Success Story / ITK-Spezialist / Dokumenten-Management mit JobArchive

Elefantengedächtnis

Elefanten vergessen nie. Die Dickhäuter merken sich die Lage überlebenswichtiger Wasserplätze in einer Art Gedächtnislandkarte. Dem zuverlässigen Wiederauffinden der Quellen auch nach vielen Jahren verdanken sie ihr Überleben. Im Geschäftsalltag sind digitale Ablagestellen wie JobArchive für das „Elefantengedächtnis“ eines Unternehmens zuständig. Ein schwergewichtiger Bericht über prozessorientiertes Denken und den Umzug von rund einer halben Million Dokumente.

Gemessen an der Lebenserwartung von Elefanten – sie können in Freiheit 90 Jahre alt werden - hat das Referenzunternehmen, ein ITK-Spezialist in Süddeutschland, gerade mal die Halbzeit erreicht. Der erfolgreiche Mittelständler wächst kontinuierlich und unterhält auf deutschem Boden zahlreiche Niederlassungen. Als die Mitarbeiterzahl gen 500 tendiert, wird es Zeit, die internen Abläufe neu zu ordnen. Die Wahl fällt auf das leistungsfähige Workflow-Management-System JobRouter®.

Skalierbar, universell, ISO-gerecht

Drei gute Gründe geben den Ausschlag. Erstens muss das Workflow-Management-System für zukünftiges Wachstum skalierbar sein. Zweitens muss gewährleistet sein, dass die Abläufe den zertifizierten Anforderungen der Geschäftsbereiche entsprechen. Drittens soll die bestehende bunte Systemlandschaft aus Datenbanken, Intranet, ERP-System, Office-Programmen und vorhandenem Archiv vereinheitlicht werden.

Success Story / ITK-Spezialist / Dokumenten-Management mit JobArchive

Kein Problem für das Workflow-Management-System JobRouter®. Als zentrale und universelle Schnittstelle verarbeitet und verteilt es Daten und Dokumente so effizient, dass Mitarbeiter lieber über die selbsterklärende JobRouter®-Eingabemaske arbeiten als im ERP.

Zeit und Geld gespart

Rückblick: Vor der Ablage steht der Posteingang. Hunderte Belege müssen werktäglich im Haus verarbeitet werden. Die Mitarbeiter lernen, den Rechnungseingangsprozess neu zu denken. Im ersten Schritt werden etablierte Arbeitsabläufe identifiziert, in Prozessschritte zerlegt und standardisiert. Der Workflow wird wie eine „Roadmap“ im grafischen Workflow-Designer angelegt. Erster Erfolg: Der schlanke Prozess ermöglicht es, Skonti zeitgerecht auszuschöpfen. Von den Ergebnissen beflügelt werden weitere Abläufe optimiert und beschleunigt, darunter das Antragswesen, Arbeitszeitkorrekturen, die Genehmigung von Zahlungsläufen durch die Geschäftsleitung, der Urlaubsprozess sowie komplexe Prozesse im Berichts- und Qualitätswesen.

Ende gut, alles gut

Während das Workflow-Management-System JobRouter® alle Dokumente revisionssicher im elektronischen Archiv ablegt, warten hunderttausende Altakten darauf, in das neue JobArchive zu wandern. Auch die Migration wird in Systemschritte unterteilt und kann so sicher vollzogen werden. Dabei werden gleich Altlasten beseitigt – dank Erkenntnisvermögen: So wie Elefanten sich selbst im Spiegel erkennen, erkennt JobArchive Dubletten - sogar archivübergreifend.

Dass der Vergleich mit dem Elefantengedächtnis nicht hinkt, zeigen außerdem diese intelligenten Eigenschaften: JobArchive merkt sich alles und lässt sich in beliebig viele „Merkschubladen“ – also Archive und Versionsnummern – einteilen. JobArchive vergisst nichts, wenn das Löschen archivierter Dokumente durch Einstellung untersagt ist. Revisionssicher kann jede nachträgliche Dokumenten- oder Datenänderung nachvollzogen werden. Beste Voraussetzungen also für das Fortbestehen des prosperierenden ITK-Unternehmens in der nächsten Halbzeit – nach Elefantenjahren.

JobRouter® Workflow-Suite

JobRouter® ist ein flexibles und unabhängiges Workflow-Management-System, um beliebige Geschäftsprozesse zu automatisieren. Mit seinen vielen Schnittstellen passt sich JobRouter® jeder bestehenden Systemumgebung an und unterstützt dokumentbezogene und datenbezogene Prozesse. Da JobRouter® komplett mit Webtechnologie arbeitet, können auch standortübergreifende Prozesse abgebildet, gesteuert und überwacht werden. Die JobRouter®-Basis lässt sich mit zusätzlichen Modulen jederzeit an die Komplexität eines Prozesses und eine variierende Benutzerzahl anpassen. Prozesse können auch über Versionswechsel hinweg ohne Anpassungen weiter verwendet werden.

© JobRouter AG 2015 /216