Success Story / HELMA Eigenheimbau AG / Digitale Bauakte

Stein auf Stein – Mit JobRouter® zur digitalen HELMA-Bauakte

Wer in seinem Leben bereits ein Haus gebaut hat, kann ein Lied davon singen, wie viele Formalitäten bereits vor dem ersten Spatenstich zu erfüllen sind. Angefangen bei der Finanzierung über Garantien und Sicherheiten bis zu den notwendigen Unterlagen eines Bauantrages, die von Bauzeichnungen über Lagepläne bis zu Entwässerungsgesuchen reichen können. Ohne die Unterstützung eines Profis – nahezu unmöglich.
Die HELMA Eigenheimbau AG ist solch ein Profi - spezialisiert auf die Entwicklung, Planung, den Verkauf und die Bauregie von schlüsselfertigen oder teilfertigen Ein- und Zweifamilienhäusern in Massivbauweise. Mit dem Ziel, Bauen für Bauherren so unkompliziert wie möglich zu machen - und zwar im kompletten Bundesgebiet.

Für die HELMA Eigenheimbau AG bedeutet dies jedoch im Umkehrschluss: Bei ca. 400 realisierten Bauvorhaben jährlich mit durchschnittlich 200 Unterlagen, Schriftstücken und Abläufen fallen jedes Jahr 80.000 neue Dokumente an. Dies sind Dokumente, die nicht nur archiviert werden müssen, sondern auch im Ablauf der Bauplanung und -organisation bestimmte Prozesse anstoßen.

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Success Story / HELMA Eigenheimbau AG / Digitale Bauakte

Mit der digitalen Bauakte schneller zum Eigenheim

Um eine höhere Transparenz in den Abläufen zu erzielen und die Zeitspanne von der Unterzeichnung des Kaufvertrags bis zur Hausübergabe an den Bauherren zu verkürzen, entschied sich der Lehrter Baudienstleister für die Einführung einer digitalen Bauakte. Gefordert war nicht nur die Digitalisierung und Archivierung relevanter Dokumente, sondern die Steuerung aller Back-Office-Vorgänge sowie der einfache Online-Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten.

Das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter, eine Lösung des gleichnamigen Softwareherstellers aus Mannheim überzeugte als Gesamtpaket, und das nicht nur aufgrund der hohen Integrationsfähigkeit in jede Systemumgebung und der unlimitierten Skalierbarkeit. Entscheidend war vor allem die Kombination von Dokumenten-Management-System mit elektronischer Schriftgutverwaltung sowie Workflow-Management-System mit elektronischer Vorgangssteuerung und Archivkomponente zur sicheren Aufbewahrung von Akten.

„JobRouter ist für uns die optimale Lösung. Denn er stellt alle Komponenten zur Verfügung, die wir von unserer digitalen Bauakte erwarten: Webbasierte Aktenverwaltung, Aktivtäts management für strukturierte Vorgangsbearbeitung, Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen, Komponenten zur Geschäftskorespondenz, Eskalationsmanagement und noch vieles mehr. Der JobRouter hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Mit der digitalen Bauakte konnten wir die Durchlaufzeiten straffen, Fehlerquellen minimieren und unsere Produktivität deutlich steigern.“
Zitat: Karl-Heinz Maerzke, Vorstand der HELMA Eigenbau AG

Papierberge abbauen mit der digitalen Bauakte

Eine HELMA-Bauakte ist per se sehr umfangreich. Im Laufe des Bauprozesses kommen zu den genehmigungsrelevanten Dokumenten des Baugenehmigungsverfahrens auch sämtliche Schriftstücke zur Finanzierung, Unterlagen zur Vertragsprüfung, zum Planungs- und Bauprozess, Rechnungen, Mahnungen und der komplette Schriftverkehr. An die digitale Bauakte stellt HELMA die gleichen Anforderungen, wie an ihr papiergebundenes Pendant.

Unterschied und Vorteil gegenüber der papiergeführten Akte: Sie liegt nicht mehr an einem physischen Ort, sondern ist zentral gespeichert und steht jedem Zugriffsberechtigten in der aktuellen Fassung zur Verfügung. Dadurch werden Datenredundanzen vermieden, Dokumente vor Verlust oder unbefugter Weitergabe geschützt und die Informationssicherheit gesteigert.

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Von der Vertragsprüfung zum Traumhaus

Das Bauprojekt beginnt in der Regel beim Eingang des unterschriebenen Vertrages und endet mit der Übergabe des Hauses. Dazwischen liegen eine Reihe festgelegter, terminierter Prozessschritte, die wiederkehrende Entscheidungsmöglichkeiten auslösen. Auf Basis der HELMA-Unternehmensabläufe wurde ein automatisierter Abwicklungsprozess entwickelt, der sämtliche Stationen des Bauprozesses – von der Vertragsprüfung über die Planung bis zur Umsetzung – abbildet und steuert.

Nachdem die digitale Bauakte angelegt wurde, werden alle eingehenden Dokumente – wie z.B. der Vertrag – in der zentralen Poststelle gescannt, erfasst und der jeweiligen Kundennummer zugeordnet. Nach der Erfassung erhält der zuständige Sachbearbeiter das Dokument zur Prüfung. Per Mouseclick kann der Anwender jetzt mit Hilfe standardisierter, im JobRouter-Prozess festgelegter Reaktionsmöglichkeiten den Vorgang beurteilen. Erteilt er seine Freigabe, werden die Projektdaten von der Software übernommen, gespeichert und automatisch an die Planungs-Gruppe weitergeleitet. Darüber hinaus erhält der für das Gebiet zuständige Oberbauleiter bereits zu diesem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten.

Planungssicherheit für „Häuslebauer“

Eine effiziente Planung ist das A und O des Bauens. Sie nimmt den größten Raum des Bauvorhabens ein. Und involviert eine Reihe von Abteilungen. Bei HELMA sind neben dem Leiter der Planungsabteilung die zuständigen Bauzeichner und Bauleiter sowie die Finanzierungsabteilung, das Sekretariat und die Personalabteilung am Planungsprozess maßgeblich beteiligt. Bei der Vielzahl der Beteiligten ist es äußerst wichtig, dass die nachfolgenden Prozesse erst dann angestoßen werden, wenn der Vorgänger bestimmte Bearbeitungskriterien erfüllt hat.

Das WfM-System JobRouter gewährleistet, dass die Vorgangssteuerung automatisch, nach festgelegten Regeln just-in-time abläuft. Darüber hinaus bietet die auf dem JobRouter basierende digitale Bauakte gegenüber dem konventionellen Aktenlauf einen entscheidenden Vorteil: Die „Station“ der Akte und ihr aktueller Bearbeitungsstatus kann beispielsweise vom Bauleiter jederzeit verfolgt werden. Darüber hinaus informiert der JobRouter bspw. die Rechnungsabteilung beim Abschluss eines Bauabschnittes automatisch über die Fälligkeit einer Rechnung.

Durch die vollständige elektronische Verfügbarkeit der Bauakte von jedem Arbeitsplatz aus erhöht sich die Auskunftsfähigkeit in Bezug auf den Bearbeitungsstand oder das Arbeitsergebnis signifikant. Die Dokumentation aller Prozessmeilensteine und Prozessbeteiligten sichert außerdem die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsprozesse.

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Beschleunigte Entscheidungsprozesse

Um schnell auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können oder abgeschlossene Bauprojekte objektiv beurteilen zu können, sind detaillierte Auswertungen gefragt - und zwar jederzeit. Grundlage für die Analyse ist eine Projektstammdaten-Datenbank. Diese umfasst sämtliche Informationen und Kennzahlen zu dem jeweiligen Bauvorhaben. JobRouter generiert die Daten automatisch aus dem Vertragsprüfungs- und Planungsprozess und hinterlegt alle Informationen zu den Projektdetails, den involvierten Sachbearbeitern und den Meilensteinen in der Datenbank.

Auf der Basis dieser Daten kann das Management oder die Bauleitung relevante Statistiken oder Analysen erzeugen. Dazu gehören Übersichten zu anstehenden Bauvorhaben oder Bautenstandslisten ebenso wie Bilanzen. Mit JobRouter stehen den Mitarbeitern also jederzeit die wichtigsten Prozessstammdaten zur Verfügung, um das weitere Vorgehen zu beurteilen, langfristige Planungen in Angriff zu nehmen und Eskalationen zu vermeiden.

Unternehmensdarstellung HELMA

Logo der HELMA Eigenheimbau AGDie HELMA Eigenheimbau AG baut seit über drei Jahrzehnten individuelle Massivhäuser zu garantierten Festpreisen mit Bauzeitgarantie. Der Schwerpunkt von HELMA liegt auf der Entwicklung, der Planung, dem Verkauf sowie der Bauregie von individuellen schlüsselfertigen oder teilfertigen Ein- und Zweifamilienhäusern in Massivbauweise. Mit überzeugenden, nachhaltigen Energiekonzepten hat sich das Unternehmen als einer der führenden Anbieter solarer Energiesparhäuser etabliert und gehört mit mehreren tausend gebauten Eigenheimen zu den erfahrensten und erfolgreichsten Unternehmen der Massivhausbranche.

© JobRouter AG 2013 /56