Success Story / Hochschule / Kamelpost 2.0 mit JobPDF

Kamelpost 2.0

Erlaubt man sich einen Vergleich der Postwege zwischen – sagen wir: Bagdad und Damaskus im Jahr 1881 – und zwei Personen mit E-Mail-Account heute, so kommt man auf die bemerkenswerte Differenz von 14 Tagen. So lange dauerte nämlich die Kamelpost damals. Erstaunlicherweise kommt die aktuelle Hauspost in großen Unternehmen und Institutionen auf ähnliche Zustellzeiten wie die sprichwörtliche Kamel- oder Schneckenpost. Kürzere Durchlaufzeiten waren jedoch nur ein Kriterium einer namhaften Hochschule, die auf das zeitgemäße Transportmittel JobPDF setzt.

Acht Fakultäten, über 15.000 Studierende, rund ein Dutzend Forschungsinstitute: Eine Hochschule dieser Größenordnung verarbeitet, verwaltet und archiviert eine schier unvorstellbare Menge an Dokumenten und Daten. Viele Verwaltungsprozesse fallen wiederholt an, zum Beispiel Anträge für Drittmittel-Projekte, welche im Hochschul- und Forschungswesen sowie für den Forschungsstandort Deutschland insgesamt von elementarer Bedeutung sind. Die Antragstellung durchläuft hochschulintern ein mehrstufiges Prüfungs- und Genehmigungsverfahren. Für das komplexe Prozedere nutzen Forscher Leitfäden oder werden von speziellen Abteilungen unterstützt.

Seit 2014 wird der Drittmittel-Prozess mit dem Workflow-Management-System JobRouter® verarbeitet. Ziel: schneller, sicherer, fehlerfreier und letztlich erfolgsgekrönt soll es sein! Das Prinzip ist einfach: Alle Prozessschritte – die formalen und die inhaltlichen - laufen zunächst rein elektronisch ab.

Success Story / Hochschule / Kamelpost 2.0 mit JobPDF

Weil das System beim Zusammenstellen aller Daten und beim Kalkulieren hilft, können sich die Forscher auf die Projektbeschreibung konzentrieren. Ist intern alles geprüft und genehmigt, erzeugt das Modul JobPDF den Drittmittel-Antrag in der üblichen Papierform, damit er auf dem Postweg zugestellt werden kann.

Wirtschaftlicher, ressourcenschonender und zügiger zeigen sich auch zahlreiche Prozesse in der Personalverwaltung. Vieles läuft inzwischen völlig papierlos ab. Papiersparend wird die Eintrittsmeldung für neue Mitarbeiter abgewickelt. Das schließlich von JobPDF ausgelöste Meldedokument geht per E-Mail an den neuen Mitarbeiter heraus. Dieser sendet es unterzeichnet an die Hochschule zurück, wo es mittels Barcode digital eingelesen und archiviert wird.

Um zum tierischen Vergleich zurückzukehren: JobPDF transportiert Dokumente und Daten so zuverlässig auf der Lang- oder Kurzstrecke durch die Datenwüste wie ein Wüstenschiff Transportgut durch die Sahara trägt. So wie Kamele bei der Erschließung neuer Territorien eine Schlüsselrolle spielten, erweist sich JobPDF als Schlüsseltool im Verwaltungseinsatz. Beliebig viele Templates ermöglichen es, dass das PDF am Ende aussieht wie vom Papierformular gewohnt - oder sogar besser, weil es stets auf den entsprechenden Zweck hin angepasst werden kann. Im rein elektronischen Einsatz lassen sich PDFs neben Texten mit Bewegbild und interaktiven Verweisen und Navigationshilfen anreichern, Funktionen, die beim Druck verloren gingen. Auch das Ausschöpfen der digitalen Möglichkeiten von PDF und JobPDF ist einem Lernprozess unterworfen.

Hier endet unsere Analogie. Bis Telegrafen und andere Transportmittel die Kamelpost abgelöst hatten, vergingen ein paar Jahrzehnte. Unser Hochschulkunde hingegen digitalisiert sukzessive sehr erfolgreich und zügig weitere Verwaltungsprozesse und freut sich täglich über budgetschonende Einsparungen bei den Durchlaufzeiten, im Papierverbrauch, im Personalaufwand und in der Archivierung.

JobRouter® Workflow-Suite

JobRouter® ist ein flexibles und unabhängiges Workflow-Management-System, um beliebige Geschäftsprozesse zu automatisieren. Mit seinen vielen Schnittstellen passt sich JobRouter® jeder bestehenden Systemumgebung an und unterstützt dokumentbezogene und datenbezogene Prozesse. Da JobRouter® komplett mit Webtechnologie arbeitet, können auch standortübergreifende Prozesse abgebildet, gesteuert und überwacht werden. Die JobRouter®-Basis lässt sich mit zusätzlichen Modulen jederzeit an die Komplexität eines Prozesses und eine variierende Benutzerzahl anpassen. Prozesse können auch über Versionswechsel hinweg ohne Anpassungen weiter verwendet werden.

© JobRouter AG 2015 /217