Success Story / IHI Charging Systems International (ICSI) / SAP-Rechnungsprüfung

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Die Rechnungsfreigabe soll vereinfacht werden

Eingehende Lieferantenrechnungen wurden bisher von der Buchhaltung eingescannt und nach manuell ausgelesener Bestellnummer an den entsprechenden Mitarbeiter per Mail gesandt, mit der Bitte die Rechnung freizugeben. Dieser antwortete entweder direkt auf die Mail und erteilte darin seine Freigabe oder druckte die Rechnung aus, um sie zu unterschreiben und zurück an die Buchhaltung zu schicken, die dann ihrerseits die erteilte Freigabe ausdruckte, um sie hinter die Rechnung zu heften.

Nicht nur, dass dieses Vorgehen viel Zeit in Anspruch nahm, entstand zusätzlich auch ein erhöhtes Papieraufkommen, das immer mehr Ordner beanspruchte, da zu jeder Rechnung ein Extrablatt mit der Freigabe mit abgeheftet werden musste. Die Nachverfolgung der noch freizugebenden Rechnungen war ebenfalls mit erhöhtem Aufwand verbunden.

Bei einem aktuellen Volumen mit über 100 Rechnungen am Tag, Tendenz steigend, war schnell klar, dass eine professionelle Lösung gefunden werden musste. Rechnungen sollten im Idealfall im gleichen Monat verbucht werden, in dem sie eingegangen sind. Das nicht fristgerechte Bearbeiten sowie das Abhandenkommen einzelner Rechnungen sollten von nun an der Vergangenheit angehören. Nachdem man mehrere Systeme miteinander verglichen hatte, fiel die Wahl auf das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter®.

Das Resultat: Ein schlanker & sicherer Prozess

ProzessgrafikDer bisherige Prozessablauf wurde zusammen mit der Buchhaltung an der einen oder anderen Stelle nochmals optimiert und anschließend in JobRouter® nachgebildet. Darauf folgte eine ausführliche Testphase, die hin und wieder kleine Fehler oder Verbesserungspotenziale aufzeigte. Schließlich wurde der Prozess immer weiter verfeinert und den unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst, bis er schließlich in die Produktivphase überging und seitdem intensiv im Unternehmen genutzt wird.

Jede Rechnung erfordert eine Kostenstelle oder eine Projektnummer, die von der Buchhaltung bei den eingehenden Rechnungen manuell kontiert werden. Dies bedeutet die Auswahl des Sachkontos bzw. der Kostenstelle. Anschließend wird die Rechnung eingescannt. Der Buchhalter kann nun im SAP-Programm das eingescannte Dokument öffnen und verbuchen. Solange eine Rechnung nicht freigegeben ist, bleibt sie in SAP zur Zahlung gesperrt. Diese Sperre wird erst aufgehoben, wenn die Rechnung freigegeben wurde.

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Der persönliche Aufgabenmanager

Nun kommt das WfMS JobRouter® zum Einsatz. Da jeder Kostenstelle ein verantwortlicher Mitarbeiter zugeordnet ist, weiß JobRouter® durch die eingegebenen Daten bei der Rechnungserfassung in SAP, an welchen Mitarbeiter eine E-Mail zu versenden ist. In der Benachrichtigungsmail findet der freizugebende Mitarbeiter eine Nachricht mit Anweisung zur Freigabe und einen Link, der gleichzeitig die eingescannte Rechnung und den Freigabebildschirm öffnet.

Wenn die Rechnung freigegeben ist, wird automatisch die Zahlungssperre in SAP entfernt, wodurch diese mit dem nächsten Zahlungslauf beglichen werden kann. Gibt der Mitarbeiter die Rechnung aus bestimmten Gründen nicht frei, kann er sie mit einem Kommentar über JobRouter® an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten. Auch dieser hat wieder die Möglichkeiten, die Rechnung freizugeben oder abzulehnen. Im Falle einer permanenten Ablehnung der Freigabe durch einen Fehler in der Rechnung, kann die Buchhaltung durch eine per JobRouter® versendete E-Mail darüber informiert werden.

Vorteile für die Geschäftsführung

  1. Kontrolle und Transparenz über alle Projekte und Prozessschritte
  2. Termingerechte Bearbeitung durch Zeitüberwachung
  3. Verkürzte Durchlaufzeiten
  4. Minimierung der Fehlerquellen
  5. Erhöhung der Prozessqualität
  6. Reduzierung der Verwaltungsaufwände
  7. Zugriff von jedem Standort durch webbasierte Oberfläche
  8. Höhere Lieferantenzufriedenheit
  9. Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Aktivitäten
  10. Sichere Archivierung und schneller Zugriff auf alle Dokumente

Vorteile für die Mitarbeiter

  1. Persönlicher Aufgabenmanager
  2. Fristgerechte Bearbeitung
  3. Steigerung der Arbeitsqualität
  4. Minimierung der Fehlerquellen
  5. Schnellere und einfachere Bearbeitung
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Jeder profitiert

Wird eine Rechnung im JobRouter® nicht bearbeitet, erhält der zugeteilte Mitarbeiter nach einer definierten Anzahl an Tagen eine Erinnerungsmail mit der Bitte um Freigabe der Rechnung. Erfolgt weiterhin keine Bearbeitung der freizugebenden Rechnung, wird die Buchhaltung per E-Mail darüber informiert. Es fallen nun alle Ausdrucke weg, die vorher an diversen Stellen benötigt wurden. Der Papierverbrauch konnte stark reduziert und die Durchlaufzeit des Prozesses deutlich verkürzt werden.

Zudem ermöglicht eine Historie den Überblick über alle Rechnungen. So ist mit wenigen Klicks einsehbar, welcher Mitarbeiter wann welche Rechnung freigegeben hat und welche noch offen sind bzw. abgelehnt wurden. Rechtzeitig werden durch JobRouter® automatisch Erinnerungs- sowie Benachrichtigungsmails verschickt, die einen sicheren und zügigen Prozessablauf gewährleisten.

JobRouter® ermöglicht IHI Charging Systems International somit das fristgerechte und professionelle Bearbeiten von Rechnungen, sorgt für eine transparente Buchhaltung und erhöht die Unternehmenseffizienz.

Seit 2013 besteht die Möglichkeit, BAPI's ohne Schnittstellensoftware direkt aus JobRouter® heraus aufzurufen. Hierfür wird das Modul JobSAP BAPI eingesetzt.

Projektdetails

Kunde IHI Charging Systems International GmbH
Branche: Automobilzulieferer
Mitarbeiter: ca. 1.000
Datenbank: MS SQL
Besonderheiten: dezentrale Unternehmensorganisation
Laufende Prozesse: Rechnungseingangsprüfung, internes Ticketsystem
Unternehmensdarstellung IHI Charging Systems International GmbH

Logo IHI Charging Systems InternationalDie IHI Charging Systems International wurde 2001 als deutsch-japanisches Joint Venture von der Daimler AG und der IHI Corporation gegründet. Mit Niederlassungen in Heidelberg, Ichtershausen und Cernusco (Italien) ist IHI Charging Systems International (ICSI) spezialisiert auf die Entwicklung, Produktion und Vertrieb hocheffizienter Turbolader. Zu den Kunden des Unternehmens zählen fast alle Marken der europäischen Automobilindustrie wie beispielsweise Daimler, VW, Audi, Skoda, BMW, Ferrari und andere.

© JobRouter AG 2013 / 170