Success Story / DMG Dental-Material GmbH / Bewerbungsmanagement mit JobRouter®

Keep Smiling

Employer Branding ist in aller Munde. Zumindest bei den Unternehmen, die ansprechendes Personalmarketing betreiben anstatt den Fachkräftemangel zu beklagen. Das expandierende Hamburger Dentalmaterialunternehmen DMG präsentiert sich mit YouTube-Videos und einem professionellen Bewerberportal über JobRouter® als moderne Arbeitgebermarke.

Ein attraktives Äußeres ist im (Be-)Werbungsprozess für beide Seiten von Vorteil. Auch für Jobanwärter gilt: Schöne Zähne sind nicht nur gesünder, sie verhelfen Studien zufolge auch zu mehr Anziehungskraft in der Liebe - und im Job. Sparringspartner für ein strahlendes Lächeln sind die Zahnärzte, vor deren Kontrollterminen vielen Menschen jedoch ähnlich mulmig ist wie vor einem Bewerbungsgespräch.

Damit der Besuch beim Dentisten seinen Schrecken verliert, forscht DMG bereits seit über 50 Jahren an innovativen Produkten für schonende Behandlungstechniken. Ein DMG-Produkt, das die Zahngesundheit von Kindesbeinen an entscheidend verbessern kann, heißt Icon® und ermöglicht als weltweit erstes Produkt die Infiltrationsbehandlung von Karies ohne Bohren. Für Bestleistungen wie diese braucht es Spitzenleute in der Forschung und Entwicklung, aber auch im Marketing und Verkauf. Fachkräfte, die auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt sind.

Zum Zähneknirschen langsam: ausgedruckte E-Mails

„Die Durchlaufzeiten waren zu lang, das kann man sich heute nicht mehr erlauben“, erinnert sich IT-Manager Martin Hüsgen an den bis zum Frühjahr 2014 praktizierten Umgang mit Bewerbungsunterlagen. Bevor der Bewerbungsprozess digitalisiert wurde, wanderten die per E-Mail eingehenden Unterlagen häufig in den Drucker und wurden in Mappen auf die hausinterne Reise geschickt. Ähnlich unsystematisch war der Mailrundlauf der Bewerbungsdokumente. Personal- und Fachabteilungen wünschten sich mehr Übersichtlichkeit, transparente Entscheidungswege und einfacheres Abarbeiten. Wie Workflows mit der grafischen Benutzeroberfläche von JobRouter® gestaltet werden, wissen die Hamburger bereits seit der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung im Jahr zuvor.

Success Story / DMG Dental-Material GmbH / Bewerbungsmanagement mit JobRouter®

„Workflows von einer wunderbaren Einfachheit“

Damit kein Bewerber durchs Raster fällt, oder - wie bei manch anderer Firma - sämtliche Abschlüsse und Tätigkeiten seiner Vita mühevoll eintippen muss, einigten sich die Personaler und Hüsgens Team auf eine schlichte Portallösung mit wenigen Eingabefeldern und Datei-Upload. Die Eingangsbestätigung sollte automatisch ausgelöst werden.

Zwei Tage später war der Prozess umgesetzt: Alle Mails, die über das Bewerberportal auf der DMG-Website eingehen, landen in einer von JobRouter® überwachten Eingangsbox. Das Workflow-Management-System verwandelt jede Mail in einen Vorgang und legt ihn im elektronischen Postkörbchen der Personalabteilung ab. Bei der ersten Sichtung werden die unpassenden Interessenten gleich aussortiert; ein Klick und die Absage geht raus. Die Guten erhalten eine Verknüpfung zur im System angelegten Stellenausschreibung und landen via JobRouter® in der Inbox des zuständigen Abteilungsleiters. Häkchen dran und zurück an den Absender, also die Personaler. Anhand des Häkchens in der Maske und eines möglichen Kommentars im Freitextfeld erkennen die Sachbearbeiter, was gewünscht ist: Einladung, Rückstellung oder kein Interesse. Sie wählen ein vorgefertigtes Anschreiben und individualisieren es über eine Auswahl mit der passenden Begründungen. Im besten Falle sitzt bald der nächste hoffnungsfrohe Kollege in Spe lächelnd im Vorstellungsgespräch.

Umsetzung mit „Schleifchen“

„Wir hören uns Ideen und Anregungen unserer Anwender genau an und setzen ihre Anforderungen möglichst umfassend um. Da machen wir schon mal ein paar Schleifchen ans Projekt, das sorgt im Haus für viel Freude“, erzählt Hüsgen lachend. Zu den Schleifen zählen neue Optionen, etwa das Rückstellen mit Wiedervorlagetermin, die im laufenden Betrieb noch ergänzt wurden. Seitdem läuft der Workflow für das Bewerbungsmanagement unverändert gut und hat Hüsgen zufolge „eine enorme Geschwindigkeit und Sicherheit gebracht“.

„Ich beschäftige mich seit 20 Jahren mit Workflow-Management und halte JobRouter® für eine hervorragende Mischung aus technischen Möglichkeiten und Überschaubarkeit. Eine große Stärke ist, dass auch im Programmieren unerfahrene User ganz schön viel gestalten können. Das schont Ressourcen. Wir haben uns viele sehr gut funktionierende Schnittstellen gebastelt, beispielsweise für inzwischen über 400.000 E-Mail-Vorgänge, die JobRouter® ans Archivsystem übergibt.

Im Fehlerfall zeigt mir JobRouter®, wo es gerade klemmt. Das ist sehr wichtig. Als nächstes setzen wir in einem Change Management Prozess das komplexe Thema Berechtigungsmanagement über JobRouter® um.“

Zitat Martin Hüsgen, IT-Manager bei DMG

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Ausblick: Prozessentwicklung zum Ausphasen von Artikeln

Qualitätssicherung: Nachbohren erwünscht

Aktuell optimieren die Dentalspezialisten ihren Qualitätssicherungsprozess, konkret das Ausphasen eines Artikels. Der Prozess am Ende eines Produktlebenszyklus ist sehr komplex, viele Abteilungen sind involviert. Die Komplexität des Prozesses beginnt bereits mit der Entscheidung, ob ein Produkt ausgephast werden soll und endet mit der Herausforderung, den Informationsfluss im Unternehmen reibungslos zu ermöglichen. Bisher war der analoge Prozess mit vielen „Sicherheitshosenträgern“ bestückt, die es ermöglicht haben, das Ausphasen jederzeit zu stoppen.

Dies führte zu einer unzuverlässigen Informationsweiterleitung an beteiligte Abteilungen und förderte Bearbeitungszeiten von Wochen oder sogar Monaten. Ein standardisiertes Durchspielen des Prozesses war nicht möglich. Mit JobRouter® soll der Prozess jedoch transparenter und standardisiert ablaufen.

Von den vielen komplexen „Sicherheitshosenträgern“ kann man sich nun verabschieden. Im September 2015 haben die Hamburger den neuen Prozess auf die Reise gebracht und mit der dreimonatigen Testphase begonnen, bei der das sprichwörtliche Nachbohren erwünscht ist. Gewiss endet es - wie nach den bisherigen Erfahrungen mit JobRouter® auch - wieder mit Daumen hoch und einem Smiley.

„Mir macht JobRouter® sehr viel Spaß!“

„Gestartet sind wir mit dem Ziel, einen hundertprozentig durchgängigen Informationsfluss beim Ausphasen zu schaffen. Dazu haben wir mit Vertretern aus den jeweiligen Abteilungen Workshops veranstaltet und den Prozess in Flussdiagrammen erfasst. Unsere nächste Überlegung war: Wie übersetzen wir die Entscheidungswege und kritischen Punkte in einen JobRouter®-Prozess?

Bei der Programmierung unterstützt uns ein Vertriebspartner der JobRouter AG. Für kleinere Projekte gilt: Man muss kein Entwickler sein, um sie mit der grafischen Benutzerführung umzusetzen. Ich finde das prima.“

Zitat Franziska Otto, Sachbearbeiterin im Qualitätsmanagement

Die Vorteile des Bewerbermanagements mit JobRouter® auf einen Blick

  1. Verschafft Überblick über Auswahlprozesse und deren Status
  2. Geeignet als Schnittstelle zur elektronischen Personalakte
  3. Lässt unendlich viele Stellenprofile anlegen, einfache Zuordnung
  4. Erlaubt automatisierten Abgleich des Anforderungsprofils mit den Bewerberdaten
  5. Verschickt automatisch Eingangsbestätigungen, adressiert auf Knopfdruck Gesprächseinladungen
  6. Ermöglicht die Archivierung und Wiedervorlage interessanter Kandidatenprofile
  7. Unterstützt die Personalarbeit mit Statistiken und Auszügen, hilft Datenschutzrichtlinien einzuhalten
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Projektdetails

Kunde DMG Dental-Material Gesellschaft mbH
Branche: Medizinprodukte
Mitarbeiter: über 300 Mitarbeiter
Vorgänge: 1500 Vorgänge / Tag (inkl. E-Mail-Archivierung)
Datenbank: MS SQL-Server
Besonderheiten: Anbindung an SAP, Dokumentenmanagement d.3, Active Directory
Projektdauer: 1 Woche technische Implementierung, 3 Monate insgesamt
Verwendete Module: JobStart, JobSelect, JobTimer, JobTable, JobSub, JobPDF
Laufende Prozesse: Rechnungsprüfung, E-Mail-Verarbeitung und Archivierung, QM: Überwachung Audit, Ausphasen von Artikeln (in Entwicklung), IT-Berechtigungen
Geplant: IT Change Management Prozesse

Betreuender Partner:

Logo L und M Büroinformationssysteme GmbH L und M Büroinformationssysteme GmbH
Konrad-Zuse-Ring 4
24220 Flintbek

Kurzprofil DMG Dental-Material Gesellschaft mbH

Logo DMGDMG entwickelt und produziert am Standort Hamburg Dentalmaterialien für verschiedenste Einsatzzwecke, zum Beispiel hochästhetische Provisorien, mikro-invasive Behandlungen und präzise Abformungen. Zu den Kunden zählen Zahnärzte und Labore in über 80 Ländern. Das 1963 gegründete Familienunternehmen wird in der zweiten Generation von Dr. Wolfgang Mühlbauer gemeinsam mit Susanne Stegen, zuständig für Vertrieb, Marketing und Personal sowie IT, geführt. Rund 20 Prozent der über 300 Beschäftigten arbeiten im Bereich F&E, zudem unterstützt DMG die zahnmedizinische Forschung an Universitäten. 1995 wurde das Unternehmen als erstes in der Dentalbranche ISO-zertifiziert. 2010 zeichneten WirtschaftsWoche, Accenture, ENBW und Evonik DMG für die Entwicklung des Kariesinfiltranten Icon® mit dem Deutschen Innovationspreis in der Kategorie Mittelstand aus.

© JobRouter AG 2015 /227