom und Wasser – all das kann über das System abgebildet werden. Der Prüfmechanismus mit den sichtbaren Korrekturen, den Streichungen und grünen Haken ist wirklich einzigartig und ein Alleinstellungsmerkmal von JobRouter®.“

„Die Umsetzung ist sehr gut gelaufen. Wir sind stolz darauf, dass wir uns mit unserem Fachwissen so stark bei der Entwicklung von JobMind Bau einbringen konnten.

Durch den engen Draht zur Mannheimer Entwicklungsabteilung der JobRouter AG haben wir bereits sehr früh mit einer Beta-Version von JobMind Bau gearbeitet, die wir dann im engen Schulterschluss sukzessive auf unsere Bedürfnisse hin maßgeschneidert haben.“

Jens Pahnreck, Leiter Organisationsentwicklung, Bauunternehmung August Mainka GmbH & Co.

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Seite an Seite zum maßgeschneiderten
Baurechnungs-Workflow

An dieser Einmaligkeit haben die Industriebau-Spezialisten aus dem Emsland als Pilotkunde tatkräftig mitgewirkt. Der Erstkontakt kam über den JobRouter-Partner Rosenberger aus Bielefeld zustande. Der Datenspezialist begleitete Mainka durch das komplette Projekt. Bei der Präsentation des JobMind Bau-Moduls im Frühjahr 2014 erkannte der Leiter der Organisationsentwicklung, Jens Pahnreck, das Potenzial der wesentlichen, bereits vorhandenen Rechnungsfunktionen. Kürzungen, Einzel- und Gesamtpositionen sowie der Ausweis von Steuern konnten direkt ausprobiert werden. Doch für die komplexen Anforderungen aufgrund der Größe der Bauprojekte und die Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten- und Nachunternehmer-Rechnungen musste selbst JobMind Bau noch einiges dazulernen. In drei Workshops wurden alle Anforderungen bis ins Detail definiert.

„Zu den Erfolgsgeheimnissen zählt, dass wir sehr früh mit dem Prototypen arbeiten konnten und alle Betroffenen von Anfang an eng miteingebunden haben.“

Zu den Betroffenen, den prüfungsberechtigten Mitarbeitern, gehören nicht nur die erwähnten Bauleiter, sondern auch Poliere, Projektleiter, Werkstattmitarbeiter, Disponenten und viele weitere Kollegen, die in der Zentrale in Lingen sowie auf den Baustellen in Deutschland und den Benelux-Staaten arbeiten. Sechs Wochen lang hat Jens Pahnreck mit ihnen jeden Freitagmorgen nach der Baubesprechung über die neuen Prozesse und die Funktionalitäten diskutiert. Jeder wurde gehört, Änderungswünsche der Kollegen konnten in vielen Fällen im System umgesetzt werden. Natürlich: Die neue Transparenz und Schnelligkeit des Systems hätte auch als Kontrollinstrument verstanden werden können. Doch „wer seinen Mitarbeitern nicht vertraut und einen Workflow zum Kontrollieren und Gängeln missbraucht, der verliert“, sagt Mainka-Geschäftsführer Andreas Schmidt.

Ein besseres Miteinander als größten Mehrwert

„Das Wichtigste aus meiner Sicht ist das Miteinander im Unternehmen und die Kommunikation, die sich deutlich verbessert hat. Die Transparenz hat die Vertrauensbasis in der Zusammenarbeit gestärkt. Das System erinnert uns an Fristen, Wartezeiten werden minimiert und die Prozesse laufen wie definiert durch das Unternehmen.

Zuständigkeiten sind klar und jeder kann jederzeit auf genau die Daten und Dokumente zugreifen, die er braucht. Das wirkt sich positiv auf alle Beziehungsebenen aus, bis hin zu den Kunden und Geschäftspartnern.“

Andreas Schmidt, Geschäftsführer Bauunternehmung August Mainka GmbH & Co.

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Durchlaufzeiten um 5-6 Tage verkürzt

Quer durch alle Rechnungsarten spart Mainka im Schnitt 5-6 Tage Durchlaufzeit. So manche Rechnung muss nicht mehr geprüft werden und läuft zentral durch. Dieser Fall tritt immer dann ein, wenn alle Lieferscheine vorliegen und die Kollegen aus dem Einkauf Rechnungen sofort verarbeiten und an die Finanzbuchhaltung weiterleiten können. Mit einer Info-Kopie werden die Bauleiter über den abgeschlossenen Vorgang unterrichtet.

Auf Knopfdruck ins ERP

Dank der Schnittstellenfreundlichkeit von JobRouter® hat die Anbindung an das ERP-System gut funktioniert, erinnert sich Jens Pahnreck. Im ERP werden nicht nur die Stammdaten verwaltet, sondern auch das komplette Finanz- und Rechnungswesen mit allen Kostenarten und Kostenstellen. „Nach unseren Testläufen sind wir im November 2015 von einem auf den anderen Tag live gegangen. Da JobMind Bau bei der Rechnungsübergabe an das ERP auch die Kontierungen berücksichtigt, klickt man – vereinfacht gesagt – nur noch auf ‚Rechnung buchen‘ und diese werden anhand der Zahlungsvorschlagsliste durchgeführt.“ Ihm zufolge gibt es aufgrund der kontinuierlichen Zahlläufe fast keine manuellen Überweisungen mehr. JobRouter® legt jede Rechnung mit allen verbundenen Dokumenten revisionssicher in JobArchive ab.

Die eigenen Prozesse hinterfragen

Jens Pahnreck ist sehr zufrieden, das System läuft. Mit Spannung erwartet er die neueste Version von JobMind Bau, auf die in Zusammenarbeit mit dem betreuenden JobRouter-Partner Rosenberger in ein paar Monaten umgestellt werden soll. Auf die Frage, was er aus seiner Erfahrung heraus Bauunternehmern in einer ähnlichen Entscheidungssituation raten würde, sagt Geschäftsführer Andreas Schmidt: „Man muss seine eigenen Prozesse hinterfragen und überlegen, wie es zukünftig laufen soll. Dann setzt man sich mit einem versierten Partner an den Tisch und überlegt, ob man diese Vision gemeinsam umsetzen kann.“

Die Vorteile der Rechnungsprüfung mit JobMind Bau und JobMind Head

  1. JobMind Head erfasst die Kopfdaten der Rechnungen
  2. JobMind Bau ermöglicht Rechnungskorrektur nach § 13 UStG
  3. liest Rechnungen auf Positionsebene aus und gestattet Notizen und Änderungen direkt am Bildschirm
  4. unterstützt das parallele Durchblättern von Anhängen auf einem zweiten Bildschirm
  5. berechnet automatisch die korrigierten Rechnungssummen, Positionen, Werte und Überträge neu
  6. ässt das Steuersplitting nach unterschiedlichen Steuersätzen zu
  7. erlaubt das manuelle Eingreifen und Nachkorrigieren durch Sachbearbeiter
  8. erzeugt und exportiert automatisch eine korrigierte Version der Rechnung
  9. läuft webbasiert und erlaubt dezentrales, berechtigungsgesteuertes Arbeiten
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Projektdetails

Kunde: Bauunternehmung August Mainka GmbH & Co.
Branche: Hoch- und Tiefbauunternehmen
Mitarbeiter: 575
Vorgänge:  
Datenbank/Schnittstellen: ERP-System Bau-Vision
Besonderheiten:  
Projektdauer: 6 Monate
Laufende Prozesse: Rechnungsprüfung
Kurzprofil Bauunternehmung August Mainka GmbH & Co.

Die Bauunternehmung August Mainka GmbH & Co. wurde 1949 gegründet. Das inhabergeführte Familienunternehmen mit Sitz in Lingen im Emsland konzentriert sich auf komplexe Industriebau-Projekte in Deutschland und den Benelux-Staaten und agiert in vielen Fällen als Generalunternehmer. Das Leistungsspektrum umfasst den Schlüsselfertigbau, Beton- und Ingenieurbau, Asphaltbau, Tiefbau und Rohrleitungsbau – von der Planung über die Durchführung beziehungsweise Koordination aller Bautätigkeiten bis hin zur pünktlichen Schlüsselübergabe und Inbetriebnahme. Zu den Referenzen des Mittelständlers mit einem Jahresumsatz von über 100 Millionen Euro zählen anspruchsvolle Großprojekte in Deutschland, Belgien, den Niederlanden und Luxemburg, darunter Kraftwerke, Logistik- und Silologistikzentren, Verwaltungs- und Produktionsstandorte, Labor- und Technikumsgebäude sowie die EmslandArena in Lingen. Niederlassungen befinden sich in Düsseldorf, Gelsenkirchen, Köln und Wuppertal.

© JobRouter AG 2017 /245