Success Story / KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH / Technische Dokumentation und elektronischer Rechnungsworkflow mit JobFerd

Guter Schnitt

Die KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH ist einer der führenden Komplettanbieter von Maschinen und Zubehör für Zerspanung, Schneiden und Blechbearbeitung. Bei der Verwaltung von technischen Dokumentationen und bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung setzt das inhabergeführte Unternehmen auf die Digitalisierungsplattform JobRouter.

In einer globalisierten, auf Lean Production getrimmten Welt wirkt sich jeder Anlagenstillstand auf die Produktivität aus. Fehlerhafte Teile können ganze Fertigungsketten lahmlegen oder millionenschwere Rückrufaktionen zur Folge haben. Umso wichtiger sind aktuelle, verständliche und vollständige Dokumentationen, die neben dem sicheren Betrieb jeden erdenklichen Fehler berücksichtigen und Wartungsintervalle sowie Ersatzteilbeschaffung unterstützen. Die Technischen Dokumentationen für das eigene Maschinenprogramm "Made by Knuth" in deutscher Sprache und die zumeist fremdsprachlichen Dokumente für die Handelsprodukte aus aller Welt spielen dabei eine große Rolle.

Herausforderung: Archivierung und Bereitstellung

„Wir hatten große Probleme, die Daten zugekaufter Maschinen und Produkte bei uns im Haus zu verifizieren und sie unseren Kunden und Partnern in der gewünschten Qualität zur Verfügung zu stellen“, erinnert sich Veit Becker. Er arbeitet als Marketingleiter in der Wasbeker Unternehmenszentrale und ist bei KNUTH zuständig für die internationale Projektkoordination. Für seine Kollegen ist es eine besondere Herausforderung sicherzustellen, dass technische Dokumentationen rechtzeitig noch vor der Lieferung der Produkte eingehen und vollständig sind. Am Ende einer intensiven Suche nach einer geeigneten Software entschieden sich die Norddeutschen für JobRouter, nachdem der JobRouter-Partner L und M neben den Möglichkeiten automatisierter Prozesse und digitaler Dokumentation auch die elektronische Rechnungsverarbeitung vorgestellt hatte. Auf die Entscheider bei KNUTH machte das System den robustesten Eindruck und bot zusätzlich nicht nur Marketing und Vertrieb, sondern auch vielen weiteren Abteilungen Vorteile und Einsparpotenziale.

Entlastung bei Sprachbarrieren

Viele Dokumentationen kommen aus Fernost, denn dort sitzen die meisten Lieferanten von KNUTH. Das erschwert nicht nur die Kommunikation. „Wir benötigen ausreichend Zeit, um die Dokumentationen zu prüfen, zu übersetzen, zu korrigieren und sie an die Kunden weiterzugeben“, umreißt Veit Becker die Zielsetzung. Dazu musste in einem Workshop mit dem JobRouter-Partner L und M zunächst der Ist-Zustand ermittelt werden:

Wann werden Dokumentationen angefordert, wie erreichen sie die Wasbeker Zentrale, wie werden sie intern geprüft und aufgearbeitet? Außerdem ist der Zeitpunkt wichtig, an dem die übersetzten Dokumente freigegeben und mit gelieferten sowie geprüften Maschinen „verheiratet“ werden. Später gilt es sicherzustellen, dass es sich bei den Dokumentationen stets um die aktuellste Version handelt.

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Nach den umfangreichen Vorarbeiten war der JobRouter-Prozess selbst schnell und unkompliziert aufgesetzt. Zwei Schulungstage später nutzten die deutschen Kollegen das System bereits aktiv und begannen damit, die Ansprechpartner aus Fernost via VOIP-Telefonie und Screen Sharing in den neuen Prozess einzuführen.

Feinschliff im laufenden Prozess

Der Feinschliff folgte im laufenden Betrieb, denn dieser zeigt in der Regel, wo weitere Optimierungspotenziale schlummern. Im vorliegenden Fall waren es Funktionen zum Sortieren, Ordnen und Suchen, die hinzugefügt wurden, und ein trickreicher Datentransfer: Der Transfer großer Datenmengen nach Deutschland kann mit Problemen wie Verbindungsabbrüchen oder Dateigrößenbeschränkungen verbunden sein. Um das Problem zu lösen, wurde eine neue Upload-Möglichkeit geschaffen: Nun laden die Lieferanten in Asien beispielsweise ihre Dokumente auf eine äußerlich ganz normale Website hoch. Für sie unsichtbar im Hintergrund holt JobRouter die Dokumente ab und überführt die Daten in einen Prozess, mit dem die eingangs genannten Aufgaben – Prüfen, Übersetzen, Korrigieren und Freigeben – übersichtlich und nachvollziehbar abgearbeitet werden können.

JobRouter-Prozesse im Hintergrund

Ähnliches gilt übrigens auch für Kollegen, die nicht am Hauptsitz beheimatet sind. Sie arbeiten ebenfalls nicht in einem JobRouter-Workaround, sondern nutzen cloudbasiert die von der Digitalisierungsplattform aufbereiteten und gelieferten Daten und Dokumente. Nachträglich eingebaut wurde zudem ein Prozessschritt, bei dem durch JobRouter veredelte Dokumente über eine Schnittstelle im ERP-System APplus bereitgestellt werden, sodass sich auch Kollegen anderer Abteilungen problemlos benötigte Dokumente ziehen können.

Die strukturierte und verlässliche Informationsbereitstellung war ein zentrales Ziel. Bislang wurden Anforderungen für Maschinendokumentationen manuell abgearbeitet: Ein Mitarbeiter sucht sich die entsprechende Dokumentation, lädt sie in einem E-Mail-Anhang und verschickt sie an den Kunden. Dieser Aufwand fällt zukünftig weg.

Läuft: elektronische Ausgangsrechnung

Nach der erfolgreichen Einführung der technischen Dokumentation begann das Unternehmen Ende 2016 damit, die elektronische Rechnungslegung im ZUGFeRD-konformen Standard umzusetzen. „Das ging auch relativ zügig. Nach zwei bis drei Wochen konnten wir das bereits testen und jetzt funktioniert der elektronische Rechnungsausgang problemlos“, bilanziert Veit Becker. Die Rechnungsdaten werden dabei standardisiert im XML-Datenformat mit einer PDF/A3-Datei versendet. Der Vorteil ist, dass die XML-Daten maschinenlesbar sind und im Idealfall ohne menschliches Eingreifen komplett dunkel weiterverarbeitet werden können. Übersetzt und vereinfacht heißt das: Die Rechnung wird automatisch bezahlt. Dies setzt natürlich voraus, dass der Empfänger über eine entsprechende Software verfügt und die Rechnungsdaten mit den Auftragsdaten übereinstimmen.

E-Rechnungen für Werkzeugmaschinen

Für den Werkzeugmaschinen-Spezialisten KNUTH ist es wichtig, dass die Rechnungen für die weltweit gefragten Maschinen digitalisiert abgearbeitet werden können.

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Veit Becker lobt, dass „die elektronisch generierte Ausgangsrechnung einfach weniger fehleranfällig ist, als wenn viele manuelle Schritte unternommen werden müssen.“ Das Modul JobFerd holt die Rechnungs- und Kontaktdaten aus dem ERP-System, erzeugt die ZUGFeRD-konforme Rechnung im PDF-Format und öffnet ein Fenster, in dem bereits der Empfänger und sowie ein Standardtext eingetragen sind. In der Buchhaltung werden die Daten nur noch geprüft, bevor die Rechnung dann einfach auf Knopfdruck versendet wird.

Die Umstellung der Rechnungsstellung für die Maschinen hatte auch Auswirkungen auf die Kleinteilrechnungen. Auch Eingangsrechnungen werden nun vollautomatisiert verarbeitet. JobRouter leitet die mittels OCR-Scanner erfassten Kopf- und Rechnungsdaten an das ERP-System weiter und macht sich im Rechnungsversand und in der revisionssicheren Archivierung nützlich.

Im Hintergrund spielt sich das so ab: Per Post eintreffende Rechnungen werden eingescannt und an die Buchhaltung weitergeleitet, wo sie mit den per E-Mail eingegangenen Rechnungen erfasst und hinsichtlich der Kopfdaten gecheckt werden. Anschließend erfolgt die Zuweisung der Belege an die Rechnungsprüfer. In ihrer Rechnungsprüfungs-Eingangsbox auf der JobRouter-Oberfläche können sie die Forderungen bestätigen, ablehnen oder aufgrund der Nichtzuständigkeit zurückverweisen. Für den nächsten Schritt sind wieder die Buchhaltungsmitarbeiter zuständig: Sie buchen die Rechnungen und bereiten in JobRouter einen Zahlungslauf für die Geschäftsführung vor. Nach entsprechender Freigabe meldet das System der Buchhaltung in einer Übersicht, welche Rechnungen gezahlt werden können. Erledigte Rechnungen speichert die Digitalisierungsplattform anschließend revisionssicher in JobArchive.

„JobRouter-Anbindung schafft Mehrwert"

"Seit wir die CRM-Lösung Salesforce über JobRouter an das ERP-System angebunden haben, können wir im Kundenbeziehungsmanagement und im Vertriebscontrolling die Vorteile einer besseren Systemintegration nutzen – mit Auswirkungen auch auf Marketing und Einkauf. Sobald wir im CRM sehen, dass viele Bestellungen anstehen, weil weniger manuelle Schritte unternommen werden müssen, können wir den Einkaufsprozess entsprechend steuern. Über die geplante Schnittstelle zur Website können zukünftig Auftragsdaten automatisch ins System übertragen werden. Davon versprechen wir uns vor allem im Hinblick auf die beratungsintensiven Verkaufsprozesse eine schnellere Abwicklung."

Veit Becker, Leiter Marketing und internationale Projektkoordination, KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH

Fazit: „Kommt gut an bei den Kollegen“

Über die Rückmeldungen, die Veit Becker intern und von den Partnerunternehmen erhält, gibt er gerne Auskunft: „Die Kollegen aus der Technik äußern sich positiv. Auch die Kollegen aus Fernost freuen sich über die Vereinfachung bei der Strukturierung der technischen Dokumentationen. Die Kollegen aus dem Vertrieb sind nicht nur froh über den Rechnungs-Builder, sondern auch über die anderen kleinen Projekte, die wir mit JobRouter programmiert haben. Die Neuerungen in den Abläufen programmiert haben. Die Neuerungen in den Abläufen kommen bei den Kollegen richtig gut an."

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Die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit JobFerd

  1. ermöglicht die vollautomatische Rechnungsverarbeitung (Dunkelverarbeitung) nach ZUGFeRD-Standard
  2. ist die Schnittstelle zwischen Rechnungseingang und -verarbeitung
  3. liest Rechnungsdaten auf Positionsebene aus und macht die manuelle Datenerfassung überflüssig
  4. ergänzt elektronische Rechnungen, indem es sich die Daten aus dem ERP-System zieht
  5. erlaubt die komplette Rechnungsstellung in eigenem Dokumentenlayout

Vorteile der Verwaltung + Steuerung technischer Dokumentation mit JobRouter®

  1. unterstützt webbasierte dezentrale, kollaborative Zusammenarbeit
  2. schreibt Versionen fort und speichert diese nachvollziehbar im Archiv
  3. ist besonders schnittstellenfreundlich und für jede Anbindung offen
  4. erlaubt die Programmierung beliebig vieler vor- und nachgelagerter Teilprozesse sowie gänzlich neuer Prozesse

Projektdetails

Kunde KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH
Branche: Maschinenbau
Mitarbeiter: 400 weltweit
Datenbank: ERP APplus, Salesforce CRM, Website
Projektdauer: seit Anfang 2016
Laufende Prozesse: Technische Dokumentation, Eingangsrechnungsverarbeitung, Anbindung an Salesforce, Erstellung erweiterter Angebote, elektronische Ausgangsrechnung
Geplante Prozesse: Anbindung an Website, Anbindung an die Buchhaltungssoftware
Kurzprofil KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH

Die KNUTH Werkzeugmaschinen GmbH wurde 1923 gegründet und gehört zu den weltweit führenden Komplettanbietern von konventionellen und CNC gesteuerten Werkzeugmaschinen sowie Zubehör zum Trennen, Zerspanen und für die Blechbearbeitung. Seit 2013 bietet das inhabergeführte Unternehmen neben importierten Präzisionsmaschinen auch selbst konstruierte CNC-Fräsmaschinen mit hocheffizienter Servotechnik. Das Kundenportfolio umfasst weit über 100.000 Unternehmen – vom Handwerksbetrieb bis zum Industrieunternehmen. Rund 100 der weltweit insgesamt 400 Mitarbeiter sind in der Zentrale in Wasbek bei Neumünster beschäftigt. Mit Standorten in über 40 Ländern, darunter Niederlassungen in Russland, Rumänien, Südafrika und den Vereinigten Staaten, ist KNUTH am Puls der regionalen Märkte und garantiert Kunden vor Ort Beratung und Service.

© JobRouter AG 2017 /250