Success Story / Elektro-Material AG / Automatische Rechnungsprüfung mit JobOrder Match

Handel nach Schweizer Art

Die einen beruhigt sie, bei den anderen verursacht sie Unsicherheit: Es geht um die vollautomatische Rechnungsverarbeitung inklusive Zahlungslauf - komplett ohne menschlichen Eingriff. Damit das gelingt, müssen Rechnungen positionsgenau erfasst und mit den Bestellungen abgeglichen werden.
Das Beispiel des führenden Elektrogroßhandels-Unternehmens der Schweiz, Elektro-Material AG, zeigt, wie die Dunkelverarbeitung (die vollautomatische Rechnungsverarbeitung) mit JobRouter®
zum Geschäftserfolg beiträgt.

In der Schweizer Elektrobranche ist die Elektro-Material AG eine Institution - seit über 100 Jahren. Die Hälfte des Umsatzes mit über 250.000 Artikeln wird über das Online-Geschäft (E-Shop) generiert. Bestellungen werden am gleichen, spätestens jedoch am nächsten Tag ausgeliefert, auf Wunsch sogar direkt auf die Baustelle des Kunden. Die weißen Lieferwagen mit dem grün-roten EM-Logo gehören zum Alltagsbild auf Schweizer Straßen.

In neun in der ganzen Schweiz verteilten EM-Niederlassungen stehen tausende Artikel zur jederzeitigen Abholung bereit - rund um die Uhr. Die Kunden, Installateure aus kleinen und mittelständischen Betrieben, schätzen die persönliche Beratung, die Sortimentsvielfalt und den fachlichen Austausch mit Kollegen.

Seit Anfang 2015 wird die Rechnungsverarbeitung für den EM-Hauptsitz an der Zürcher Heinrichstraße, die dortige Niederlassung und die Standorte Bern und Spreitenbach zentral gesteuert. Auch die jüngst von EM übernommene Elevite, das EM-Lichtkompetenzzentrum für innovative Beleuchtungslösungen, nutzt diese Lösung bereits.

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Ursprungsziel: rationeller Abgleich der Kopfdaten

„Ursprünglich ging es uns um einfaches und rationelles Arbeiten“, sagt Peter Ammann, IT-Projektleiter in der Zürcher EM-Zentrale. Man habe eine Lösung gesucht, um zentralisiert Materialrechnungen mit Bestellungen abgleichen zu können und Abweichungen zügiger aufzuspüren. "Kopfdatenabgleich" stand auf der Anforderungsliste. Beinahe hätten sich die Handelsspezialisten auch mit dem reinen Abgleich der Basics, nämlich Kreditoren-, Bestellungs- und Rechnungsnummer sowie Betrag inklusive Mehrwertsteuer, abgefunden. Wenn nicht ein Schweizer Vertriebspartner JobRouter® vorgestellt und den Positionsabgleich mittels des Moduls JobOrder Match demonstriert hätte. Plötzlich stand die Möglichkeit einer vollautomatischen Rechnungsverarbeitung im Raum. Bei einer Flut an Eingangsrechnungen pro Jahr ein Traumszenario.

Neues Ziel: Komplettverarbeitung ohne Anfassen + mehrsprachig

Der Weg zum Traumziel ist bekanntlich ein steiniger. Die Schweizer, deren Heimat zu 40 Prozent von alpinem Gelände bestimmt ist, gingen die Herausforderung - von dezentral zu zentral, über 10 Standorte hinweg, in Deutsch, Französisch, Italienisch - pragmatisch an. Für die Digitalisierung des Rechnungsprüfungsprozesses über JobRouter® machten sie eine Bestandsaufnahme. Welche Lieferantenschnittstellen gibt es? Welcher Mitarbeiter hat welche Rollen? Wie hat die Nachprüfung von Bestellungen und Differenzen zu erfolgen?

Eine Scansoftware und ein externer Dienstleister für den Rechnungsscan wurden ausgewählt; die Grundlage dafür, dass JobRouter® bei der Verarbeitung von Papierdokumenten einen guten Job macht. Die Pilotstandorte wurden herausgepickt, die Etappenziele festgesteckt: Schritt 1: Die wichtigsten Lieferanten zuerst. Schritt 2: Volumen hochfahren. Obwohl das Projektteam vor dem Jahreswechsel 2014 in den Startlöchern stand, entschied man sich, den Umstieg erst mit Beginn des neuen Geschäftsjahres zu vollziehen.

„Man sollte sich für eine Lösung entscheiden, die nicht nur gemäß PowerPoint-Präsentation gut läuft. Bei unserer Evaluation haben wir darauf geachtet, eine Lösung mit Referenzkunden zu wählen. JobRouter® ist bei einem bekannten Schweizer Handelshaus im Einsatz, das hat uns überzeugt. Kein anderes System ist so konsequent auf Positionsabgleich ausgerichtet wie das Workflow-Management-System JobRouter®.“

Zitat Peter Ammann, Projektleiter IT (Elektro-Material AG)

„Neue Projekte müssen die Perspektive auf einen klaren Zusatznutzen aufzeigen. Darum haben wir zuerst die Leistung des Legacy Prozesses analysiert, Verbesserungspotentiale aufgezeigt und einen Business-Case erstellt. Bei Statistiken und Analysen über JobRouter® sind wir noch im Aufbau. Auch hierbei versprechen wir uns mehr Überblick und Transparenz, was uns in der Zusammenarbeit und in Verhandlungen mit den Lieferanten hilft.“

Zitat Samuel Neuenschwander, Leiter Rechnungswesen (Elektro-Material AG)

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Positionsabgleich mit JobOrder Match

In den Pilotstandorten sind die Berge der Papierrechnungen inzwischen kleiner geworden, weil der Großteil bereits über den Scan-Dienstleister abgewickelt wird. Die Daten aus den Belegköpfen und den einzelnen Rechnungspositionen wandern via Schnittstelle in JobRouter®. Was früher viele fleißige Hände und scharfe Blicke erforderte, läuft nun automatisch über JobRouter® und vorgelagerte Prüfregeln. Vereinfacht dargestellt verbindet das Workflow-System die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten aus dem Warenwirtschaftssystem, stellt die erforderlichen Überprüfungen an und leitet bei 100 Prozent Übereinstimmung den Buchungsprozess und den Zahlungslauf automatisch ein. „Die Dunkelverarbeitung ist der Idealvorgang, der vor Jahren noch undenkbar gewesen wäre. Im Moment schaffen wir 80 Prozent“, freut sich Ammann, legt aber gleich nach: „Das ist noch unbefriedigend. Wir hoffen, das auf 90 bis 95 Prozent anheben zu können. Bei uns ist der Automatisierungsgrad der Gradmesser für den Erfolg des Projektes.“

JobOrder Match sorgt dafür, dass man sich in der gewonnen Zeit gezielt auf fehlerhafte Rechnungen konzentrieren kann. Das Modul übergibt diese zur Klärung automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter. Bei einer Mengenabweichung beispielsweise benennt der Dialog eindeutig die abweichende Position, rechnet den Differenzbetrag aus und blendet gleichzeitig das Originaldokument ein.

Die Vorteile des elektronischen Bestellabgleichs mit JobOrder Match

  1. Ideal für zentrale automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
  2. Verarbeitet Daten aus OCR-Erkennung und/oder vorhandenem Warenwirtschaftssystem
  3. Kann die Kopfdaten und die Positionsdaten der Eingangsrechnung auswerten
  4. Vergleicht die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten und einem Wareneingang
  5. Kann bei 100 Prozent Übereinstimmung vollautomatische Buchung und Zahlung veranlassen (Dunkelverarbeitung)
  6. Filtert abweichende Positionen automatisch heraus und übergibt sie an zuständige Mitarbeiter

„Bessere Qualität, bessere Quantität“

Der Erfolg lässt sich messen. IT-Projektleiter Ammann sagt: „Mit der Digitalisierung haben wir eine höhere Qualität. Gleichzeitig lassen sich die Durchlaufzeiten von dem Bestellabgleich bis zur Verbuchung und Bezahlung der Rechnungen signifikant senken." Noch liegen keine konkreten Auswertungen zur Zeit- und Kostenersparnis, ob Mannstunden oder Archivierungskosten, vor.

Schon jetzt ist klar, wodurch JobRouter® sprichwörtlich bares Geld einbringt: Durch den Zeitvorteil werden in höherem Maße Skonti ausgenutzt. Auch die Lieferkonditionen lassen sich besser hinsichtlich der Einhaltung kontrollieren und zudem aushandeln. „Der Zentraleinkauf hat nun jederzeit Zugriff auf aktuelle Preise, Rabatte und Volumen und den Status einer Rechnung. Jetzt können wir besser verhandeln“, ergänzt Samuel Neuenschwander, Leiter des Rechnungswesens. Beide Interviewpartner äußern sich zuversichtlich in Bezug auf weitere Vorteile, wenn erst die restlichen sieben EM-Standorte auf den digitalen Prozess umgestellt sind. Dazu werden derzeit die französischen und italienischen Dialoge definiert und Bedienungsanleitungen für die Kollegen übersetzt.

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Projektdetails

Kunde Elektro-Material AG
Branche: Elektrogroßhandel
Mitarbeiter: Rund 700 Mitarbeiter am Hauptsitz, in neun Niederlassungen
und dem EM Elevite Lichtkompetenzzentrum
Vorgänge: Im Endausbau ca. 1.120 Vorgänge / Tag
Datenbank: MS SQL Server
Besonderheiten: Anbindung an DocProStar, DocuWare, ERP: Eigenentwicklung auf AS/400 (Programmiersprache RPG III, Datenbank OS 2/400, ODBC-fähig) Rechnungswesen: Comarch Schilling, auf AS/400
Projektdauer: Bislang 8 Monate für 3 Niederlassungen und die Zentrale
Verwendete Module: JobOrder Match, JobSelect, JobStart
Laufende Prozesse: Elektronische Rechnungsverarbeitung
Geplant: Französischsprachige Oberfläche, Gemeinkostenprozess

Betreuender Partner:

Logo SMARTDOC

Smartec Services AG
Geschäftsbereich SMARTDOC
Erlenstr. 4a
CH-6343 Rotkreuz

Kurzprofil Elektro-Material AG

Logo Elektro-Material AGElektro-Material AG (EM) wurde 1913 in der Schweiz gegründet. Am Hauptsitz, in neun Niederlassungen und dem EM Elevite Lichtkompetenzzentrum sind rund 700 Mitarbeiter beschäftigt. Das Kerngeschäft liegt im Bereich Elektrogroßhandel, wo EM mit über 250.000 Artikeln das beste Gesamtleistungspaket aus einer Hand für die Elektroinstallationsbranche - vom Kleinbetrieb bis zum Industriekonzern - anbietet. Das Geschäft mit den rund 18.000 Kunden wird zur Hälfte über den Online-Shop (E-Shop) abgewickelt.
Zum Service des Unternehmens gehört eine eigene Lieferflotte, welche die Bestellungen schweizweit am gleichen oder am Folgetag ausliefert. Mit der Übernahme der Elevite ergänzt EM ihre Marktführerschaft im Bereich Elektroinstallationsmaterial ideal - durch hohe Kompetenz im innovativen und dynamischen Lichtsektor. Seit dem Jahr 2006 gehört EM zur Rexel Gruppe, einem weltweit führenden Großhandelsunternehmen für Elektroteile und Elektrobedarf.

© JobRouter AG 2015 /226