Success Story / Euromaster GmbH / Investitionsanträge

Endlich regelkonform & kontrolliert

Wollte ein Mitarbeiter bei der Euromaster GmbH einen Investitionsantrag stellen, so musste er ein Papierformular ausfüllen und dieses per Post an die Zentrale schicken. Alleine dieses Vorgehen beanspruchte schon unnötige Zeit. Zudem hatte man keinen Überblick darüber, welche Anträge noch offen sind, welche bereits genehmigt, aber noch nicht bestellt waren, bei welchem Mitarbeiter die Bearbeitung festhängt usw. Auch waren die Freigaberegeln nicht allen bekannt, so dass die Genehmigungen teilweise schleppend verliefen. Durch die fehlende Steuerung und Transparenz hatte man mit langen Durchlaufzeiten zu kämpfen.

Ziel: Überblick behalten

Gerade in großen dezentralisierten Unternehmen wie Euromaster mit vielen Standorten ist es vonnöten den Überblick zu behalten. Investitionsanträge müssen vollständig ausgefüllt, sicher an die richtige Stelle zur Genehmigung weitergeleitet, fristgerecht bearbeitet und alle weiterführenden Aktionen gestartet werden. Anträge in Papierform bergen das Risiko, liegengelassen zu werden. Zudem fehlt der Überblick, wo sich welche Anträge befinden und in welchem Bearbeitungsstatus sie sind. Man entschied sich deshalb für das Workflow-Management-System JobRouter®, das Kontrolle und Transparenz im Unternehmen schaffen sollte.

Projektrealisierung in Eigenregie

Der Prozess "Investitionsantrag" wurde in Eigenentwicklung von Euromaster umgesetzt und dank der einfachen Handhabung für den Nutzer mit äußerst geringem Schulungsaufwand eingeführt.

Portrait Jennifer Becker«JobRouter setzt der Fantasie keine Grenzen»

Zitat: Jennifer Becker (Business Analyst) Euromaster GmbH, Kaiserslautern

Ein einfaches Verfahren - mit JobRouter®

Das Investitionsformular wird nun online in JobRouter® ausgefüllt. Um es dem Anwender so einfach wie möglich zu machen, kann er dabei auf vorhandene Datenbestände zugreifen. Während des Antrags wird bereits automatisch eine Inventarnummer generiert. Sobald das Formular ausgefüllt und ans System zurückgegeben wird, landet es bei der Fachabteilung, je nach Auswahl der Anlageklasse, im Einkauf, in der EDV, im Marketing oder bei Baumaßnahmen auch in der Immobilienabteilung zur fachlichen Prüfung. Hier wird geprüft bzw. sichergestellt, dass das beantragte Investitionsgut auch den strategischen Vorgaben entspricht.

Success Story / Euromaster GmbH / Investitionsanträge

Wie viele Instanzen eine Genehmigung durchläuft, hängt von der Höhe des Betrags ab. Denn für jeden einzelnen Benutzer sind Genehmigungslimits festgeschrieben. Je nach dem, wie hoch der Preis der beantragten Investition ist, kann ein Antrag zum Vorgesetzten, zu dessen Vorgesetzten, etc. bis hin zur Geschäftsführung gehen. Nach der finalen Genehmigung erhält die Fachabteilung automatisch den Bestellauftrag. All diese Informationen sind in JobRouter® hinterlegt, so leitet JobRouter® das elektronische Formular automatisch an die richtigen Personen weiter. Damit sichert JobRouter® den einwandfreien und korrekten Ablauf des Prozesses.

Wegen immer weitergehender Ideen wurde der Prozess regelmäßig weiterentwickelt und optimiert. Im Laufe der Zeit wurde auch das 4-Augen-Prinzip eingeführt. Dieses greift, wenn der Antragsteller ein Genehmigungslimit hat und der Antrag innerhalb seines Limits liegt. Dann muss dieser, zur Wahrung des 4-Augen-Prinzips, aus einer vordefinierten Liste eine Person auswählen, die seinen Antrag absegnet. Auf diese Weise soll auch bei Investitionsanträgen innerhalb eines Antraglimits sichergestellt werden, dass nur Anträge im Sinne des Unternehmens gestellt werden und mindestens eine Kontrollinstanz immer vorhanden ist.

Konsequentes Lean Management

JobRouter® ist ein Tool mit unbegrenzten Möglichkeiten, zugleich ist es trotzdem sehr einfach zu bedienen. Deshalb setzt Euromaster problemlos alle Prozessideen selbst um und ist in der Lage, schnell zu reagieren und Änderungen vorzunehmen. Durch die Prozesssicherheit und -transparenz werden Investitionsanträge auf kürzestem Wege durch das Unternehmen geleitet und der korrekte Ablauf wird garantiert. Die dadurch entstehende Effektivität und Effizienz im Prozess spart Zeit sowie Kosten und hält die Organisation schlank. Damit realisiert das Unternehmen konsequentes Lean Management.

Vorteile für den Kunden:

  1. Völlige Transparenz über den jeweiligen Status eines Antrags
  2. Aufgrund der festgelegten Genehmigungslimits für jede einzelne Person, ist ein konsequentes Regelsystem implementiert und garantiert nur berechtigte Freigaben
  3. Prozesssicherheit
  4. Der Überblick über alle Investitionen ermöglicht eine optimale Steuerung und Verwaltung der Jahresbudgets
  5. Einfache und benutzerfreundliche Abwicklung
  6. Größtmögliche Prozessflexibilität durch pragmatische Handhabung von JobRouter
Das Unternehmen

Logo Euromaster GmbHDie Ursprünge von Euromaster gehen bis in das Jahr 1919 zurück. Über mehrere Umfirmierungen und Zusammenschlüsse kam es 2003 zu dem Unternehmen, das es heute ist: Marktführender Experte sowohl in Deutschland als auch Europa im Bereich Reifen, Räder und Service. Euromaster ist zudem 100-prozentige Tochter des Michelin-Konzerns. Euromaster ist neben Deutschland in 14 weiteren europäischen Ländern mit über 1.900 Servicecentern und rund 11.500 Mitarbeitern vertreten und verkauft im Jahr ca. 10 Millionen Reifen an mehr als 4,5 Millionen Kunden. Mit deutschem Hauptsitz in Kaiserslautern ist Euromaster aktuell mit 300 eigenen Servicecentern und 15 Franchisepartnern in Deutschland vertreten.

© JobRouter AG 2014 /13