Success Story / JobRouter AG / Elektronische Schulungsverwaltung

Test bestanden

Die betriebliche Weiterbildung hat sich in den vergangenen zwei Dekaden vom freiwilligen Workshop für Aufstiegswillige zur Pflichtveranstaltung für nahezu jeden Arbeitnehmer entwickelt. Immer neue Softwareinstallationen, webbasierte Anwendungen, E-Mails, Terminkalender und selbst der Urlaubszettel – elektronisch oder nichts lautet die Devise. IT-Know-how und Industrie 4.0 stehen laut Bundesverband der Informationswirtschaft Bitkom ganz oben auf der Qualifizierungs-Agenda deutscher Unternehmen. Die JobRouter*-Prozessapplikation "Schulungsverwaltung" bringt Transparenz und Automatisierung in das Bildungsmanagement.

Patrick Meyhöfer, Schulungsleiter der JobRouter AG, erklärt die neue Version JobRouter 4.0. (Bild: JobRouter AG)

Prozess von der Wunschliste

Für Softwareschmieden wie die JobRouter AG selbst gilt natürlich ebenfalls: Die eigenen Mitarbeiter, aber auch Vertriebspartner und Kunden benötigen aktuelle Kenntnisse im Umgang mit Modulen, Release-Versionen oder Schnittstellen. Gesteuert und überwacht wird das interne und externe Bildungsmanagement vom JobRouter-Prozess "Schulungsverwaltung". Der im Haus entwickelte Workflow ist eines von mehreren Prozess-Templates, welche die JobRouter AG ihren Kunden anbietet. Damit erfüllt das Unternehmen die Nachfrage nach vorgefertigten Basisanwendungen, die sich die Kunden selbst anpassen und individualisieren können.

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Weitere Prozess-Templates sind JobTicket für den Support-Ticket-Prozess, JobExpense für einen Reisekostenprozess und JobTechDocGuard, ein Prozess zur Verwaltung von technischen Dokumenten.

Das Grundgerüst der Möglichkeiten

Grundgerüst ist eine Übersicht über alle Bildungsangebote, in die jegliches Schulungsangebot – vom Webinar bis zur Präsenzveranstaltung – eingepflegt wird. Jede Veranstaltung erhält eine eindeutige Nummer, Startdatum und -uhrzeit, Angaben zur Dauer, dem Dozenten, der Anzahl freier Plätze inklusive automatischem Zähler, einen Preis und ein Datum, bis wann eine kostenfreie Stornierung möglich ist. Ebenfalls hinterlegt werden die Länge und die Inhalte der Lerneinheiten. Die Anzahl der Felder ist variabel und lässt sich ganz einfach auf die Gegebenheiten eines Unternehmens anpassen. Um die Übersicht zu erleichtern, werden den Administrationsberechtigten die Schulungstermine und zugewiesene Verantwortliche so lange als aktiv angezeigt, bis der jeweilige Termin stattgefunden hat oder abgesagt wurde.

Einfacher Registrierungsprozess

Ein Grundprinzip eines jeden Registrierungsprozesses ist, dass er gleichzeitig so unkompliziert und sicher wie möglich funktionieren muss. Bei der JobRouter AG läuft die Schulungsregistrierung beispielsweise über das Support-Portal. Nach dem Login präsentiert eine Echtzeitanzeige alle verfügbaren Plätze einschließlich der zuvor genannten Veranstaltungsdaten und Fakten. Aktiv bestätigt werden muss ein Bedingungsfeld, mit dem der Teilnehmer die Vertragsbedingungen anerkennt und bestätigt, dass er gegebenenfalls erforderliches Equipment – etwa einen Laptop – mitbringt. Sind alle Anmeldevoraussetzungen erfüllt, wird ein automatischer Versand einer E-Mail-Bestätigung ausgelöst und außerdem ein Kalendereintrag, der in Outlook oder im Smartphone-Kalender gespeichert werden kann.

„Standardprozesse der Schulungsverwaltung
sind inzwischen Nebensache“

Portrait von Patrick Meyhöfer, Schulungsleiter bei der JobRouter AG

„Für mich besonders wichtig ist die Übersicht. Sie gibt mir Auskunft über Schulungsmaßnahmen, um unsere Vertriebspartner und JobRouter-Anwender optimal zu unterstützen. Registrierung und Bestätigung, aber auch die ganzen administrativen Aufgaben rund um die Schulungsabwicklung verursachen kaum noch Aufwand. Das schafft Raum für Inhalte. Denn nur wenn Weiterbildung – ob Pflichtveranstaltung oder freiwilliges Training – Spaß macht, motiviert und am realen Arbeitsalltag orientiert ist, bleibt wirklich etwas hängen.“

Patrick Meyhöfer, Schulungsleiter JobRouter AG

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Eingebaute Rückwärtsfunktionen

Was im Vorwärtsgang funktioniert, lässt sich auch in die Gegenrichtung automatisieren. Will ein Teilnehmer seine Anmeldung stornieren, so kann er dies selbständig über sein Benutzerkonto erledigen. Findet die Veranstaltung aus internen Gründen nicht statt, so kann der Administrator die Veranstaltung auf den Status storniert setzen und die Teilnehmer werden automatisch benachrichtigt.

Übersicht erleichtert Planung und Betreuung

Schon jetzt kann Schulungsleiter Meyhöfer mit den gegebenen Daten sehr nützliche Auswertungen vollziehen und Bedürfnisse ermitteln, etwa wenn überdurchschnittlich häufig Supportanfragen kommen: Hat die Abteilung, der Mitarbeiter oder der Kunde bereits eine Trainingsmaßnahme zum Thema besucht? Welche grundlegenden, weiterführenden – oder möglicherweise vorgeschriebenen – Schulungen wurden bereits absolviert? Mit welcher Bildungsmaßnahme könnte der Mitarbeiter oder Kunde in die Lage versetzt werden, seine Herausforderungen eigenständig zu meistern?

Auch ein Support profitiert von der Einsichtnahme: Im Hause JobRouter kann beispielsweise der zuständige Supportmitarbeiter abfragen, ob ein Benutzer eine bestimmte Schulung erhalten hat. Ist das nicht der Fall, wird der Mitarbeiter seine Unterstützungsleistung auf den Kenntnisstand anpassen und – falls nötig – eine Schulungsempfehlung aussprechen.

Der Prozess erleichtert zudem das Bildungscontrolling, wenn es um Fragen der Personalentwicklung oder um erforderliche Rezertifizierungen geht: Das Modul JobSelect kann anzeigen, welche angehende Führungskraft welches Fortbildungsangebot wann wahrgenommen hat, wer den jährlichen Leistungsnachweis erbracht hat oder wer eine (gesetzlich) vorgeschriebene Zertifizierung absolviert hat. Genauso schnell lässt sich ermitteln, welche Schulung neuen Kollegen fehlt und wann ein entsprechender Kurs stattfindet.

Kostenkontrolle und Budgetplanung

Transparenter und planbarer werden gleichzeitig die Kosten sowie die Budgetierungen für Folgezeiträume. Der Personaler kann jederzeit auswerten, in welcher Höhe ein Mitarbeiter sein Bildungsbudget bereits verbraucht hat. Er kann auch auf Basis von Reportings besser planen, welches Budget für das kommende Geschäftsjahr einzuplanen ist. Es kann ausgewertet werden, welche Maßnahmen besonders teuer, fruchtbar oder beliebt waren und welche kaum wahrgenommen wurden.

Die Abwicklung kostenpflichtiger Schulungsmaßnahmen wird vereinfacht, indem der Rechnungsversand an die Teilnehmer oder deren Arbeitgeber aus JobRouter heraus angestoßen wird. Ausgelöst wird dieser Schritt beispielsweise durch den Zeitnachweis des Trainers. Sobald die Vorgaberegel erfüllt ist, laufen zwei parallele Erinnerungsfunktionen an: zum einen für die Zertifikate, zum anderen für die Teilnehmerrechnungen.

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Namensschilder, Zertifikate und Bewirtungsbelege automatisch abgehakt

In der Vor- wie auch in der Nachbereitung lassen sich viele Aufgaben automatisieren. Eine davon ist die Reservierung des Seminar- oder Konferenzraumes. Eine weitere ist das Ausdrucken von Namensschildern für die Teilnehmer. Bewirtungsbelege im PDF-Format für die Abrechnung in der Buchhaltung lassen sich ebenfalls automatisiert erzeugen.

Das Modul JobPDF kommt zudem bei den Nachweisen in Form von Zertifikaten zum Einsatz. Zertifikate können auf zweierlei Weise zur Verfügung gestellt werden: Zum einen wird eine individuell gestaltete PDF-Datei generiert, die dem Teilnehmer per E-Mail zugesandt wird. Als zweite Möglichkeit bietet der Login auf dem Support-Portal eine Downloadmöglichkeit für die Zertifikate. Die Bereitstellung wird durch Regeln abgesichert.

Die Vorteile der Schulungsverwaltung via JobRouter®

  1. Zeitersparnis beim Vorbereiten, Verwalten und Abrechnen von Qualifizierungsmaßnahmen
  2. übersichtliches Bildungscontrolling
  3. geeignet für die Personalentwicklung
  4. Kostenkontrolle und weitere Reportings
  5. geeignet für die Kundenbetreuung mit Schulungsbedarf

Projektdetails

Anwender: JobRouter AG
Branche: Softwarehersteller
Mitarbeiter: 58
Vorgänge: 30 / Monat
Schnittstellen: möglich, z. B. zu SAP HR oder SAP HCM
Genutzte Module: JobPDF, JobTimer, JobSelect
Kurzprofil JobRouter AG

Logo JobRouter

Die JobRouter AG ist ein global führender Hersteller eines branchenübergreifenden Workflow-Management-Systems für Kunden aller Unternehmensgrößen. Damit unterstützt JobRouter Unternehmen, ihren Workflow zu optimieren, ihre Daten und Dokumente effizient zu archivieren und ihre internen sowie externen Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die modular angelegten Bausteine der JobRouter-Technologie erlauben es, die Lösungen den Anforderungen entsprechend zu erweitern und individuell zu organisieren. Unternehmen erhalten ein umfassendes und auf sie zugeschnittenes System mit einer Vielzahl von agilen Schnittstellen. Gemeinsam mit einem Netzwerk aus rund 120 Partnern und eigenen Niederlassungen in Marokko, der Türkei und Polen, liefert die JobRouter AG an über 700 Kunden weltweit; darunter führende Unternehmen wie Ernst & Young, Heberger, Metzler IT Services, MEYER WERFT, Rockwell Collins oder ZF TRW. Die JobRouter AG hat ihren Hauptsitz in Mannheim.

© JobRouter AG 2016 / Dok.Nr. 238 / [*] JobRouter® und SAP® sind eingetragene und geschützte Marken.