Success Story / KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH / Technische Dokumentation und elektronischer Rechnungsworkflow mit JobFerd

Guter Schnitt

Die KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH ist einer der führenden Komplettanbieter von Maschinen und Zubehör für Zerspanung, Schneiden und Blechbearbeitung. Bei der Verwaltung von technischen Dokumentationen und bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung setzt das inhabergeführte Unternehmen auf die Digitalisierungsplattform JobRouter.

In einer globalisierten, auf Lean Production getrimmten Welt wirkt sich jeder Anlagenstillstand auf die Produktivität aus. Fehlerhafte Teile können ganze Fertigungsketten lahmlegen oder millionenschwere Rückrufaktionen zur Folge haben. Umso wichtiger sind aktuelle, verständliche und vollständige Dokumentationen, die neben dem sicheren Betrieb jeden erdenklichen Fehler berücksichtigen und Wartungsintervalle sowie Ersatzteilbeschaffung unterstützen.

Herausforderung: Archivierung und Bereitstellung

„Wir hatten große Probleme, die Daten zugekaufter Maschinen und Produkte bei uns im Haus zu verifizieren und sie unseren Kunden und Partnern in der gewünschten Qualität zur Verfügung zu stellen“, erinnert sich Veit Becker. Er arbeitet als Marketingleiter in der Wasbeker Unternehmenszentrale und ist bei KNUTH zuständig für die internationale Projektkoordination. Für seine Kollegen ist es eine besondere Herausforderung sicherzustellen, dass technische Dokumentationen rechtzeitig noch vor der Lieferung der Produkte eingehen und vollständig sind. Am Ende einer intensiven Suche nach einer geeigneten Software entschieden sich die Norddeutschen für JobRouter, nachdem der JobRouter-Partner L und M neben den Möglichkeiten automatisierter Prozesse und digitaler Dokumentation auch die elektronische Rechnungsverarbeitung vorgestellt hatte. Auf die Entscheider bei KNUTH machte das System den robustesten Eindruck und bot zusätzlich nicht nur Marketing und Vertrieb, sondern auch vielen weiteren Abteilungen Vorteile und Einsparpotenziale.

Entlastung bei Sprachbarrieren

Viele Dokumentationen kommen aus Fernost, denn dort sitzen die meisten Lieferanten von KNUTH, vor allem in China. Das erschwert nicht nur die Kommunikation. „Wir benötigen ausreichend Zeit, um die Dokumentationen zu prüfen, zu übersetzen, zu korrigieren und sie an die Kunden weiterzugeben“, umreißt Veit Becker die Zielsetzung. Dazu musste in einem Workshop mit dem JobRouter-Partner L und M zunächst der Ist-Zustand ermittelt werden:

Wann werden Dokumentationen angefordert, wie erreichen sie die Wasbeker Zentrale, wie werden sie intern geprüft und aufgearbeitet? Außerdem ist der Zeitpunkt wichtig, an dem die übersetzten Dokumente freigegeben und mit gelieferten und geprüften Maschinen „verheiratet“ werden. Später gilt es sicherzustellen, dass es sich bei den Dokumentationen stets um die aktuellste Version handelt.

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Nach den umfangreichen Vorarbeiten war der JobRouter-Prozess selbst schnell und unkompliziert aufgesetzt. Zwei Schulungstage später nutzten die deutschen Kollegen das System bereits aktiv und begannen damit, die chinesischen Ansprechpartner via VOIP-Telefonie und Screen Sharing in den neuen Prozess einzuführen.

Feinschliff im laufenden Prozess

Der Feinschliff folgte im laufenden Betrieb, denn dieser zeigt in der Regel, wo weitere Optimierungspotenziale schlummern. Im vorliegenden Fall waren es Funktionen zum Sortieren, Ordnen und Suchen, die hinzugefügt wurden, und ein trickreicher Datentransfer: Der Transfer großer Datenmengen von China nach Deutschland kann mit Problemen wie Verbindungsabbrüchen oder Dateigrößenbeschränkungen verbunden sein. Um das Problem zu lösen, wurde eine neue Upload-Möglichkeit geschaffen: Nun laden die Lieferanten in China beispielsweise ihre Dokumente auf eine äußerlich ganz normale Website hoch. Für sie unsichtbar im Hintergrund holt JobRouter die Dokumente ab und überführt die Daten in einen Prozess, mit dem die eingangs genannten Aufgaben – Prüfen, Übersetzen, Korrigieren und Freigeben – übersichtlich und nachvollziehbar abgearbeitet werden können.

JobRouter-Prozesse im Hintergrund

Ähnliches gilt übrigens auch für Kollegen, die nicht am Hauptsitz beheimatet sind. Sie arbeiten ebenfalls nicht in einem JobRouter-Workaround, sondern nutzen cloudbasiert die von der Digitalisierungsplattform aufbereiteten und gelieferten Daten und Dokumente. Nachträglich eingebaut wurde zudem ein Prozessschritt, bei dem durch JobRouter veredelte Dokumente über eine Schnittstelle im ERP-System APplus bereitgestellt werden, sodass sich auch Kollegen anderer Abteilungen problemlos benötigte Dokumente ziehen können.

Die strukturierte und verlässliche Informationsbereitstellung war ein zentrales Ziel. Bislang wurden Anforderungen für Maschinendokumentationen manuell abgearbeitet: Ein Mitarbeiter sucht sich die entsprechende Dokumentation, lädt sie in einem E-Mail-Anhang und verschickt sie an den Kunden. Dieser Aufwand fällt zukünftig weg.

Läuft: elektronische Ausgangsrechnung

Nach der erfolgreichen Einführung der technischen Dokumentation begann das Unternehmen Ende 2016 damit, die elektronische Rechnungslegung im ZUGFeRD-konformen Standard umzusetzen. „Das ging auch relativ zügig. Nach zwei bis drei Wochen konnten wir das bereits testen und jetzt funktioniert der elektronische Rechnungsausgang problemlos“, bilanziert Veit Becker. Die Rechnungsdaten werden dabei standardisiert im XML-Datenformat mit einer PDF/A3-Datei versendet. Der Vorteil ist, dass die XML-Daten maschinenlesbar sind und im Idealfall ohne menschliches Eingreifen komplett dunkel weiterverarbeitet werden können. Übersetzt und vereinfacht heißt das: Die Rechnung wird automatisch bezahlt. Dies setzt natürlich voraus, dass der Empfänger über eine entsprechende Software verfügt und die Rechnungsdaten mit den Auftragsdaten übereinstimmen.

E-Rechnungen für Werkzeugmaschinen

Für den Werkzeugmaschinen-Spezialisten KNUTH ist es wichtig, dass die wichtig, dass die Rechnungen für die weltweit gefragten Maschinen digitalisiert abgearbeitet werden können.

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Veit Becker lobt, dass „die elektronisch generierte Ausgangsrechnung einfach weniger fehleranfällig ist, als wenn viele manuelle Schritte unternommen werden müssen.“ Das Modul JobFerd holt die Rechnungs- und Kontaktdaten aus dem ERP-System, erzeugt die ZUGFeRD-konforme Rechnung im PDF-Format und öffnet ein Fenster, in dem bereits der Empfänger und sowie ein Standardtext eingetragen sind. In der Buchhaltung werden die Daten nur noch geprüft, bevor die Rechnung dann einfach auf Knopfdruck versendet wird.

Die Umstellung der Rechnungsstellung für die Maschinen hatte auch Auswirkungen auf die Kleinteilrechnungen. Auch diese werden nun automatisch geführt, weil die Wasbeker ihre Abläufe überarbeitet haben. Aktuell befasst sich die IT-Abteilung mit den Eingangsrechnungen, die ebenfalls automatisiert verarbeitet werden sollen. Ein OCR-Scanner wurde bereits angeschafft, nach der Anbindung an die Schnittstelle steht die Testphase an. Läuft alles nach Plan, wird JobRouter die ausgelesenen Kopf- und Rechnungsdaten ans ERP-System weiterleiten und sich im Rechnungsversand und in der revisionssicheren Archivierung nützlich machen. Das alte Archiv wurde bereits durch JobArchive abgelöst.

„JobRouter® heimlich integriert“

„Kollegen und Kolleginnen aus der Buchhaltung und der technischen Dokumentation arbeiten im Frontend mit JobRouter. Für alle anderen haben wir JobRouter heimlich in die Systemlandschaft integriert. Das hat den Vorteil, dass wir nicht alle Mitarbeiter neu schulen müssen und jeder in seinem gewohnten System arbeiten kann. Unsere Kollegen im Vertrieb werden nie sehen, dass JobRouter hinter ihrer Salesforce-Anbindung steckt. Oder hinter der E-Rechnung, bei der sie heute für den Versand nur noch einen Knopf drücken müssen anstatt fünf.“

Zitat: Veit Becker, Leiter Marketing und internationale Projektkoordination, KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH

Salesforce-Anbindung

Seit die CRM-Lösung Salesforce an JobRouter angebunden ist, können auch die Kundeninformationen aus dem Vertriebstool intern besser genutzt werden. Über eine Schnittstelle zur Website können zukünftig Auftragsdaten automatisch ins System fließen. Im Hinblick auf die beratungsintensiven Verkaufsprozesse verspricht man sich davon Vorteile in der Bearbeitungsgeschwindigkeit.

Fazit: „Kommt gut an bei den Kollegen“

Über die Rückmeldungen, die Veit Becker intern und von den Partnerunternehmen erhält, gibt er gerne Auskunft: „Die Kollegen aus der Technik äußern sich positiv. Auch die Kollegen aus China freuen sich über die Vereinfachung bei der Strukturierung der technischen Dokumentationen. Die Kollegen aus dem Vertrieb sind nicht nur froh über den Rechnungs-Builder, sondern auch über die anderen kleinen Projekte, die wir mit JobRouter programmiert haben.“ Welche das sind, verrät er nicht. Aber er ist sich sicher, dass es nicht die letzten sein werden – schließlich kämen die Neuerungen in den Abläufen bei den Kollegen richtig gut an.

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Die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit JobFerd

  1. ermöglicht die vollautomatische Rechnungsverarbeitung (Dunkelverarbeitung) nach ZUGFeRD-Standard
  2. ist die Schnittstelle zwischen Rechnungseingang und -verarbeitung
  3. liest Rechnungsdaten auf Positionsebene aus und macht die manuelle Datenerfassung überflüssig
  4. ergänzt elektronische Rechnungen, indem es sich die Daten aus dem ERP-System zieht
  5. erlaubt die komplette Rechnungsstellung in eigenem Dokumentenlayout

Vorteile der Verwaltung + Steuerung technischer Dokumentation mit JobRouter®

  1. unterstützt webbasierte dezentrale, kollaborative Zusammenarbeit
  2. schreibt Versionen fort und speichert diese nachvollziehbar im Archiv
  3. ist besonders schnittstellenfreundlich und für jede Anbindung offen
  4. erlaubt die Programmierung beliebig vieler vor- und nachgelagerter Teilprozesse sowie gänzlich neuer Prozesse

Projektdetails

Kunde KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH
Branche: Maschinenbau
Mitarbeiter: 400 weltweit
Vorgänge:  
Datenbank: ERP APplus, Salesforce CRM, Website
Projektdauer:  
Laufende Prozesse: technische Dokumentation, elektronische Ausgangsrechnung
Geplante Prozesse: Eingangsrechnungsverarbeitung, Anbindung an Website
Kurzprofil KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH

Die KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH wurde 1923 gegründet und gehört zu den weltweit führenden Komplettanbietern von konventionellen und CNC gesteuerten Werkzeugmaschinen sowie Zubehör zum Trennen, Zerspanen und für die Blechbearbeitung. Seit 2013 bietet das inhabergeführte Unternehmen neben importierten Präzisionsmaschinen auch selbst konstruierte CNC-Fräsmaschinen mit hocheffizienter Servotechnik. Das Kundenportfolio umfasst weit über 100.000 Unternehmen – vom Handwerksbetrieb bis zum Industrieunternehmen. Rund 100 der weltweit insgesamt 400 Mitarbeiter sind in der Zentrale in Wasbek bei Neumünster beschäftigt. Mit Standorten in über 40 Ländern, darunter Niederlassungen in Russland, Brasilien, Südafrika und den Vereinigten Staaten, ist KNUTH am Puls der regionalen Märkte und garantiert Kunden vor Ort Beratung und Service.

© JobRouter AG 2017 /250