Success Story / EUROIMMUN AG / Projektverwaltung

Sicheres Erfolgsrezept

Das Tagesgeschäft in einem Labor, ob in Deutschland oder im Ausland, ist von geregelten Prozessabläufen, hohen Automatisierungsgraden und riesigen Datenmengen geprägt. Jede Störung wirkt wie Gift im Kreislauf des Analysebetriebs. Auf das Gegenmittel JobRouter® setzt deshalb die IT-Sparte des Labordiagnostika-Herstellers EUROIMMUN bei der Implementierung neuer Geräte im Kundenlabor. Das Workflow-Management-System hilft den Spezialisten, neue Projekte zügig, koordiniert und revisionssicher umzusetzen. Ein Rezept, das auch bei den Kunden gut ankommt.

„Wenn wir einen positiven Befund haben, bedeutet das für die Patienten erst einmal nichts Gutes“, sagt Henrik Heller, Leiter der Abteilungen Informatik Kundenprojekte & Beratung und Software-Qualitätssicherung bei EUROIMMUN. Für die Wahl der richtigen Therapie durch den behandelnden Arzt kommt der In-Vitro-Diagnostik auf der ganzen Welt eine Schlüsselrolle zu. So auch bei Autoimmunerkrankungen wie Rheuma oder bei Infektionskrankheiten, zu deren Diagnose hauptsächlich Enzymimmuntests eingesetzt werden.

Im Logistikbereich des Produktionsstandorts Dassow werden pro Tag rund 1700 ELISA-Kits
für die Antikörperbestimmung abgefertigt.
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Unermüdlicher Forschergeist

Eines der weltweit größten und umfassendsten Arsenale dieser Tests kommt von EUROIMMUN, dem Unternehmen, das den BIOCHIP erfunden hat. Ein Erfolg, auf dem sich die Lübecker nicht ausgeruht haben, im Gegenteil: Regelmäßig bringen sie neue Testsysteme für die medizinische Diagnostik auf den Markt.
So hat EUROIMMUN gerade Ende Januar die weltweit ersten spezifischen Tests für die serologische Diagnostik von Infektionen mit dem Zika-Virus auf den Markt gebracht. Diese Tests wurden von Wissenschaftlern der EUROIMMUN AG entwickelt und in Zusammenarbeit mit dem Kooperationszentrum der WHO für Arboviren und Hämorrhagische Fieberviren (WHOCC) in Hamburg evaluiert. Sie werden im Rahmen entsprechender Studien in Brasilien eingesetzt und leisten einen wesentlichen Beitrag zur zuverlässigen Diagnostik der Zika-Virus-Infektionen.

Untersuchung der IT-Rezeptoren

Neben den Reagenzien für die Analyse unterstützt EUROIMMUN Laborbetreiber auch mit der Infrastruktur (Geräte und Software) zur Automatisierung von Laborabläufen. Dazu zählen Systeme zum computergestützten Mikroskopieren und zum intelligenten Pipettieren. Da auch Labore wirtschaftlich effizient arbeiten müssen, steigt der Automatisierungsgrad im Diagnostiklabor kontinuierlich. „IT-Landschaften in Laboren können sehr herausfordernd sein. Es gibt viele Plattformen, die miteinander sprechen müssen“, verdeutlicht Informatiker Heller die Anforderungen. Die Middleware EUROLabOffice® fungiert wie ein Dolmetscher und verbindet die hauseigenen Geräte mit den Laborinformations-Systemen beim Kunden. Die Anwendung hilft Papier, Zeit und Dokumentationsaufwand zu sparen und bei gleichbleibend hoher Sicherheit und Qualität einen höheren Durchsatz zu erzielen.

Jedes neue Projekt startet mit einem detaillierten Workflow-Aufnahmeprozess im Kundenlabor. Seit April 2014 fließen die Daten aus dem Protokoll direkt in das Workflow-Management-System JobRouter® und sorgen für Transparenz und Überblick in der Projektverwaltung. Es ist nicht die erste Anwendung der IT-Abteilung. Bereits ein Jahr vorher wurde der Supportprozess auf JobRouter® umgestellt und durch ein Ticketsystem optimiert.

„Der wesentliche Unterschied zwischen JobRouter® und anderen Systemen ist, dass man bei diesem Workflow-Management-System ganz schön graben kann, bis man an ein Ende stößt. Und selbst dann kann man sich noch eine Lösung gestalten, ohne programmieren zu müssen. Die Grundkomponenten bringen einen sehr schnell auf Ideen für den eigenen Ansatz, jedenfalls mir geht das immer so. Sehr schick finde ich auch das Modul JobSelect, das aus den Datensätzen Auszüge und Übersichten generieren kann, ohne dass ich noch etwas nachrecherchieren muss.“

Zitat Henrik Heller
Leiter der Abteilungen Informatik Kundenprojekte & Beratung
und Software-Qualitätssicherung bei EUROIMMUN AG

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Behandlungsstandard mit Prioritäten

Was die EUROIMMUN-Software im Kundenlabor leistet, erfüllt das Workflow-Management-System JobRouter® im internen IT-Bereich: Ordnung, Klarheit und Einhaltung der Standards. Die grafische Benutzeroberfläche und die tiefgreifenden Konfigurationsmöglichkeiten ersparen den Anwendern Programmierarbeit!

Drei Ziele waren bei der Umstellung auf die JobRouter-Projektverwaltung wesentlich:

  1. Jederzeit und von jedem Ort aus muss eine Übersicht über den Projektstatus generieren werden können.
  2. Verantwortlichkeiten müssen eindeutig festgelegt werden.
  3. Verpflichtende Dokumentationen nach deutschem sowie internationalem Recht, darunter TÜV und der amerikanische FDA-Standard, müssen verbindlich umgesetzt sein.

Erster Testlauf bereits
nach zwei Wochen

Ein Projektteam aus vier Mitarbeitern definierte zunächst ein Schrittdiagramm: Wer hat was zu tun und was benötigt er dafür? Wer muss welche Informationen eingeben? Welche Spielregeln gelten zwischen den einzelnen Schritten, wer muss informiert werden? Welche Eskalationsstufen für Standardabweichungen sind wichtig?

Nach einer Woche stand der Entwurf, nach der zweiten sind die Dialoge für jeden Schritt gestaltet und die Regeln für den Ablauf definiert. Ein paar Tage später wurde das erste Kundenprojekt eingepflegt. 230 Kundenprojekte später arbeiten die Informatiker mit der fünften Version. Per iterativem Prozess werden die Prozessschritte einfach weiter angepasst, optimiert und fortgeschrieben.

„Mit JobRouter® kann ich alle notwendigen Konfigurationen selbst gestalten, ohne etwas programmieren zu müssen, ohne warten zu müssen, das ist sehr angenehm“, fasst Henrik Heller zusammen.

Im hauseigenen Diagnostiklabor unterstützt EUROIMMUN Ärzte und Patienten bei unklarer Befundung mit Expertisen.
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Professionelle Visite beim Kunden

„Wenn unsere Techniker professionell auftreten und stets die richtigen Informationen zur Hand haben, ist das sehr viel wert“, erzählt Abteilungsleiter Heller. „Die Kunden merken, ob ein Projekt straff geregelt abläuft.“
Dank standardisierter Prozesse und stringenter Priorisierung geschieht das so:  Die Untersuchungsergebnisse der ersten Visite im Kundenlabor werden detailliert protokolliert. In der anschließenden Auswertung werden die Arbeitsschritte, Installationen neuer Analysegeräte, Software-Schnittstellen und mögliche kundenspezifische Individualisierungen definiert. Ziel ist, dem Labor zu höherer Automatisierung und mehr Effizienz zu verhelfen. Die Regeln und Dialoge im Workflow-Management-System sorgen dafür, dass nichts „verschüttgeht“, wie man in Norddeutschland sagt. Je nach Projektumfang werden Eskalationsstufen, beispielsweise für Machbarkeitsüberprüfungen, Freigaben, Projektzuordnungen und Meilensteine, terminiert.

Viren mit Antikörpern.

Die Vorteile der Projektverwaltung mit JobRouter® auf einen Blick

  1. Erlaubt die Gestaltung von Prozessen, Dialogen und Regeln ohne Programmierkenntnisse
  2. Macht die Projektverwaltung effizient, schneller, spart Zeit und somit Kosten
  3. Regelt Zuständigkeiten, Abstimmungs- und Freigabeprozesse automatisch und transparent
  4. Ermöglicht klare Priorisierung, Definition und Abarbeitung von Standardabläufen
  5. Hilft, Ressourcen und Kapazitäten optimal zu planen und anzupassen
  6. Zeigt auf Knopfdruck den aktuellen Projektstatus - zu jeder Zeit, an jedem Ort
  7. Generiert Auszüge und Detailansichten sowie Übersichten
  8. Stellt die Einhaltung von QM-Standards und Zielen sicher
  9. Hängt Vorgangsprotokolle an Prozesse an und archiviert diese
  10. Erleichtert das Nachverfolgen durch Versionsdaten
  11. Lässt sich unkompliziert in jede Systemlandschaft einfügen
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Volle Kontrolle von der Diagnose bis zur Abrechnung

Nun hat der Gerätevertrieb alle Daten für die Angebotserstellung, die entweder an den Kunden direkt oder über einen Auslandsdistributor – vielleicht auf dem Subkontinent - erfolgt. Nach der Angebotsannahme wird ein Projektverantwortlicher bestimmt, der zum Kunden reist und vor Ort installiert und konfiguriert. Zahlreiche Protokolle begleiten diesen Vorgang. Sie werden in JobRouter® an den entsprechenden Prozessschritt angehängt und später archiviert. Parallel mitgeschriebene Versionsdaten machen die Nachverfolgung einfach. Nach Projektabschluss erhält der Gerätevertrieb die Information zur Abrechnung. „Unsere Erwartungen wurden im Prinzip übererfüllt, nicht nur im Berichtswesen“, bilanziert Heller. „Dass ich auf Knopfdruck aussagefähig über den Stand meiner Projekte bin, hat meine tägliche Arbeit deutlich vereinfacht.“

Projektdetails

Kunde EUROIMMUN AG, Lübeck
Branche: Biotechnologie
Mitarbeiter: weltweit über 2.000 an 14 Standorten
Vorgänge: 1 Vorgang / Tag
Datenbank: Microsoft SQL
Besonderheiten: Anbindung an ein internes ERP-System, CRM-System, Kollaborationssoftware sowie indirekt an das Bestellwesen
Projektdauer: 2 Wochen plus sukzessive Anpassung
Laufende Prozesse: Supportprozess, Projektverwaltung

Betreuender Partner:

Logo L und M Büroinformationssysteme GmbH L und M Büroinformationssysteme GmbH
Konrad-Zuse-Ring 4
24220 Flintbek
Unternehmensdarstellung EUROIMMUN AG

Logo EUROIMMUN AGEUROIMMUN produziert Reagenzien für die medizinische Labordiagnostik zum Nachweis von Autoimmunerkrankungen, Infektionen, Allergien sowie für Analyt-Untersuchungen und molekularbiologische Diagnostik. Das Unternehmen gehört auf diesem Gebiet weltweit zu den Marktführern und stützt sich auf moderne, zum Teil weltweit patentierte Produktionsverfahren und Mikroanalysetechniken. Gegründet wurde die EUROIMMUN AG 1987 als GmbH. 2002 wurde das Unternehmen in eine AG umgewandelt. Sitz der ERUOIMMUN AG ist Lübeck. Der Labordiagnostika-Spezialist beschäftigt über 1800 Mitarbeiter in 14 Ländern. Im WirtschaftsWoche-Ranking der innovativsten Mittelständler Deutschlands belegt das Unternehmen 2014 den dritten Platz.

© JobRouter AG 2016 /222